Zitting van 28 05 2026

OPENBARE ZITTING

1.   VASTSTELLEN VAN DE JAARREKENING 2025 OCMW

Juridische gronden

●        Artikel 28, § 1 van het decreet lokaal bestuur van 22 december waarin wordt bepaald dat over dit punt in openbare zitting wordt vergaderd.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december, artikel 41 §2 3° stellende dat de gemeenteraad de jaarrekening vaststelt en artikel 78 4° stellende dat de raad voor maatschappelijk welzijn de jaarrekening vaststelt.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december, titel 4 hoofdstuk 1 afdeling 5 bepaalt de delen van de jaarrekening. De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft. 

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december, artikel 262 stelt dat de toezichthoudende overheid de jaarrekening goedkeurt op voorwaarde dat:

1° aan de raadsleden in het beleidsrapport alle noodzakelijke informatie ter beschikking is gesteld om met kennis van zaken een beslissing te nemen;

2° de jaarrekening juist en volledig is en een waar en getrouw beeld geeft van de financiële toestand van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;

3° het beleidsrapport dat aan de raadsleden is bezorgd overeenstemt met de digitale rapportering die daarover aan de Vlaamse Regering is bezorgd met toepassing van artikel 250;

4° de algemene en de budgettaire boekhouding op elkaar aansluiten.

○        Als de toezichthoudende overheid geen besluit heeft verzonden naar de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn binnen een termijn van honderdvijftig dagen wordt ze geacht de jaarrekening goed te keuren

●        Het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, inzonderheid hoofdstuk 4 betreffende de jaarrekening.

●        Het ministerieel besluit van 1 oktober 2010 en latere wijzigingen tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

●        Het raadsbesluit van 20 juni 2024 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplanaanpassing 5 2020-2025.

●        Het collegebesluit van 14 april 2020  betreffende het vaststellen van de waarderingsregels.

Feiten

●        De jaarrekening 2025 is door de raadsleden te raadplegen via het beleidsportaal: https://maldegem.begrotingsapp.be

●        De jaarrekening is geconsolideerd voor gemeente en OCMW. Er is één financieel evenwicht. Alleen het rapport J3 geeft de realisatie van de kredieten per entiteit weer. De vaststelling van de rapporten gebeurt door zowel de Gemeenteraad als de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, voor hun deel van de kredieten, en daarna keurt de Gemeenteraad ook nog eens het deel van het OCMW goed.

●        De jaarrekening bestaat uit:

○        de beleidsevaluatie van de jaarrekening die het beleid weergeeft dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn gedurende het boekjaar hebben gevoerd en dat de beleidsdoelstellingen en de mate waarin ze zijn bereikt evalueert.

○        de financiële nota van de jaarrekening die de financiële gevolgen van het gevoerde beleid weergeeft.

○        de toelichting van de jaarrekening bevat alle informatie over de verrichtingen in het ontwerp van jaarrekening die relevant zijn voor de raadsleden om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen. Ze bevat minstens informatie over de schulden en de financiële risico's.

●        De documentatie bij de jaarrekening bevat minstens:

○        het overzicht van alle beleidsdoelstellingen die in de jaarrekening zijn opgenomen, met de bijbehorende actieplannen en acties, telkens met de bijbehorende ontvangsten en uitgaven,

○        een overzicht, per boekjaar, van de toegestane werkings- en investeringssubsidies;

○        per beleidsdomein, het overzicht van de beleidsvelden die er deel van uitmaken;

○        een overzicht van de verbonden entiteiten, waarmee alle entiteiten worden bedoeld waarvoor het bestuur de wettelijke, statutaire of feitelijke verplichting heeft om rechtstreeks of onrechtstreeks tussen te komen in verliezen of tekorten;

○        een overzicht van de personeelsinzet;

○        een overzicht van de jaarlijkse opbrengst van elke door het bestuur geheven belastingsoort.

○        overzicht van de investeringen

○        rapportage van de financieel directeur inzake VISUM

○        rapportage van de financieel directeur inzake debiteurenbeheer

●        Het gecumuleerde budgettaire resultaat wordt vastgesteld op 3.855.190 euro.

●        De autofinancieringsmarge bedraagt 3.526.049 euro.

Argumentatie

●        De jaarrekening geeft een waar en getrouw beeld van de financiële toestand van de gemeente en het OCMW en de erin opgenomen opbrengsten, kosten, ontvangsten en uitgaven zijn wettelijk en regelmatig.

●        De jaarrekening werd gecontroleerd door Moore.

●        De definitieve vaststelling van de jaarrekening door de raad houdt van rechtswege kwijting in van het beheer van de algemeen directeur, de financieel directeur en van de door de  algemeen directeur aangestelde rekenplichtigen en de budgethouders, voorzover de ware toestand niet werd verborgen door enige weglating of onjuiste opgave in de jaarrekening.

●        De rekening 2025, opgemaakt volgens de regels van de Beleids- en BeheersCyclus (BBC2020), sluit het boekjaar af met een dubbel financieel evenwicht:

○        een positief gecumuleerd resultaat van 3,7 miljoen euro;

○        een positieve autofinancieringsmarge van 3,5 miljoen euro

●        De jaarrekening is een geconsolideerde jaarrekening van het OCMW en de gemeente.

●        Uit de jaarrekening 2025 blijkt dat Maldegem financieel gezond is.

●        De schuld van de gemeente en het OCMW bedraagt in 2025 21,9 miljoen euro. De openstaande schuld per inwoner is 879,40 euro/inwoner. Ter vergelijking de gemiddelde schuldgraad van alle Vlaamse gemeenten en OCMW’s was 1.393 euro in 2024.

●        Er werd in 2025 ruim 45 miljoen euro ontvangen. Dit is een stijging met 2 miljoen in vergelijking met 2024. Ruim 46% van die ontvangsten komen uit belastingen en 35% uit ontvangen subsidies.

●        Dit geld werd gebruikt om de uitgaven te betalen van de gemeente en het OCMW, voor een totaalbedrag van 55,1 miljoen euro. Er is 2,1 miljoen minder uitgegeven dan gebudgetteerd, en ook 350K minder dan in 2024.

●        Het lokaal bestuur investeerde in 2024 ruim 13,1 miljoen euro. Ter vergelijking in 2024 werd er voor 15,1 miljoen euro geïnvesteerd.

●        Ruim 51% van de exploitatie uitgaven zijn personeelsuitgaven, dit voor bijna 200 voltijdse equivalenten. De gemeente en het OCMW dragen bij in de werking van o.a. Politie, Brandweer, Zorgbedrijf, de afvalverwerkingsmaatschappij IVM en vele andere instellingen en verenigingen. In 2024 werd er 7,5 miljoen euro uitgegeven aan werkingsbijdragen voor instellingen en verenigingen. 

●        Er is een positief resultaat van 2,6 miljoen euro voor boekjaar 2025. Samen met de resultaten van vorige boekjaren komen we op een gecumuleerd resultaat van 3,9 miljoen.

Besluit

24 stemmen voor: Danté Basslé, Koenraad De Ceuninck, Annelies Lammertyn, Peter Van Hecke, Marten De Jaeger, Anneke Gobeyn, Leen Anthuenis, Valerie Taeldeman, Jason Van Landschoot, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Ineke Hebbrecht, Jan De Metsenaere, Henk Deprest, Cedric De Smet, Robin Van Kerschaver, Lut D´Hondt, Dino Lateste, Patrice Timmerman, Emma De Smet, Maxim Vandemoere, Christiaan Verstrynge, Valentijn De Lille en Rik Vandenberghe

1 onthouding: Timothy De Groote

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening 2025 van het OCMW vast met een gecumuleerd budgettair resultaat van 3.855.190 euro en een autofinancieringsmarge van 3.526.049 euro.

Artikel 2:

De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening 2025 vast met een boekhoudkundig resultaat van 4.494.983 euro en een balanstotaal van 134.610.700 euro.

Artikel 3:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapporten in het deel documentatie.

Zitting van 28 05 2026

OPENBARE ZITTING

2.   MEDEDELINGEN AAN DE RAADSLEDEN

Er zijn geen mededelingen

Zitting van 28 05 2026

OPENBARE ZITTING

3.   GOEDKEURING NOTULEN EN AUDIOVISUELE OPNAME VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 28 APRIL 2026

Juridische gronden

●        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

●        Artikel 28, §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

●        Artikel 32 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat behalve in spoedeisende gevallen de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking worden gesteld van de raadsleden en dat het huishoudelijk reglement de wijze bepaalt waarop de notulen ter beschikking worden gesteld.

Dat verder bepaalt dat elk raadslid het recht heeft om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast en dat ook nog verduidelijkt dat als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, de notulen als goedgekeurd beschouwd worden.

●        Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017  waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

●        Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2019 waarbij de raad beslist het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname.

Feiten

●        De notulen werden ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de raadsleden.

●        De audiovisuele opname werd gelivestreamd tijdens de zitting van 28 april 2026 en bleef sindsdien gepubliceerd op de gemeentelijke website onder 'Vergaderingen OCMW-raad': zie https://web-maldegem.streamovations.be

●        Er werden geen opmerkingen gemaakt.

Besluit

25 stemmen voor: Danté Basslé, Koenraad De Ceuninck, Annelies Lammertyn, Peter Van Hecke, Marten De Jaeger, Anneke Gobeyn, Leen Anthuenis, Valerie Taeldeman, Jason Van Landschoot, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Timothy De Groote, Ineke Hebbrecht, Jan De Metsenaere, Henk Deprest, Cedric De Smet, Robin Van Kerschaver, Lut D´Hondt, Dino Lateste, Patrice Timmerman, Emma De Smet, Maxim Vandemoere, Christiaan Verstrynge, Valentijn De Lille en Rik Vandenberghe

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en de audiovisuele livestreamopname van de zitting van de raad van 28 april 2026 goed.

Artikel 2:

De voorzitter en de algemeen directeur worden gemandateerd om de notulen na deze goedkeuring te ondertekenen.

Zitting van 28 05 2026

OPENBARE ZITTING

4.   STRATEGIE - COÖRDINATIE BEVOEGDHEIDSDELEGATIES GEMEENTE-OCMW-AGB

Juridische gronden

●        Artikel 1 van de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, dat bepaalt dat elke persoon recht heeft op maatschappelijke dienstverlening Deze heeft tot doel eenieder in de mogelijkheid te stellen een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid;

●        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

●        Artikel 2, §1 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (DLB) dat bepaalt dat de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn beogen om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers en een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van hun bevoegdheden verzekeren;

●        Artikel 28 §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB) bepaalt dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

●        Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

●        Artikel 41, 1e lid juncto artikel 78 1° lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017  waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn bij reglement bepaalde bevoegdheden kan toevertrouwen aan het vast bureau.

●        Artikel 41, 2e lid juncto artikel 78, 2° lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 decreet lokaal bestuur dat de bevoegdheden vastlegt die de raad voor maatschappelijk welzijn niet kan delegeren aan het vast bureau.

●        Artikel 57 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat het college van burgemeester en schepenen bij reglement de uitoefening van bepaalde bevoegdheden aan de algemeen directeur kan toevertrouwen.

●        Artikel 57, 2de lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat de bevoegdheden vastlegt die niet aan de algemeen directeur kunnen worden toevertrouwd.

●        Artikel 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn bij reglement bepaalde bevoegdheden kan toevertrouwen aan het vast bureau.

●        Artikel 78, 2e lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat de bevoegdheden vastlegt die de raad voor maatschappelijk welzijn niet kan delegeren aan het vast bureau.

●        Artikel 85 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat het vast bureau bij reglement de uitoefening van bepaalde bevoegdheden aan de algemeen directeur kan toevertrouwen.

●        Artikel 85, 2de lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat de bevoegdheden vastlegt die niet door het vast bureau aan de algemeen directeur kunnen worden toevertrouwd.

●        Artikel 170 2de lid van het decreet over het lokaal bestuur dat bepaalt dat de algemeen directeur de uitoefening van het dagelijks personeelsbeheer kan toevertrouwen aan andere personeelsleden.

●        Artikel 220 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat stelt dat de algemeen directeur en de financieel directeur binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem bepaalde bevoegdheden kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het OCMW.

●        Art. 280 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de burgemeester/ voorzitter van het vast bureau zijn ondertekeningsbevoegdheid kan overdragen aan een of meerdere leden van het college van burgemeester en schepenen/ vast bureau.

●        Art. 283 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de algemeen directeur zijn ondertekeningsbevoegdheid kan overdragen aan een of meerdere personeelsleden van de gemeente/het OCMW.

Feiten

●        Het decreet lokaal bestuur (DLB) biedt aan de verschillende organen en functiehouders binnen het lokaal bestuur de mogelijkheid om bepaalde bevoegdheden naar een ander niveau binnen de organisatie te delegeren.

●        In lokaal bestuur Maldegem gelden momenteel al verschillende delegaties:

○        zowel op niveau van de gemeenteraad/raad maatschappelijk welzijn/ raad van bestuur autonoom gemeentebedrijf

○        als op niveau van het college van burgemeester schepenen/ vast bureau/ directiecomité autonoom gemeentebedrijf

○        en op niveau van de burgemeester en de algemeen directeur.

●        De verschillende, momenteel geldende delegaties werden telkens in afzonderlijke en individuele beslissingen van de bevoegde organen vastgelegd.

●        Om de bestaande delegaties overzichtelijker te maken werd een ontwerp van gecoördineerd overzicht van bevoegdheidsdelegaties binnen gemeente, OCMW en autonoom gemeentebedrijf Maldegem opgesteld.

●        Dit document omvat een overzicht van de binnen ons bestuur bestaande bevoegdheidsdelegaties, aangevuld met een aantal nieuwe wenselijke bevoegdheidsdelegaties.

●        In dit document staan de eigenlijke delegaties steeds cursief gedrukt, Niet-cursieve tekst omvat steeds de toelichting omtrent de verschillende delegaties.(In het document in bijlage staan de bestaande delegaties is geel gemarkeerd, nieuwe delegaties staan in blauw gemarkeerd).

●        Het ontwerp bestaat uit:

- Een algemeen deel met een inleiding en een aantal algemene begrippen en definities nuttig in het kader van de bevoegdheidsdelegaties (hoofdstuk 1 en 2).

- Vervolgens volgt een opsomming van de delegaties per onderwerp:

- dagelijks bestuur (hoofdstuk 3)

- budgethouderschap (hoofdstuk 4)

- handelingen in het kader van meerwerken (hoofdstuk 5),

- financiën (hoofdstuk 6)

- burgerzaken (hoofdstuk 7)

- openbaar domein en patrimonium (hoofdstuk 8)

- autonoom gemeentebedrijf (hoofdstuk 9)

- diverse bevoegdheidsdelegaties en handtekendelegaties (hoofdstuk 10 en 11)

- vervangingsregelingen (hoofdstuk 12).

●        In het hoofdstuk 3 over het dagelijks bestuur inzake daden van beheer met betrekking tot de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen wordt voortaan uitdrukkelijk een delegatie opgenomen. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn delegeren daarbij aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau de bevoegdheid voor daden van beheer over onroerende goederen, evenals over de daarop betrekking hebbende onroerende zakelijke rechten en contracten met een maximale duurtijd van negen jaar. Daarnaast wordt ook de vaststelling van een overzicht van algemene retributies (zoals personeelsinzet en het afleveren van documenten) gedelegeerd.

●        Hoofdstukken 4 en 5 bundelen bestaande delegaties over budgethouderschap en handelingen in het kader van meerwerken.

●        Hoofdstuk 6 inz. financiën omvat een verklarend deel met een inleiding, een aantal begrippen en afspraken over de uitvoering van de bevoegdheden inzake financiën. Vervolgens worden de delegaties over financiën opgenomen (beperkt tot het vaststellen van retributies en bijhorende voorwaarden en het nemen van besluiten inzake leningen en beleggingen).

●        Vervolgens wordt een nieuwe delegatie ingeschreven waarbij het college van burgemeester en schepenen de bevoegdheid tot het houden van hoorzittingen inzake belastingen delegeert aan een bezwaarcommissie (in de praktijk wordt dit al zo uitgevoerd, maar een formele delegatiebeslissing hierrond werd nog niet genomen).

○        Om de praktische werkbaarheid binnen haar dienst te verzekeren werkt onze financieel directeur ook met een aantal bevoegdheden die ze aan haar medewerkers toevertrouwde. Dit zijn geen eigenlijke delegaties in de strikte zin van het woord en deze werden niet in het voorliggende document opgenomen. Deze kunnen in een verdere fase in een afzonderlijk besluit gecoördineerd worden.

●        Hoofdstuk 7 inz. burgerzaken omvat een aantal delegaties die nu in de praktijk al uitgevoerd worden, maar die nog moeten geformaliseerd worden in een beslissing. Ze werden daarom bij het ontwerpdocument in bijlage in blauw gemarkeerd. Het betreft hier o.m.

○        de bevoegdheden inzake het opstellen van de akten van burgerlijke stand,

○        de beoordeling van de documenten op basis waarvan betrokkene beweert volmacht te kunnen verstrekken in het kader van de verkiezingen

○        en de handtekendelegatie voor diverse documenten inzake burgerzaken.

●        Hoofdstuk 8 inz. openbaar domein en patrimonium omvat een aantal voorstellen voor nieuwe delegaties.

○        Ten eerste wordt een delegatie van de gemeenteraad aan het college ingeschreven voor het uitvaardigen van aanvullende reglementen op het wegverkeer. Deze delegatie laat toe sneller in te spelen op wijzigende verkeerssituaties.

○        Vervolgens delegeert het college het afleveren van vergunning inzake de inname van openbaar domein aan de algemeen directeur, dit evenwel met uitzondering van de vergunningen inname openbaar domein in de centrumstraten met een grote impact. Of indien er een tijdelijk verkeersreglement aan gekoppeld werd. Of als er een negatief advies over werd geformuleerd door onze diensten.

○        Verder delegeert het college de aktename van klasse III-inrichtingen aan de directeur Ruimte.

●        Deze nieuwe delegaties maken een vlottere en snellere werking inzake openbaar domein en patrimonium mogelijk.

●        Hoofdstuk 9 behandelt delegaties opgenomen in de statuten van het autonoom gemeentebedrijf. Ook worden de delegaties over financiën in het AGB opgesomd.

●        Hoofdstuk 10 focust op diverse bevoegdheidsdelegaties.

○        Ten eerste wordt de nieuw te voorziene delegatie opgenomen van de algemeen directeur naar de medewerkers van de dienst strategie en de dienst ruimtelijke ordening voor de openbaarmaking van bestuursdocumenten (uitgezonderd in geval de aanvraag geweigerd moet worden, in welk geval de algemeen directeur bevoegd blijft).

●        Hoofdstuk 11 omvat diverse handtekendelegaties

●        Hoofdstuk 12 bespreekt de vervangingsregeling voor de verschillende organen van het bestuur.

●        Hoofdstuk 13 omvat enkele bijlagen.

●        De delegaties inzake personeel worden in een afzonderlijk document opgenomen, dat op termijn eventueel kan geïntegreerd worden in het gecoördineerde document.

Argumentatie

●        De in ons lokaal bestuur bestaande delegatiebeslissingen zijn telkens in afzonderlijke beslissingen en verspreid in de tijd genomen. Dit werkt de versnippering van deze beslissingen in de hand en zorgt ervoor dat noch burgers, medewerkers of politieke organen van het lokaal bestuur een duidelijk zicht krijgen op de correcte en actuele bevoegdheidsverdeling.

●        Het is dan ook beter om alle delegaties voor de verschillende bevoegdheidsniveaus, te bundelen in één enkel gecoördineerd besluit, geordend per thema.

●        Een gecoördineerd delegatiebesluit laat ook beter toe na te gaan in hoeverre de bestaande delegaties nog actueel zijn of dat een aanpassing/ wijziging/ uitbreiding ervan noodzakelijk is om een vlotte, efficiënte, werking van het lokaal bestuur te garanderen.

●        De samenvoeging van de verschillende afzonderlijke delegaties in één gecoördineerd delegatiebesluit  zorgt voor meer duidelijkheid, waardoor ook de rechtszekerheid en toegankelijkheid verhoogt. Bovendien worden zo mogelijke ongerijmdheden en inconsistenties tussen verschillende delegaties vermeden.

●        De nieuwe toe te stane delegaties die in het gecoördineerde document opgenomen worden brengen bovendien een vermindering van de werklast voor de betrokken diensten mee. De betreffende handelingen worden eenvoudiger op te volgen en kunnen consistenter doorgevoerd worden.

●        De verschillende delegatiebesluiten samenbrengen in één gecoördineerd document vermindert ook het risico op fouten en tegenstrijdigheden die kunnen leiden tot betwistingen.

●        Om tot een gecoördineerd delegatiebesluit te komen wordt deze initiële versie trapsgewijs voorgelegd aan de betrokken organen of functiehouders die een delegatie verlenen. Deze organen / functiehouders keuren dan telkens hun eigen gedelegeerde bevoegdheden goed.

●        De gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn, de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf keuren dus als eerste het gecoördineerde besluit goed, vervolgens het college, het vast bureau en het directiecomité, vervolgens de burgemeester en de algemeen directeur, telkens voor wat betreft hun eigen bevoegdheden.

●        Eventuele latere wijzigingen door een bevoegd orgaan of bevoegde functiehouder worden verwerkt en geïntegreerd in dit gecoördineerd document om nieuwe versnippering te vermijden. De actuele versie wordt steeds ter inzage gehouden voor zowel intern als extern gebruik.

Besluit

25 stemmen voor: Danté Basslé, Koenraad De Ceuninck, Annelies Lammertyn, Peter Van Hecke, Marten De Jaeger, Anneke Gobeyn, Leen Anthuenis, Valerie Taeldeman, Jason Van Landschoot, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Timothy De Groote, Ineke Hebbrecht, Jan De Metsenaere, Henk Deprest, Cedric De Smet, Robin Van Kerschaver, Lut D´Hondt, Dino Lateste, Patrice Timmerman, Emma De Smet, Maxim Vandemoere, Christiaan Verstrynge, Valentijn De Lille en Rik Vandenberghe

Besluit

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt, voor wat betreft haar eigen bevoegdheden, het "Gecoördineerd overzicht bevoegdheidsdelegaties Gemeente OCMW & AGB Maldegem" goed als volgt:

"Bevoegdheidsdelegaties gemeente, OCMW & AGB Maldegem

Gecoördineerd Overzicht

Vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn op xx-xx-2026.

Bekendgemaakt op www.maldegem.be op xx

Inhoud

Lokale besturen (gemeente en OCMW) hebben een breed takenpakket, verdeeld over politieke organen (zoals gemeenteraad, college, vast bureau, raad voor maatschappelijk welzijn, bijzonder comité sociale dienst) en de decretale graden (algemeen directeur, financieel directeur).

Het is weinig realistisch dat al deze organen en functiehouders hun bevoegdheden steeds zelf uitoefenen. Delegatie is daarom een essentieel instrument om de werking van het lokaal bestuur beheersbaar, efficiënt en wendbaar te houden.

Delegatie is echter aan strikte regels gebonden. Niet alle bevoegdheden kunnen worden gedelegeerd: een wettelijke of decretale basis is altijd vereist.

●        Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) bepaalt expliciet welke bevoegdheden niet gedelegeerd mogen worden. Het uitgangspunt is: delegatie is mogelijk, tenzij expliciet verboden. In andere regelgeving wordt vaak omgekeerd gewerkt: alleen wat expliciet mag, kan worden gedelegeerd.

●        Ook in andere bovenlokale regelgevende teksten zijn heel wat bepalingen omtrent mogelijke delegaties in een lokaal bestuur opgenomen, vb. in de Nieuwe Gemeentewet (NGW), het Burgerlijk Wetboek, de Codex Ruimtelijke Ordening, de OCMW-Wet of andere wet- en regelgeving.

Dit document geeft voor de gemeente en het OCMW Maldegem een concrete invulling aan de decretaal voorziene begrippen die nodig zijn om te verduidelijken wat bepaalde bevoegdheden in de praktijk inhouden (zoals het dagelijks bestuur).

Daarnaast worden de geldende bevoegdheidsdelegaties limitatief opgesomd en wordt de vervangingsregeling beschreven die van toepassing is bij afwezigheid of verhindering van bepaalde functiehouders, zodat de continuïteit van de dienstverlening steeds kan worden gegarandeerd.

Voorliggend document is aanvullend en verduidelijkend, niet vervangend. Het dient in geval van twijfel of onduidelijkheid steeds samen te worden gelezen met andere regelgevende teksten.

Dit document bevat zowel beslissingen van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen (CBS), de burgemeester, de raad voor maatschappelijk welzijn (RMW), het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst (BCSD), de algemeen directeur, de financieel directeur en het managementteam (MAT). Elk orgaan of elke functiehouder kan uiteraard enkel binnen haar of zijn bevoegdheden beslissen.

Dit document wordt  trapsgewijs formeel goedgekeurd door alle betrokken organen of functiehouders voor wat betreft hun gedeelte. Deze initiële goedkeuring vervangt ook alle eerdere delegatiebesluiten.

Eventuele latere wijzigingen aan voorliggend document worden beslist door het bevoegde orgaan of de bevoegde functiehouder, en vervolgens in voorliggend document geïntegreerd.

2. Algemene begrippen & definities

2.1 Toegewezen bevoegdheden

De basisuitgangspunten van de bevoegdheidsverdeling in een lokaal bestuur liggen vervat in Vlaamse of federale regelgeving (DLB/NGW/andere wetgeving). Heel wat bevoegdheden worden door die regelgeving expliciet benoemd en rechtstreeks toegewezen aan bepaalde organen of functies. In dat geval spreken we van “toegewezen bevoegdheden”.

Voorbeelden:

●        De gemeenteraad is bevoegd voor het vaststellen van wat onder het begrip “dagelijks bestuur” moet worden verstaan in toepassing van artikel 41, 8° van het DLB.

●        Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de tijdelijke politieverordeningen op het wegverkeer in toepassing van artikel 130bis van de NGW. 

●        De RMW is bevoegd voor het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies in toepassing van artikel 78, 17° van het DLB.

●        De maatschappelijk werker van het OCMW heeft als opdracht de personen en gezinnen te helpen bij het opheffen of verbeteren van de noodsituaties waarin zij zich bevinden in toepassing van artikel 183 van het DLB. Daarvoor verricht hij/ zij, onder meer, de onderzoeken ter voorbereiding van de te nemen beslissingen, verstrekt hij/ zij documentatie en raadgevingen en verzekert hij/zij de maatschappelijke begeleiding van de betrokkenen.

●         

2.2 Gedelegeerde bevoegdheden

Gedelegeerde bevoegdheden zijn bevoegdheden die initieel zijn toegewezen aan een bepaald orgaan of een bepaalde functiehouder, maar door een delegatiebeslissing zijn toevertrouwd aan een ander orgaan of functiehouder.

Als dat orgaan of die functiehouder de gedelegeerde bevoegdheden nog verder delegeert, dan spreken we van subdelegeren. De redenen om bevoegdheden te (sub)delegeren zijn uiteenlopend en kaderen in de beweging tot responsabilisering en financiële bewustmaking, administratieve vereenvoudiging en een efficiëntere en snellere werking van de organisatie. Bevoegdheden die voortvloeien uit het DLB zijn delegeerbaar met uitzondering van die zaken die hiervan expliciet worden uitgesloten.

Bevoegdheden die voortvloeien uit andere rechtsbronnen dan het DLB en die uitdrukkelijk aan een bestuursorgaan worden voorbehouden kunnen niet gedelegeerd worden tenzij deze bijzondere wetgeving in een delegatiegrondslag voorziet.

2.3 Handelingsbevoegdheid (incl. handtekenbevoegdheid)

Wie een bevoegdheid kreeg toegewezen of gedelegeerd, is bevoegd om inzake die bevoegdheid te beslissen of te handelen. Juridisch spreekt men van “handelingsbevoegdheid”.

Indien men over de bevoegdheid beschikt om een handeling te stellen, dan houdt dit ook altijd de handtekenbevoegdheid in. Het DLB voorziet in artikel 279 §3 immers als principe dat handelingsbevoegdheid ook handtekenbevoegdheid omvat. Diegene aan wie een bevoegdheid toegewezen werd, is dus ook bevoegd om de documenten i.v.m. deze bevoegdheid te ondertekenen.

De personeelsleden kunnen de aan hen gedelegeerde bevoegdheid op hun beurt verder delegeren aan personeelsleden (op functie, niet op naam), mits melding aan de dienst strategie die deze subdelegaties registreert in een register. 

In het register “Subdelegaties Gemeente/OCMW Maldegem” worden volgende zaken opgenomen:

●        welke bevoegdheid er door wie gedelegeerd wordt 

●        aan welk orgaan of functiehouder de bevoegdheid gedelegeerd wordt

Dit betekent dat in eerste instantie de functiehouders opgenomen in het register “Bevoegdheidsdelegaties gemeente/OCMW Maldegem” bevoegd zijn om documenten i.v.m. de aan hen gedelegeerde bevoegdheden te ondertekenen. 

Bij afwezigheid of het wegvallen van de in het register opgenomen functie, is de persoon die instaat voor de vervanging ook altijd bevoegd om de beslissing te nemen of documenten in verband met de gedelegeerde bevoegdheid te ondertekenen. Aanvullend is de functie N+1 of hoger ook altijd hiervoor bevoegd.

De ondertekening van een document door iemand die de handelingsbevoegdheid heeft gebeurt altijd in eigen naam en functie, zonder extra vermelding.

Voorbeeld:

 [Voornaam Naam]

Schepen van Sport

Of 

[Naam Voornaam]

Administratief medewerker dienst strategie

Indien een document getekend wordt namens een orgaan (gemeenteraad, RMW, college van burgemeester en schepenen, vast bureau, MAT,…), dan wordt dat vermeld voor de naam.

Voorbeeld:

Namens het college van burgemeester en schepenen,

[Voornaam Naam]    [Voornaam Naam]

Algemeen directeur      Burgemeester

Rapportage:

De partij die een delegatie gekregen heeft, zorgt voor een systeem/methodiek waarbij beslissingen in uitvoering van die delegatie kunnen worden bijgehouden en waardoor een efficiënte rapportage mogelijk is. Minstens één maal per jaar wordt voor de verschillende in dit document opgenomen delegaties voorzien in een rapportage aan het delegerend orgaan of de delegerende functiehouder. Deze rapportage wordt bij voorkeur gekoppeld aan de rapportage inzake organisatiebeheersing die jaarlijks voor 30 juni gebeurt.

2.4 Handtekenbevoegdheid (excl. Handelingsbevoegdheid)

Handelingsbevoegdheid houdt dus automatisch handtekenbevoegdheid in (cfr. 2.3). Het is echter ook mogelijk om enkel de handtekenbevoegdheid te delegeren, dus zonder de handelingsbevoegdheid te delegeren.

Zo voorziet het DLB dat alle documenten m.b.t. de uitoefening van de bevoegdheden door het college van burgemeester en schepenen worden ondertekend door de burgemeester en de algemeen directeur. Beiden kunnen die handtekenbevoegdheid delegeren: de burgemeester aan een schepen, de algemeen directeur aan een ambtenaar. Een dergelijke delegatie van handtekenbevoegdheid wijzigt niets aan de handelingsbevoegdheid: die blijft in dit voorbeeld bij het college van burgemeester en schepenen.

Handtekenbevoegdheid zonder handelingsbevoegdheid houdt dus in dat je rechtmatig kan ondertekenen zonder dat je beschikt over de bevoegdheid om daadwerkelijk de beslissing te nemen.

Voorbeeld:

“De algemeen directeur delegeert de bevoegdheid tot het ondertekenen van de notariële akten aan de personeelsleden van de dienst strategie die eerder het voorbereidende werk in het betreffend dossier verzorgd hebben.”

Als een document ondertekend wordt door iemand die een handtekenbevoegdheid gedelegeerd kreeg, dan tekent die namens die persoon

Voorbeeld:

Namens de algemeen directeur,

[Voornaam Naam]

Jurist

De term handtekenen of handtekening moet in het kader van dit document trouwens in de meest brede zin gelezen worden. Het gaat zowel om de zogenaamd eenvoudige handtekening in e-mailberichten (vermelding naam en functie in de ondertekeningsformule) als om handmatige en digitale handtekeningen.

2.5 Vervangingsregeling

Individueel toegewezen of gedelegeerde bevoegdheden worden uitgeoefend door de regelmatig aangestelde functiehouder.

Met het oog op de continuïteit van de openbare dienst is het belangrijk om proactief te bepalen wat er gebeurt als een functiehouder haar of zijn bevoegdheden (tijdelijk) niet kan uitoefenen.

Bij afwezigheid of verhindering van een mandataris of leidinggevend ambtenaar (bv. vakantie, ziekte,…) wordt deze met volheid van bevoegdheid vervangen door diegene die vermeld wordt in hoofdstuk 12 van dit document.

De persoon die instaat voor de vervanging heeft dezelfde handelingsbevoegdheid en dus ook handtekenbevoegdheid als de afwezige.

De vervanger tekent documenten als waarnemend functiehouder (afkorting : Wnd.)

Voorbeeld:

[Voornaam Naam]

Wnd. Algemeen directeur

3. Dagelijks Bestuur

Onder dagelijks bestuur worden de daden begrepen die nodig zijn voor de dagelijkse werking van het lokaal bestuur. Ze omvatten de zaken van gering belang en de zaken waarin snel gehandeld moet worden of die dringend zijn.

Het dagelijks bestuur wordt  in Maldegem gedefinieerd als volgt:

Alle beheersdaden zonder financiële impact die niet expliciet tot de bevoegdheid van de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn behoren, behoren tot het dagelijks bestuur.

In het kader van het dagelijks bestuur delegeert de raad voor maatschappelijk welzijn aan het vast bureau het aanbrengen van wijzigingen aan overeenkomsten en bijhorende verbintenissen mbt investeringen die het bij de uitvoering van de opdracht nodig acht voor zover hier geen bijkomende uitgaven van meer dan 10 procent uit voortvloeien en dit binnen de grenzen van de beschikbare kredieten. De beschikbare kredieten zijn af te lezen uit de schema’s van de beleidsdocumenten: meerjarenplan of haar aanpassing

3.1 Dagelijks bestuur in het kader van overheids-opdrachten & overeenkomsten

De gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn beslist dat volgende overheidsopdrachten  & overeenkomsten vallen binnen het begrip dagelijks bestuur, waarvoor het college van burgemeester en schepenen / Vast bureau bevoegd is om de plaatsingsprocedure en voorwaarden vast te stellen van de opdrachten:

●        waarvoor kredieten voorzien zijn op het exploitatiebudget;

●        waarvoor kredieten voorzien zijn op het investeringsbudget ;

●        die betrekking hebben op het dagelijks beheer van de gemeente / het OCMW;

●        die de dagelijkse werking van de gemeente / het OCMW moeten verzekeren;

●        die een dringend karakter vertonen en een snel optreden vereisen;

●        waarvoor geen kredieten voorzien zijn, enkel deze die noodzakelijk zijn wegens dwingende en onvoorziene omstandigheden. De besluiten van het college/ vast bureau in deze zin worden overeenkomstig artikel 269, lid 2, (juncto art. 273) DLB meegedeeld aan de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt.

3.2 Dagelijks bestuur in het kader van daden en beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen

De gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn beslist dat volgende opdrachten vallen binnen het begrip dagelijks bestuur:

●        in uitvoering van artikel 6 van het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging, de grafconcessies voor maximum 50  (vijftig) jaar te verlenen op de gemeentelijke kerkhoven, onder de eerbiediging van de concessievoorwaarden vastgesteld door de gemeenteraad;

●        de uitvoering van artikel 7 § 1 van het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en lijkbezorging, te verzekeren betreffende de hernieuwing van de vergunningen, waarvan de concessietermijn verstreken is;

●        hernieuwing telkens na 50 jaar van de altijddurende concessie krachtens het keizerlijk decreet van 23 prairial , jaar XII, verleend voor de inwerkingtreding van de wet van 20 juli 1971, conform artikel 9 van het bovenvermeld decreet;

●        de vervreemding van roerende goederen.

●        alle daden van beheer over onroerende goederen.  Hieronder worden begrepen alle daden en handelingen die nuttig en nodig zijn voor het behoud, de goede werking, de opbrengst, … van het goed.  Deze daden worden beschouwd als dagelijks bestuur.

• de vestiging van onroerende zakelijke rechten en contracten betreffende onroerende goederen met een maximale duur van 9 jaar.

4.. Budgethouderschap

De bevoegdheidsverdeling is niet alleen materie- of onderwerpgebonden, maar wordt ook bepaald of begrensd door de financiële waarde van een bepaalde beslissing. Dit wordt vastgelegd via het zogenaamde budgethouderschap. Het budgethouderschap wordt nader omschreven in de afsprakennota budgethouderschap

Aan de budgethouders worden bevoegdheden gedelegeerd om binnen bepaalde financiële grenzen (op basis van grensbedragen) handelingen te stellen. Zoals uit de opsomming van delegaties zal blijken is – op financieel vlak althans – vooral het bedrag waarover gesproken wordt van belang om te bepalen wie bevoegd is om de handeling te stellen en om te tekenen.

Het college van burgemeester en schepenen kan het budgethouderschap voor aangelegenheden van dagelijks bestuur toekennen aan de algemeen directeur, die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan.

De algemeen directeur kan zijn/haar bevoegdheid met betrekking tot bepaalde budgetten delegeren aan leden van het managementteam en andere personeelsleden na advies van het college van burgemeester en schepenen.

De betrokken personeelsleden kunnen de aan hen gedelegeerde bevoegdheid niet weigeren als hun functieomschrijving erin voorziet. Zij zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hen gedelegeerde budgethouderschap.

Het college van burgemeester en schepenen / vast bureau is bevoegd voor alle beslissingen van > € 30.000 excl. Btw.

Het college van burgemeester en schepenen / vast bureau delegeert het budgethouderschap t.e.m. € 30.0000 excl. BTW aan de algemeen directeur, volgens de bepalingen omschreven in de afsprakennota budgethouderschap (zie bijlage 13.2)

Hierbij worden volgende principes weerhouden:

○          De delegatie van het budgethouderschap naar de algemeen directeur omvat ook de investeringsuitgaven, zodat exploitatie en investeringsuitgaven op dezelfde wijze worden behandeld.

○          De algemeen directeur kan binnen zijn/ haar bevoegdheid als budgethouder interne kredietverschuivingen goedkeuren tot 30.000 euro excl. btw. Hierbij wordt het rapport van de kredietverschuiving steeds ter inzage gegeven aan het college.

De algemeen directeur zal op zijn/ haar beurt een delegatie van het budgethouderschap doorvoeren naar de directeurs, beperkt tot 8.500 excl btw..

5. Handelingen in het kader van meerwerken.

Volgens het huidig aankoopproces moeten alle meerwerken eerst een goedkeuring krijgen van de budgethouder vooraleer deze besteld worden.

In de werkelijkheid is dit niet altijd even gemakkelijk te realiseren, dit omwille van dringendheid ofwel omdat pas na uitvoering blijkt dat er meer nodig was dan opgenomen in het bestek.

Dit leidde tot inefficiëntie bij het tijdig betalen van facturen en beheren van budgetten.

Om deze inefficiënties te verminderen delegeert het college inz. meerwerken:

Niet dringende meerwerken:

●        worden steeds pas besteld na goedkeuring van de budgethouder (CBS of directeur). Dus hier wordt steeds het aankoopproces gevolgd.

●        Van zodra de leidend ambtenaar weet heeft van hogere gebruikte hoeveelheden dan de vermoedelijke hoeveelheden opgegeven in het bestek, wordt de financiële dienst op de hoogte gesteld zodat er bijkomend kan worden vastgelegd, en indien nodig bijkomend budget wordt gezocht voordat de factuur  moet betaald worden.

●        Ramingen voor werken uitgevoerd volgens bestekken met vermoedelijke hoeveelheden zouden best verhoogd worden met een minimale marge van 10% in het meerjarenplan.

Dringende meerwerken:

●        zijn werken die nodig zijn als de voortgang van de werken wordt gehypothekeerd. Dus de werken zijn noodzakelijk voor de goede uitvoering van het project.

○        Goedkeuring van leidend ambtenaar, bevoegde schepen en bevoegde directeur is hiervoor vereist. Als bepaalde personen niet tijdig kunnen gecontacteerd worden, dan is er vertrouwen in de expertise van de ambtenaar ter plaatse om dit te beoordelen en eventueel goed te keuren..

○        De financiële dienst wordt zo snel als mogelijk op de hoogte gesteld met een motivering en raming van de dringende meerwerken.

○        Er wordt een bijkomende vastlegging (bestelbon) gemaakt op het project voor de meerwerken waarbij vermeld wordt welke organen hiervoor goedkeuring hebben gegeven. De bestelbon volgt het aankoopproces en wordt door de budgethouder (directeur of college) goedgekeurd, weliswaar na bestelling.

○        Indien er onvoldoende krediet is, wordt er samen naar een oplossing gezocht: kredietverschuiving of meerjarenplanaanpassing zodat er indien nodig een visum of financieel advies kan gegeven worden en de factuur tijdig kan betaald worden.

○        Verrekeningen zonder bestelbon/vastlegging worden niet betaald zonder voorafgaande goedkeuring van de budgethouder met kredietverhoging/verschuiving of akkoord voor een meerjarenplanaanpassing.

○        De meerwerken die werden goedgekeurd met de werkwijze voor de goedkeuring van dringende meerwerken worden op regelmatige basis gerapporteerd aan het college.

6. Financiën

I6.1 Inleiding

Gelet op de hoeveelheid transacties in de financiële dienst is het, om de continuïteit van de kernprocessen te verzekeren, aangewezen dat naast de financieel directeur ook andere personeelsleden worden gemachtigd om bepaalde transacties uit te voeren.

Vanwege de aard van de functie van de financieel directeur is het aangewezen dat de financieel directeur zich focust op de bestuursbeslissingen en de strategische dossiers. Zodoende dient hij/zij de transacties op te volgen op een andere manier dan ze zelf te verwerken. De financiële dienst heeft vele en verscheiden financiële processen die doorheen de volledige organisatie lopen.

Teneinde meer eigenaarschap m.b.t. een financieel proces te bekomen moet door een beperkter aantal personen (die de financieel directeur dichter bij proces wenst te plaatsen), meer verantwoordelijkheid worden opgenomen.

De financieel directeur gaat dan ook over tot het toevertrouwen van een deel van de zijn/haar toebedeelde bevoegdheden aan personeelsleden. Tegelijk daarmee wil de financieel directeur de eventuele ongewenste effecten daarvan temperen door de hierna duidelijk vastgelegde goede afspraken.

De financieel directeur wenst tevens nog voeling te hebben met de toevertrouwde opdrachten. De financieel directeur zal die voeling op 2 manieren behouden :

○        Via de praktijk : door in een aantal omstandigheden de toevertrouwde opdracht/transactie soms nog zelf uit te voeren.

○        Via de rapportering zoals voorzien in art 220 DLB : controles in de dienst worden ook post factum opgenomen via rapportering i.p.v. via het goedkeuren van individuele situaties. Verderop in deze nota wordt het  element rapportering verder uitgewerkt.

6.1.1. Situering wettelijk kader

Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) van 22 december 2017 (B.S. 15/02/2018) wijst een reeks bevoegdheden toe aan de financieel directeur. Dit betreft enerzijds beheersopdrachten, anderzijds transactionele opdrachten. Ook voorziet het decreet mogelijkheden om deze bevoegdheden te delegeren.

Het DLB beschrijft de mogelijkheid tot delegatie in het artikel 220 :

“Met behoud van de toepassing van artikel 57, 85 en 196 DLBkan de algemeen directeur binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn/haar bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn/haar bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen. De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn/haar verantwoordelijkheid.”

Het artikel 279 §3 DLB beschrijft  de handtekenbevoegdheid van de financieel directeur:

“De beslissingen, de akten, de verslagen en de brieven van de financieel directeur en de maatschappelijk werker worden door hen ondertekend als ze specifiek betrekking hebben op de aan hen toevertrouwde taken.

De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden aan wie bevoegdheden zijn toevertrouwd, worden door die personeelsleden ondertekend.

Het dwangbevel, uitgevaardigd voor de invordering van schuldvorderingen, wordt, met behoud van de ondertekeningsbevoegdheid inzake de uitvoerbaarverklaring ervan, ondertekend door de financieel directeur.”

Naast de voornoemde delegatiemogelijkheid voorziet het DLB ook de vervanging van de financieel directeur bij (structurele) afwezigheid of verhindering.

De (plaats)vervanging wordt geregeld in artikel 166 DLB :

“Met behoud van de toepassing van artikel 175 regelt de gemeenteraad de vervanging van de algemeen directeur en de financieel directeur bij hun afwezigheid of verhindering.

Er wordt in elk geval in een waarneming van het ambt van algemeen directeur of financieel directeur voorzien als de afwezigheid of verhindering van de algemeen directeur of financieel directeur langer dan honderdtwintig dagen duurt of als het ambt vacant werd verklaard.

De waarnemend algemeen directeur en de waarnemend financieel directeur oefenen alle bevoegdheden uit die aan het ambt verbonden zijn.

De gemeenteraad kan de aanstelling van een waarnemend algemeen directeur of financieel directeur toevertrouwen aan het college van burgemeester en schepenen en aan de functiehouder van het ambt.”

6.1.2  Begrippen

Transactionele opdracht : een opdracht die een specifieke actie/handeling vereist gelinkt aan een opdracht van de financieel directeur die beschreven is in het DLB. Dit betreft een limitatieve lijst aan opdrachten zoals hieronder opgesomd.

Delegatie: de handeling waarbij een orgaan, in casu de financieel directeur, dat met een bepaalde (decretale) bevoegdheid werd bekleed, uit eigen beweging over die bevoegdheid beschikt door ze als delegatiegever over te dragen aan een ander orgaan (delegatiehouder), die deze bevoegdheid onder eigen verantwoordelijkheid zal gaan uitoefenen. De delegatiegever kan over de uitoefening van een gedelegeerde bevoegdheid geen instructies meer geven. De delegatiegever kan – als hij/zij het met de uitvoering door de delegatiehouder niet eens is, de delegatie (al dan niet stilzwijgend)  ongedaan maken.

Het toevertrouwen van een opdracht: de handeling waarbij een orgaan, in casu de financieel directeur, dat met een bepaalde (decretale) bevoegdheid werd bekleed, die bevoegdheid toevertrouwt aan een personeelslid van de organisatie. Dit toevertrouwen van die bevoegdheid ontslaat het orgaan nooit van zijn verantwoordelijkheid hierover.

Plaatsvervanging: betekent dat een (administratief) orgaan tijdelijk de bevoegdheid van een ander (administratief) orgaan, in casu de financieel directeur, uitoefent omdat dit laatste orgaan verhinderd of afwezig is of, om reden van spoed, in de onmogelijkheid verkeert om tijdig op te treden. De vervanger heeft volheid van bevoegdheid.

6.2 Vaststellen retributies en de voorwaarden ervan

De gemeenteraad / raad maatschappelijk welzijn delegeert aan het college van burgemeester en schepenen / vast bureau:

○        De prijszetting voor verkoopsartikelen niet specifiek opgenomen in het Algemeen Retributiereglement

○        Het vaststellen van wijzigingen aan de tarieven en waarborgen opgenomen in dit reglement.

○        Het bepalen van de tarieven van producten of items horende bij bepaalde occasionele acties of activiteiten , met als minimumprijs de aankoopprijs met een maximummarge van € 5 extra.

○        Het bepalen van tarieven bij de inning van niet voor de gemeente bestemde gelden.

6.3 Het nemen van besluiten m.b.t. leningen en beleggingen

De gemeenteraad beslist om de volgende bevoegdheden rond leningen voor een periode langer dan 1 jaar over te dragen aan het college: 

●        het goedkeuren van de voorwaarden waaronder een lening in de markt wordt geplaatst;

●        het aangaan van leningen. 

6.4 Houden van hoorzittingen inzake belastingen.

Als iemand bezwaar aantekent tegen een gemeentebelasting kan in het bezwaarschrift de vraag gesteld worden gehoord te worden.

Het college van burgemeester en schepenen delegeert de bevoegdheid tot het houden van een hoorzitting inzake belastingen aan een bezwaarcommissie bestaande uit:

●        De schepen bevoegd voor financiën/gemeentebelastingen

●        Een projectmedewerker financiën van onze gemeentelijke financiële dienst

De commissie kan zich ad hoc laten bijstaan door ambtenaren vertrouwd met de materie in kwestie.

7. Burgerzaken

De burgemeester is van rechtswege ambtenaar van de burgerlijk stand, hij kan zijn bevoegdheid via een collegebeslissing overdragen aan een schepen (art. 7 BW). 

Het college van burgemeester en schepenen heeft op 24 december 2024 beslist om de bevoegdheid inzake de burgerlijke stand van de burgemeester over te dragen aan schepen Annelies Lammertyn.

7.1 Opstellen akten burgerlijke stand

De ambtenaar van de burgerlijke stand delegeert de bevoegdheid tot het opmaken van akten van de burgerlijke stand, met inbegrip van het afleveren van afschriften en uittreksels met uitzondering van de opmaak van de akte van het huwelijk, aan het diensthoofd en de medewerkers van de dienst Burgerzaken. Voor de handtekening van de beambten moet van deze machtiging melding worden gemaakt.

7.2 Bevoegdheden in het kader van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen en haar uitvoeringsbesluiten

Voor de uitvoering van alle taken die de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en verwijdering van vreemdelingen en haar uitvoeringsbesluiten toewijst aan het gemeentebestuur of de burgemeester, wordt machtiging verleend aan het diensthoofd en de medewerkers van de dienst Burgerzaken Jill Desmet en Natascha Mortier, administratief medewerker op de dienst Burgerzaken.  De gemachtigde ambtenaren moeten op de afgeleverde afschriften en uittreksels boven de handtekening melding maken van deze machtiging.

7.3 Het ondertekenen van administratieve beslissingen, genomen krachtens art 62 van de wet van 15/12/1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen en haar uitvoeringsbesluiten

De burgemeester delegeert de bevoegdheid tot het ondertekenen van administratieve beslissingen, genomen krachtens art 62 van de wet van 15/12/1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen en haar uitvoeringsbesluiten aan het diensthoofd en de medewerkers van de dienst Burgerzaken.

7.4 Beoordeling van de documenten op basis waarvan betrokkene beweert volmacht te kunnen verstrekken (ondertekening van formulier A96a i.h.k.v. de verkiezingen)

De burgemeester delegeert de bevoegdheid om de documenten te beoordelen waaruit blijkt dat een betrokkene meent een volmacht te mogen geven (ondertekening van formulier A96a in het kader van de verkiezingen), aan het diensthoofd en de medewerkers van de dienst Burgerzaken.

7.5 Handtekendelegatie diverse documenten inzake burgerzaken

De ambtenaar van de burgerlijke stand delegeert de handtekenbevoegdheid m.b.t. onderstaande documenten aan het diensthoofd en de medewerkers van de dienst burgerzaken

●        (voor eensluidend verklaarde) uittreksels uit het bevolkingsregisters of getuigschriften die aan de hand van de bevolkingsregisters zijn opgemaakt

●        het eensluidend verklaren van fotokopies met het origineel

●        het legaliseren van handtekeningen

●        rijbewijzen, voorlopige rijbewijzen en internationale rijbewijzen

●        reispaspoorten

●        uittreksel uit het strafregister

●        basisdocument betreffende aanvraag identiteitskaart

●        aangifte van verlies of diefstal van identiteitsdocumenten

●        aangifte van verlies of diefstal van identiteitsdocumenten voor personen minder dan 12 jaar, ongeacht hun nationaliteit

●        identiteitsbewijzen voor personen minder dan 12 jaar, ongeacht hun nationaliteit - identiteitstukjes

●        identiteitsbewijzen voor vreemdelingen

●        arbeidskaarten

●        beslissingen van de dienst vreemdelingenzaken die overeenkomstig art 62 van de wet van 15/12/1980 aan betrokkenen dienen betekend te worden.

Deze machtiging geldt voor de stukken bestemd om in België of in het buitenland te dienen met uitzondering van diegene die moeten gelegaliseerd worden door FOD Buitenlandse Zaken. Voor deze laatste is de handtekening van de burgemeester of de door hem aangeduide schepen vereist.

De ambtenaar moet boven zijn handtekening melding maken van volgende opdracht:

wettelijke handtekeningsclausule:

“De gemachtigde ambtenaar

art.126 nieuwe gemeentewet

……………..(naam van de ambtenaar)

8. Openbaar domein en patrimonium

8.1 Uitvaardigen aanvullende reglementen op het wegverkeer

De gemeenteraad delegeert het uitvaardigen van aanvullende reglementen op het wegverkeer aan het college van burgemeester en schepenen. Na de vaststelling van de aanvullende reglementen op het wegverkeer door het college van burgemeester en schepenen, kunnen de genomen beslissingen steeds geraadpleegd worden in het notuleringsprogramma/besluitvormingssysteem en kunnen, op vraag van een raadslid, hierover vragen gesteld worden in de gemeenteraadscommissie.

8.2 Afleveren vergunningen inname openbaar domein en signalisatievergunningen

Het college delegeert het afleveren van vergunningen inname openbaar domein aan de algemeen directeur. Dit met uitzondering van de vergunningen inname openbaar domein in de centrumstraten met een grote impact, innames waaraan een tijdelijk verkeersreglement gekoppeld is of innames waar de betrokken diensten een negatief advies formuleren. Dergelijke aanvragen moeten ter goedkeuring aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd.

De delegatie betreft:

●        De bevoegdheid voor het afleveren van vergunningen inname openbaar domein m.b.t. evenementen en manifestaties

●        De bevoegdheid voor het afleveren van vergunningen openbaar domein m.b.t. werken zonder hinder

●        De bevoegdheid voor het afleveren van termijnvergunningen inname openbaar domein

●        De bevoegdheid voor het afleveren van jaarvergunningen inname openbaar domein.

De algemeen directeur subdelegeert deze bevoegdheid aan de directeur ruimte.

De burgemeester delegeert, zoals voorzien in de wet (Art. 78.1.1 van het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg) aan de directeur Ruimte en aan de projectmedewerker mobiliteit de bevoegdheid om de nodige signalisatievergunningen te beoordelen en al dan niet af te leveren.

8.3 Aktename van klasse III-meldingen voor ingedeelde inrichtingen of activiteiten

Klasse III inrichtingen zijn activiteiten met een beperkte milieuhinder waarvoor geen vergunning maar enkel een melding vereist is

Het college delegeert de bevoegdheid inzake het akte nemen van meldingen die enkel betrekking hebben op de exploitatie van een ingedeelde inrichting of activiteit van de derde klasse naar de directeur
Ruimte, in toepassing van het decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning en haar uitvoeringsbesluiten.

9. Autonoom Gemeentebedrijf

9.1 Dagelijks bestuur AGB

De raad van bestuur van het AGB delegeert het dagelijks bestuur aan het directiecomité volgens de statuten, alsook de overheidsopdrachten die daarin passen.

Deze bevoegdheidsdelegatie is in art. 20 van de statuten als volgt opgenomen:

Art. 20 Bevoegdheden

§ 1 Het directiecomité van het AGB is belast met het dagelijks bestuur, met de vertegenwoordiging met betrekking tot dat bestuur en met de voorbereiding en uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur.

Volgende overheidsopdrachten vallen binnen het begrip dagelijks bestuur, waarvoor het directie comité bevoegd is om de plaatsingsprocedure en voorwaarden vast te stellen van de opdrachten:

●        waarvoor kredieten voorzien zijn op het exploitatiebudget;

●        waarvoor kredieten voorzien zijn op het investeringsbudget ;

●        die betrekking hebben op het dagelijks beheer van het autonoom gemeentebedrijf;

●        die de dagelijkse werking van de het autonoom gemeentebedrijf moeten verzekeren;

●        die een dringend karakter vertonen en een snel optreden vereisen;

●        die noodzakelijk zijn wegens dwingende en onvoorziene omstandigheden. De besluiten van het autonoom gemeentebedrijf in deze zin worden meegedeeld aan de raad van bestuur die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt.

Het directiecomité kan leningen aangaan in zover deze zijn opgenomen in het goedgekeurd meerjarenplan.

Het directiecomité is verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur. Het verschaft de raad van bestuur informatie over zijn beslissingen en licht hem in over al zijn handelingen.

§ 2 Het directiecomité is daarenboven bevoegd voor alle materies die door de raad van bestuur worden gedelegeerd.

9.2 Budgethouderschap AGB

Het directiecomité delegeert het budgethouderschap t.e.m. € 30.0000 excl. BTW aan de algemeen directeur, volgens de bepalingen omschreven in de afsprakennota budgethouderschap (zie bijlage 2 in hoofdstuk 13)

Hierbij worden volgende principes weerhouden:

●        De delegatie van het budgethouderschap naar de algemeen directeur omvat ook de investeringsuitgaven, zodat exploitatie en investeringsuitgaven op dezelfde wijze worden behandeld.

●        De algemeen directeur kan binnen zijn/haar bevoegdheid als budgethouder interne kredietverschuivingen goedkeuren tot 30.000 euro excl. btw. Hierbij wordt het rapport van de kredietverschuiving steeds ter inzage gegeven aan het college.

●        De algemeen directeur zal op haar beurt een delegatie van het budgethouderschap doorvoeren naar de directeurs, beperkt tot 8.500 excl btw.

9.3 Aangaan leningen AGB

De raad van bestuur van het AGB Maldegem delegeert de volgende bevoegdheden rond leningen voor een periode langer dan 1 jaar aan het directiecomité:

●        Het goedkeuren van de voorwaarden waaronder een lening in de markt moet worden geplaatst.

●        Het aangaan van leningen

9.4 Ondertekening girale betalingen

Alle girale betalingen van het AGB worden ondertekend door de voorzitter van de raad van bestuur en de financieel directeur.

De voorzitter van de raad van bestuur delegeert deze bevoegdheid aan de algemeen directeur.

10. Diverse bevoegdheidsdelegaties

10.1 Openbaarmaking bestuursdocumenten

Het Bestuursdecreet stelt dat de algemeen directeur beslist over aanvragen tot openbaarmaking en hergebruik van bestuursdocumenten. De algemeen directeur kan deze bevoegdheid delegeren aan een personeelslid van de gemeente / het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.

De algemeen directeur delegeert de bevoegdheid om te beslissen over de aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten aan het diensthoofd strategie, de hoofdadministratief medewerker dienst strategie, de projectmedewerkers bestuursadministratie en de juristen. De delegatiehouder kan deze bevoegdheid niet verder delegeren. De delegatiehouder rapporteert per kwartaal over deze bevoegdheid aan de algemeen directeur.

De algemeen directeur delegeert de bevoegdheid om te beslissen over de aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten m.b.t. dossiers van ruimtelijke ordening aan de projectmanagers en administratief medewerkers ruimtelijke ordening. De delegatiehouder kan deze bevoegdheid niet verder delegeren. De delegatiehouder rapporteert per kwartaal over deze bevoegdheid aan de algemeen directeur.

In geval een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten gedeeltelijk of volledig geweigerd moet worden blijft deze bevoegdheid evenwel bij de algemeen directeur.

10.2 Informatieveiligheid

Het college van burgemeester en schepenen delegeert de bevoegdheid voor informatieveiligheid aan de algemeen directeur, uitgezonderd voor wat betreft;

●        de aanwijzing van de informatieveiligheidsconsulent

●        de goedkeuring van het veiligheidsplan zoals voorgesteld door de informatieveiligheidsconsulent

●        de aktering van het jaarverslag van de informatieveiligheidsconsulent

De algemeen directeur kan geen bevoegdheden subdelegeren naar de informatieveiligheidsconsulent.

10.3 Bijwonen vergaderingen BCSD

De bevoegdheid tot het bijwonen van vergaderingen van het BCSD en het opstellen en medeondertekenen van de notulen wordt gedelegeerd aan het diensthoofd sociale zaken/ diensthoofd sociale administratie/ diensthoofd activering en welzijn.

11. Diverse handtekendelegaties

De gemeenteraad /raad voor maatschappelijk welzijn delegeert de handtekenbevoegdheid  van volgende documenten aan de desbetreffende medewerkers van het lokaal bestuur (art. 34 HHR gemeenteraad/RMW):

●        aan gebruikers van de infrastructuur of aan ontleners van materiaal: mededeling, (reservatie)bevestiging, aankondiging, onkostennota, herinnering, vraag om ouderlijke toestemming

●        aan gebruikers van de infrastructuur of aan ontleners van materiaal: mededeling, (reservatie)bevestiging, aankondiging, onkostennota, herinnering, vraag om ouderlijke toestemming

●        aangiftedossier tenzij hogerliggende wetgeving anders bepaalt

●        aanvraag auteur (bijv. in bibliotheek) of lesgever (bijv. bij de provincie)

●        begeleidende brief (bijv. bij doorsturen van mutualiteitspapieren, stagedocumenten, fiscale attesten, beslissingen, …)

●        attesten (bijv. teruggave sportactiviteit door mutualiteit, tewerkstellingsattest) tenzij hogerliggende wetgeving anders bepaalt

●        brief in naam van de adviesraad

●        subsidieformulier tenzij hogerliggende wetgeving anders bepaalt

●        opvragen van informatie t.b.v. de dienst

●        retributie en aanslagbiljet

●        mededeling (bijv. kennisgeving oplevering, vrijgave borg, uitnodiging tot offerte) tenzij in het document een beslissing is opgenomen die het gemeentebestuur verbindt op juridisch of ander vlak (bijv. engagementen, standpunten)

Diensthoofd Sociale Dienst: ondertekenen van vrijwilligersovereenkomsten.

Maatschappelijk werk(st)er: ondertekenen van uitnodigingen van cliënten.

De algemeen directeur delegeert de bevoegdheid tot het bijwonen van de vergaderingen van het BCSD en het opstellen en medeondertekenen van de notulen ervan aan het diensthoofd sociale zaken/ diensthoofd sociale administratie/ diensthoofd activering en welzijn

12. Vervangingsregeling

12.1 Burgemeester / voorzitter vast bureau

Bij afwezigheid wordt de burgemeester vervangen door een schepen volgens rang overeenkomstig de federaal gestelde nationaliteitsvereiste, uitgezonderd als de burgemeester zijn bevoegdheid specifiek aan een andere schepen heeft overgedragen.

De schepen die het burgemeestersambt waarneemt, neemt van rechtswege ook het mandaat waar van voorzitter van het vast bureau.

12.2 Voorzitter gemeenteraad/ raad voor maatschappelijk welzijn

Als de voorzitter tijdelijk afwezig is, of als hij / zij bij een welbepaalde aangelegenheid betrokken partij is als vermeld in artikel 27 van het DLB, wordt hij/ zij met behoud van de toepassing van de nationaliteitsvereiste, als volgt vervangen:

1° als de voorzitter zijn/ haar bevoegdheid schriftelijk heeft opgedragen aan een gemeenteraadslid, neemt dat gemeenteraadslid het voorzitterschap waar;  

2° als de voorzitter zijn/haar bevoegdheid niet heeft opgedragen aan een gemeenteraadslid overeenkomstig punt 1°, neemt het gemeenteraadslid met de hoogste rang het voorzitterschap waar. Als dat raadslid de voorzitter niet kan vervangen, wordt het voorzitterschap waargenomen door een ander gemeenteraadslid in volgorde van rang.

12.3 Voorzitter BCSD

Bij afwezigheid of verhindering van de voorzitter, neemt het lid van de raad voor maatschappelijk welzijn waaraan de voorzitter zijn bevoegdheid schriftelijk heeft overgedragen of, indien dit niet gebeurd is, het aanwezige lid van de raad voor maatschappelijk welzijn met de meeste anciënniteit die verkozen is op dezelfde lijst als de voorzitter die hij/ zij vervangt, het voorzitterschap waar.

12.4 Ambtenaar burgerlijke stand

Bij afwezigheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand, wordt hij/zij vervangen door de burgemeester en vervolgens door de schepenen volgens rang.

12.5 Algemeen directeur

De gemeenteraad duidt, in volgorde, Lies Van Cauter (diensthoofd strategie) en Steven De Jaeger (jurist) aan als vervanger van de algemeen directeur bij afwezigheid.

De bevoegdheid om een waarnemend algemeen directeur aan te stellen voor afwezigheden van meer dan 30 dagen wordt toegekend aan het college.

12.6 Financieel directeur

De gemeenteraad duidt, in volgorde, Rosalie Broeckaert (projectmedewerker financiën), Isabelle Trenson (deskundige boekhouding) en Mieke Claeys (deskundige boekhouding) aan als vervanger in geval van afwezigheid of verhindering van de financieel directeur.

De bevoegdheid om een waarnemend financieel directeur aan te stellen voor afwezigheden voor een periode van meer dan 30 dagen wordt toegekend aan het college

13. Bijlagen

13.1 Lijst van budgethouders

De algemeen directeur

De financieel directeur

De directeur Mens

De directeur Ruimte

13.2 Model afsprakennota budgethouderschap

Afsprakennota budgethouderschap

Tussen :

- College van burgemeester en schepenen , vertegenwoordigd door de burgemeester

Koenraad De Ceuninck

en

- ………………………………………………(naam & functie budgethouder).

WETGEVEND KADER

Omschrijving budgethouderschap

Het organisatiebeheersingssysteem kader omschrijft het budgethouderschap als “de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft”.

‘Taakstellend’ betekent dat er een afspraak is gemaakt omtrent welke prestaties binnen een bepaalde periode moeten worden geleverd en met welk budget deze afspraak moet worden gerealiseerd.

‘Budget’ betreft het geheel van beschikbaar gesteld dienstverleningspotentieel (geldelijke middelen, gebruik van een gebouw, materieel, beroep kunnen doen op competent personeel e.d.)

Beslissing tot aanstelling van de budgethouder

De gemeenteraad bepaalt wat onder dagelijks bestuur wordt begrepen.

Het college van burgemeester en schepenen kan het budgethouderschap voor aangelegenheden van dagelijks bestuur toekennen aan de algemeen directeur, die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan.

De algemeen directeur kan zijn bevoegdheid met betrekking tot bepaalde budgetten delegeren aan leden van het managementteam en andere personeelsleden na advies van het college van burgemeester en schepenen.

De betrokken personeelsleden kunnen de aan hen gedelegeerde bevoegdheid niet weigeren als hun functieomschrijving erin voorziet. Zij zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hen gedelegeerde budgethouderschap.

VERBINTENISSEN TUSSEN BUDGETHOUDER EN DE GEMEENTE

Artikel 1: voorwaarden tot aanstelling tot budgethouder

De toekenning van de bevoegdheid tot beheer van een budget aan een ambtenaar kan niet zonder zijn/haar aanvaarding.

Het college van burgemeester en schepenen kan, na het advies van de algemeen directeur ingewonnen te hebben, bijkomende vereisten opleggen aan sommige budgethouders.

Artikel 2: algemene bevoegdheden van de budgethouder

De budgethouder:

✓ beslist over uitgaven die de gemeente verbinden, binnen de perken van de delegatie

en overeenkomstig het aan hem/haar toevertrouwde budget.

De bevoegdheid van de budgethouder is beperkt tot de opdrachten waarvan de prijs over de volledige looptijd van de verbintenis het bedrag van 30.000 euro excl. BTW niet overschrijdt. De opdrachten behoren tot het niet-prioritair en het gelijkblijvend beleid.

✓ keurt de te betalen bedragen goed die betrekking hebben op het aan hem/haar

toevertrouwde budget.

✓ is bevoegd om de genomen beslissingen, documenten en briefwisseling te ondertekenen die verband houden met de overgedragen bevoegdheden. De budgethouder is bevoegd om contracten te ondertekenen waarvan het bedrag over de volledige looptijd het bedrag 30.000 euro excl. BTW niet overschrijdt, en behoort tot het niet-prioritair en het gelijkblijvend beleid.

✓ is bevoegd voor het verschuiven van budgetten tussen jaarbudgetrekeningen die behoren tot het budget van het gelijkblijvend beleid en van het niet prioritair beleid, voor zover deze verschuivingen niet hoger zijn dan 30.000 euro excl. btw per verschuiving. Deze verschuivingen worden wel ter inzake gegeven aan het college van burgemeester en schepenen.

✓ beslist over alle uitgaven aangaande personeel (dit is niet beperkt tot een bedrag maar wel het totale budget) en kan ook vrij de budgetten verschuiven binnen het personeelsbudget.

✓ is verantwoordelijk voor de facturatie van de te ontvangen bedragen die betrekking hebben op het aan hem toevertrouwde budget

✓ bepaalt forfaits voor personeelsleden inzake abonnement GSM.

✓ bepaalt binnen een kader goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen de tarieven voor voeding en drank die verkocht worden.

De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer van het budget van de acties van het gelijkblijvend beleid en van het niet prioritaire beleid.

De acties van het gelijkblijvend beleid betreffen de normale werking van diensten.

Hiervoor gelden de normale doelstellingen zoals opgenomen in de functieomschrijving van de budgethouder. Voor de gedelegeerde niet-prioritaire acties, wordt in de mate van het mogelijke de doelstelling van de actie behaald zoals omschreven in het meerjarenplan. Aangezien de delegatie beperkt wordt tot 30.000 euro excl. btw, kan de verantwoordelijkheid voor het behalen van die doelstellingen waarvoor ook hogere bedragen nodig zijn niet volledig worden toegewezen aan de algemeen directeur.

Het college van burgemeester en schepenen blijft bevoegd voor het goedkeuren van uit

te betalen toelagen en werkingsbijdragen.

Artikel 3: verbintenissen van de budgethouder

De budgethouder:

✓ is verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering van het aan hem/haar toevertrouwde budget, zowel wat de uitgaven als de inkomsten betreft.

Voor de opdrachten waarvan de prijs over de volledige looptijd van de verbintenis het bedrag van 30.000 euro excl. BTW overschrijdt of behoort tot de prioritaire acties, is het college van burgemeester en schepenen budgethouder, tenzij het personeelskosten betreft.

✓ zorgt ervoor dat de vigerende aankoopprocedure steeds wordt toegepast, waarbij o.a. er steeds een bestelbon wordt opgemaakt, de markt wordt verkend,…

✓ draagt een verantwoordingsplicht wat betreft de overgedragen bevoegdheden)

✓ organiseert op een efficiënte manier de dagelijkse activiteiten van de dienst of het project.

✓ streeft de realisatie na van een open en directe interne en externe communicatie.

✓ maakt optimaal gebruik van de aanwezige middelen teneinde in een kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen voorzien.

✓ zorgt voor een tijdige facturatie

Artikel 4: verbintenissen van de gemeente

De gemeente verbindt zich ertoe om alle noodzakelijke budgettaire, infrastructurele- en personeelsmiddelen ter beschikking van de budgethouder te stellen teneinde deze in staat te stellen om de vooropgestelde doelstellingen te verwezenlijken.

De budgethouder staat in relatie tot het college van burgemeester en schepenen in een toezichtverhouding. Het gezag van het college van burgemeester en schepenen beperkt zich tot het controleren van de overeengekomen afspraken en houdt niet in dat het college van burgemeester en schepenen in de plaats van de budgethouder kan beslissen.

Het college van burgemeester en schepenen blijft de beleidsverantwoordelijkheid dragen voor de uitgeoefende bevoegdheden.

Artikel 5: evaluatie van het budgethouderschap

Overeenkomstig artikel 219 van het DLB rapporteert de algemeen directeur minstens eenmaal per jaar aan het college van burgemeester en schepenen, de raad voor maatschappelijk welzijn over de uitvoering van het budgethouderschap.De door de algemeen directeur met budgethouderschap belaste personeelsleden rapporteren minstens eenmaal per jaar aan de algemeen directeur over de uitvoering van hun budgethouderschap.

Het algemeen functioneren van de budgethouder wordt beoordeeld volgens de bepalingen van de rechtspositieregeling van de gemeente.

Deze beoordelingen kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van de doelstellingen, middelen, te bereiken resultaten en effecten.

In voorkomend geval kan de beoordeling tot gevolg hebben dat het budgethouderschap aan de ambtenaar wordt ontnomen.

Artikel 6: deontologie

Van de budgethouder wordt verwacht dat hij/zij alert is voor mogelijke deontologische problemen.

Indien de budgethouder oordeelt dat er zich een deontologisch probleem zou kunnen stellen met een handeling of beslissing als budgethouder dan zal hij/zij deze handeling of beslissing overlaten aan een hogere budgethouder-ambtenaar.

Artikel 7: einde van het budgethouderschap.

Het budgethouderschap geldt in beginsel voor onbepaalde duur.

Het college van burgemeester en schepenen kan bij gemotiveerde beslissing voortijdig een einde stellen aan het budgethouderschap.

Op verzoek van de budgethouder kan eveneens voortijdig een einde gesteld worden aan het budgethouderschap.

Na het beëindigen van het budgethouderschap neemt de budgethouder zijn oorspronkelijke rol weer op.

Aldus vastgesteld in de zitting het college van burgemeester en schepenen in de zitting van ………………………………….

Opgemaakt in twee exemplaren,

Maldegem,

De burgemeester,     de budgethouder,"

Artikel 2:

Alle eerdere delegatiebeslissingen strijdig met het hierboven vermelde gecoördineerd document, worden opgeheven.

Zitting van 28 05 2026

OPENBARE ZITTING

5.   BEVOEGDHEIDSDELEGATIES PERSONEEL, VASTSTELLING VAN HET BEGRIP DAGELIJKS PERSONEELSBEHEER EN BEHEERSOVEREENKOMST VOOR GEMEENTE EN OCMW VOOR GEÏNTEGREERD PERSONEELSBELEID

Juridische gronden

●        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

●        Artikel 28 § 1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat dit punt in openbare zitting behandeld wordt.

●        Artikel 40 § 1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat stelt dat de gemeenteraad beschikt over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de gemeentelijke aangelegenheden.

●        Artikel 41, 1e lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad bij reglement bepaalde bevoegdheden kan toevertrouwen aan het college van burgemeester en schepenen.

●        Artikel 41, 2e lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat de bevoegdheden vastlegt die de gemeenteraad niet kan delegeren aan het college van burgemeester en schepenen en in het bijzonder:

○        2° het vaststellen van andere gemeentelijke reglementen dan die over personeelsaangelegenheden, en het bepalen van straffen en administratieve sancties bij de overtreding van die reglementen;

○        5° het goedkeuren van beheers- en samenwerkingsovereenkomsten;

○        17° het aangaan van andere dadingen dan dadingen met personeelsleden naar aanleiding van een beëindiging van het dienstverband, die de gevolgen van de beëindiging van het dienstverband als voorwerp hebben.

●        Artikel 56§2 en §3 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 m.b.t de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen en in het bijzonder:

○        2° het aanstellen en het ontslaan van het personeel, alsook de sanctie- en tuchtbevoegdheid ten aanzien van het personeel, met behoud van de toepassing van de bevoegdheid van de gemeenteraad, vermeld in artikel 41, tweede lid, 6°, van dit decreet en de gevallen waarin die bevoegdheid door of krachtens de wet of het decreet aan de gemeenteraad is opgedragen.

●        Artikel 57 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 m.b.t. de bevoegdheden die aan het college van burgemeester en schepenen werden gedelegeerd en die niet kunnen worden toevertrouwd aan de algemeen directeur, meer concreet het vaststellen van de rechtspositieregeling, het vaststellen van wat onder het begrip `dagelijks personeelsbeheer' moet worden verstaan en het aangaan van dadingen met personeelsleden naar aanleiding van een beëindiging van het dienstverband.

●        Artikel 78, 1e lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn bij reglement bevoegdheden kan overdragen aan het vast bureau.

●        Artikel 78, 2e lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat de bevoegdheden vastlegt die de raad voor maatschappelijk welzijn niet kan delegeren aan het vast bureau en in het bijzonder:

○        2° het vaststellen van andere gemeentelijke reglementen dan die over personeelsaangelegenheden, en het bepalen van straffen en administratieve sancties bij de overtreding van die reglementen;

○        6° het goedkeuren van beheers- en samenwerkingsovereenkomsten als vermeld in artikel 196;

○        15° het aangaan van andere dadingen dan dadingen met personeelsleden naar aanleiding van een beëindiging van het dienstverband, die de gevolgen van de beëindiging van het dienstverband als voorwerp hebben.

●        Artikel 84§2 en §3 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 m.b.t de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen en in het bijzonder:

○        2° het aanstellen en het ontslaan van het personeel, alsook de sanctie- en tuchtbevoegdheid ten aanzien van het personeel, onder voorbehoud van de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 78, tweede lid, 7°, en de gevallen waarin die bevoegdheid door of krachtens de wet of het decreet aan de raad voor maatschappelijk welzijn is opgedragen.

●        Artikel 85 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 m.b.t. de bevoegdheden aan het vast bureau werden gedelegeerde en die niet kunnen worden toevertrouwd aan de algemeen directeur, meer concreet het vaststellen van de rechtspositieregeling, het vaststellen van wat onder het begrip `dagelijks personeelsbeheer' moet worden verstaan en het aangaan van dadingen met personeelsleden naar aanleiding van een beëindiging van het dienstverband.

●        Artikel 170, 2de lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de algemeen directeur aan het hoofd staat van het personeel van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en bevoegd is voor het dagelijks personeelsbeheer en verder dat de uitoefening van het dagelijks personeelsbeheer kan toevertrouwd worden aan andere personeelsleden.

●        Artikel 170, 3de lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de algemeen directeur rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, aan het vast bureau en aan het bijzonder comité voor de sociale dienst.

●        Artikel 171§4 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de algemeen directeur in overleg met het managementteam zorgt voor o.m.

○        1° het voorontwerp van het organogram;

○        2° het voorontwerp van de rechtspositieregeling van het personeel;

●        Artikel 196 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met een of meer overheden een samenwerkingsovereenkomst kunnen sluiten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan worden opgenomen dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden.

Feiten

●           Het decreet lokaal bestuur (DLB) biedt aan verschillende organen en functiehouders binnen het lokaal bestuur de mogelijkheid om bepaalde bevoegdheden naar een ander niveau binnen de organisatie te delegeren.

●           In lokaal bestuur Maldegem gelden op vlak van personeelsbeleid momenteel al verschillende delegaties, zowel op niveau van:

○           de gemeenteraad en raad van maatschappelijk welzijn

○           het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau

○           de algemeen directeur

●           De verschillende delegaties op vlak van personeelsbeleid werden telkens in afzonderlijke en individuele beslissingen van de bevoegde organen vastgelegd.

●           Het voorgelegde document omvat een overzicht van de binnen ons bestuur bestaande bevoegdheidsdelegaties, aangevuld met een nieuwe (zie blauwe tekst) wenselijke bevoegdheidsdelegatie nl. de delegatie van het aangaan van dadingen met personeelsleden n.a.v. een beëindiging van het dienstverband. Een snelle aanpak in het aangaan van dadingen is immers gunstig voor alle partijen en resulteert voor het bestuur ook in een financieel voordeel doordat het college van burgemeester en schepenen / vast bureau regelmatiger bijeenkomt dan de gemeenteraad / de raad voor maatschappelijk welzijn.

●           Er werd ernaar gestreefd om daarnaast ook de invulling van het begrip 'dagelijks personeelsbeheer' mee te integreren in deze nota en om een aantal bepalingen m.b.t. de samenwerking tussen gemeente en OCMW vast te leggen, alsook de wijze waarop na delegatie gerapporteerd wordt. 

●           Op die manier wordt betracht een duidelijk overzichtelijker te maken m.b.t. de praktische uitvoering van de bepalingen van het decreet lokaal bestuur betreffende geïntegreerd personeelsbeleid.

●           Het ontwerp bestaat uit

○           Hoofdstuk 1: een algemeen deel met een inleiding en duiding van het doel van het document

○           Hoofdstuk 2: een beknopte weergave van de juridische basis

●           Vervolgens volgt een opsomming van de delegaties per orgaan en de opsomming van de invulling die een bevoegd orgaan geeft aan hetzij het begrip dagelijks personeelsbeheer, hetzij de manier waarop gemeente en OCMW samenwerken.

○           Hoofdstuk 3: Delegatie van de gemeenteraad aan het college van burgemeester en schepenen, delegatie van de raad van maatschappelijk welzijn aan het vast bureau en vaststelling van een beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW voor geïntegreerd personeelsbeleid

■           Delegatie rechtspositieregeling en organogram

■           Delegatie vaststelling van reglementen over personeelsaangelegenheden

■           Delegatie aangaan van dadingen met personeelsleden naar aanleiding van de beëindiging van het dienstverband

■           Delegatie vastleggen van vervangende feestdagen en sluitingsdagen

■           Delegatie vaststelling van het begrip dagelijks personeelsbeheer.

■           Beheersovereenkomst gemeente en OCMW voor geïntegreerd personeelsbeleid

●           Gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten

●           Beroep doen op elkaars personeelsleden

●           Juridische werkgever, werkgeversgezag en financiële verrekening

○           Hoofdstuk 4: Delegatie van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau aan de algemeen directeur en vaststelling van het begrip dagelijks personeelsbeheer

■           Delegatie van de aanstellingsbevoegdheid

■           Vaststelling van het begrip dagelijks personeelsbeheer

●           Met betrekking tot de organisatie

●           Met betrekking tot de werking

●           Met betrekking tot het salaris, de toelagen en de vergoedingen

●           Met betrekking tot de arbeidsduur, verloven en afwezigheden

○           Hoofdstuk 5: Delegatie van de algemeen directeur met betrekking tot het begrip dagelijks personeelsbeheer

●           Met betrekking tot de organisatie

●           Met betrekking tot de werking

●           Met betrekking tot de arbeidsduur, verloven en afwezigheden

●           De nota wordt afgesloten met

○           Hoofdstuk 6: opname wie op welke basis aan welk orgaan rapporteert.

Argumentatie

●        De momenteel in ons lokaal bestuur bestaande delegatiebeslissingen zijn telkens in afzonderlijke beslissingen en verspreid in de tijd genomen. Dit werkt de versnippering van deze beslissingen in de hand en zorgt ervoor dat het niet evident is om een duidelijk zicht te krijgen over de correcte en actuele  bevoegdheidsverdeling binnen ons lokaal bestuur.

●        Het is dan ook beter om alle delegaties voor de verschillende bevoegdheidsniveaus, te bundelen in één enkel gecoördineerd besluit, geordend per thema.

●        De dienst strategie agendeerde een gecoördineerd delegatiebesluit dat beter toelaat na te gaan in hoeverre de bestaande delegaties nog actueel zijn of dat een aanpassing/ wijziging/ uitbreiding ervan noodzakelijk is om een vlotte, efficiënte, werking van het lokaal bestuur te garanderen.

●        De samenvoeging van de verschillende afzonderlijke delegaties in één gecoördineerd delegatiebesluit  zorgt voor meer duidelijkheid, waardoor ook de rechtszekerheid en toegankelijkheid verhoogt. Bovendien worden zo mogelijke ongerijmdheden en inconsistenties tussen verschillende delegaties vermeden.

●        De delegaties inzake personeel worden in een afzonderlijk document opgenomen, dat op termijn eventueel kan geïntegreerd worden in het gecoördineerde document.

●        Er werd voor deze werkwijze geopteerd, omdat het decreet lokaal bestuur op vlak van personeelsbeleid, naast enkele delegatiemogelijkheden, ook voorziet in het begrip 'dagelijks personeelsbeheer' dat een invulling moet krijgen en in de mogelijkheid om i.h.k.v. een geïntegreerd personeelsbeleid afspraken te maken tussen gemeente en OCMW.

●        Omwille van gelijkaardige motieven zoals hierboven vermeld, is het aangewezen om al de ze bepalingen te verzamelen in één document, zoals toegevoegd in bijlage.

●        Om tot één document te komen, wordt dit trapsgewijs voorgelegd aan de betrokken organen of functiehouders die een delegatie verlenen, de begrippen invullen en de afspraken goedkeuren.

●        De gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn keuren dus als eerste goed, vervolgens het college en het vast bureau en ten slotte de algemeen directeur, telkens voor wat betreft hun eigen bevoegdheden.

●        Eventuele latere wijzigingen door een bevoegd orgaan of bevoegde functiehouder worden verwerkt en geïntegreerd in dit gecoördineerd document om nieuwe versnippering te vermijden. De actuele versie wordt steeds ter inzage gehouden voor zowel intern als extern gebruik.

Besluit

25 stemmen voor: Danté Basslé, Koenraad De Ceuninck, Annelies Lammertyn, Peter Van Hecke, Marten De Jaeger, Anneke Gobeyn, Leen Anthuenis, Valerie Taeldeman, Jason Van Landschoot, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Timothy De Groote, Ineke Hebbrecht, Jan De Metsenaere, Henk Deprest, Cedric De Smet, Robin Van Kerschaver, Lut D´Hondt, Dino Lateste, Patrice Timmerman, Emma De Smet, Maxim Vandemoere, Christiaan Verstrynge, Valentijn De Lille en Rik Vandenberghe

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt, voor wat betreft haar eigen bevoegdheden, het document "Bevoegdheidsdelegaties personeel, vaststelling van het begrip dagelijks personeelsbeheer en beheersovereenkomst voor gemeente en OCMW voor geïntegreerd personeelsbeleid", goed als volgt:.  

Bevoegdheidsdelegaties personeel

Vaststelling van het begrip dagelijks personeelsbeheer

Beheersovereenkomst voor gemeente en OCMW voor geïntegreerd personeelsbeleid

Gemeente & OCMW Maldegem

Vastgesteld door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op 28-05-2026.

Vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau op xx-xx-2026.

Vastgesteld door de algemeen directeur op xx-xx-2026.

Bekendgemaakt op www.maldegem.be op xx-xx-2026.

Inhoud

1. Inleiding en doel document

Lokale besturen (gemeente en OCMW) hebben een breed takenpakket, verdeeld over politieke organen. Op vlak van HR zijn de bevoegdheden verdeeld over de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur.

Het is weinig realistisch dat al deze organen hun bevoegdheden steeds zelf uitoefenen. Delegatie is daarom een essentieel instrument om de werking van het lokaal bestuur beheersbaar, efficiënt en wendbaar te houden. Delegatie is echter aan strikte regels gebonden. Niet alle bevoegdheden kunnen worden gedelegeerd: een wettelijke of decretale basis is altijd vereist.

Dit document geeft voor de gemeente en het OCMW Maldegem een concrete invulling aan de decretaal voorziene begrippen die nodig zijn om te verduidelijken wat bepaalde bevoegdheden m.b.t. HR in de praktijk inhouden. Daarnaast wordt de invulling van het begrip ‘dagelijks personeelsbeheer’ vastgesteld. Ten slotte worden ook een aantal bepalingen m.b.t. de samenwerking op personeelsvlak tussen gemeente en OCMW beschreven en hoe er gerapporteerd wordt over gedelegeerde bevoegdheden.

Voorliggend document is aanvullend en verduidelijkend, niet vervangend. Het dient in geval van twijfel of onduidelijkheid steeds samen te worden gelezen met andere regelgevende teksten.

Dit document bevat zowel beslissingen van de gemeenteraad (GR), het college van burgemeester en schepenen (CBS), de raad voor maatschappelijk welzijn (RMW), het vast bureau (VB) en de algemeen directeur (AD). Elk orgaan of elke functiehouder kan uiteraard enkel binnen haar of zijn bevoegdheden beslissen. Dit document wordt  trapsgewijs formeel goedgekeurd door alle betrokken organen of de betrokken functiehouder voor wat betreft hun gedeelte. Eventuele latere wijzigingen aan voorliggend document worden beslist door het bevoegde orgaan of de bevoegde functiehouder, en vervolgens in voorliggend document geïntegreerd.

2. Juridische basis

Het Decreet Lokaal Bestuur voorziet dat de gemeenteraad de bevoegdheid heeft om het begrip ‘dagelijks personeelsbeheer’ in te vullen en om vast te stellen wat onder ‘dagelijks personeelsbeheer’ verstaan wordt, dit om het beleid zo efficiënt mogelijk te organiseren, op maat van de eigen organisatie en binnen de grenzen die het zelf wenst.  Op basis van artikel 57, tweede lid en 85, tweede lid Decreet Lokaal Bestuur kan deze bevoegdheid worden gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau. Bij het uitoefenen van een gedelegeerde bevoegdheid moet steeds rekening gehouden worden met hogere regelgeving, bijvoorbeeld wetten en decreten, de rechtspositieregeling, het arbeidsreglement enz.
 

Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) bepaalt expliciet welke bevoegdheden niet gedelegeerd mogen worden. Het uitgangspunt is: delegatie is mogelijk, tenzij expliciet verboden. In andere regelgeving wordt vaak omgekeerd gewerkt: alleen wat expliciet mag, kan worden gedelegeerd. Bij het uitoefenen van een gedelegeerde bevoegdheid moet steeds rekening gehouden worden met hogere regelgeving, bijvoorbeeld wetten en decreten, de rechtspositieregeling, het arbeidsreglement, het vormingsreglement, enz.

De wettelijke basis voor wat dagelijks personeelsbeheer inhoudt, is eveneens opgenomen in het Decreet Lokaal Bestuur (artikel 170).

Hierbij is ook voorzien dat de algemeen directeur bepaalde bevoegdheden kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, waarbij de algemeen directeur nooit wordt ontslagen van zijn / haar / hun verantwoordelijkheid.

Verder zijn er bepalingen vastgelegd m.b.t. samenwerking op het gebied van personeel tussen gemeente en OCMW. Daarnaast is voorzien in de mogelijkheid tot kruiselingse delegatie waarbij binnen de bij het decreet of andere wetgeving bepaalde grenzen, gemeentebevoegdheden aan een OCMW-personeelslid worden gedelegeerd en OCMW-bevoegdheden aan een gemeentepersoneelslid.

3. Delegatie van de gemeenteraad aan het college van burgemeester en schepenen, delegatie van de raad van maatschappelijk welzijn aan het vast bureau en vaststelling van een beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW voor geïntegreerd personeelsbeleid

De gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn delegeert de volgende personeelsaspecten aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau:

4. Delegatie vaststelling rechtspositieregeling en organogram

De vaststelling van de rechtspositieregeling en het organogram wordt gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.  De algemeen directeur zorgt in overleg met het managementteam voor het voorontwerp.

5. Delegatie vaststelling van reglementen over personeelsaangelegenheden

De vaststelling van reglementen over personeelsaangelegenheden wordt toevertrouwd aan het college van burgemeester en schepenen/het vast bureau.

6. Delegatie aangaan van dadingen met personeelsleden naar aanleiding van een beëindiging van het dienstverband.

Het aangaan van dadingen met personeelsleden n.a.v. een beëindiging van het dienstverband die de gevolgen van de beëindiging van het dienstverband als voorwerp hebben, wordt gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen/het vast bureau.

7. Delegatie vastleggen van vervangende feestdagen en sluitingsdagen

De delegatie van de vaststelling van de rechtspositieregeling brengt met zich mee dat ook het vastleggen van vervangingsfeestdagen en sluitingsdagen mee gedelegeerd worden aan het college van burgemeester en schepenen/het vast bureau. 

8. Delegatie vaststelling van het begrip dagelijks personeelsbeheer

Het Decreet Lokaal Bestuur voorziet dat de gemeenteraad de bevoegdheid heeft om het begrip ‘dagelijks personeelsbeheer’ in te vullen en om vast te stellen wat onder ‘dagelijks personeelsbeheer’ verstaan wordt. Dit om het beleid zo efficiënt mogelijk te organiseren, op maat van de eigen organisatie en binnen de grenzen die het zelf wenst.  Deze bevoegdheid wordt gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.

9. Beheersovereenkomst gemeente en OCMW voor geïntegreerd personeelsbeleid

Gemeente en OCMW zijn twee aparte organisaties maar delen één organogram, één managementteam, één deontologische code, één algemeen directeur en één financieel directeur. De rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel geldt ook voor het OCMW-personeel, behalve voor het specifiek OCMW-personeel (zoals de maatschappelijk werker in de sociale dienst) en het personeel in specifieke OCMW-diensten zoals bijvoorbeeld een woonzorgcentrum, want dat is de exclusieve bevoegdheid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn.

Gemeente en OCMW sluiten hierbij een beheersovereenkomst over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. Het volgende wordt overeengekomen:

10. Gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten

●        Gemeente en OCMW kunnen gemeenschappelijk gebruik maken van elkaars diensten

11. Beroep doen op elkaars personeelsleden

●        Gemeente en OCMW kunnen beroep doen op elkaars personeelsleden

●        Bij de waarneming van een functie in het ene bestuur door een personeelslid van het andere bestuur kan hiervoor een waarnemingstoelage worden toegekend

●        Leidinggevenden mogen instructies geven aan zowel gemeente- als OCMW-personeel dat volgens het organogram tot hun dienst behoort

●        Een personeelslid van de gemeente kan geëvalueerd worden door een personeelslid van het OCMW of omgekeerd, op voorwaarde dat deze laatste een leidinggevende bevoegdheid uitoefent over het personeelslid

12. Juridische werkgever, werkgeversgezag en financiële verrekening

●        De gemeente of het OCMW blijft naar gelang het geval de juridische werkgever en oefent het werkgeversgezag uit.

●        Voor de uitoefening wordt onderling geen vergoeding voorzien

13. Delegatie van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau aan de algemeen directeur en vaststelling van het begrip dagelijks personeelsbeheer

Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau delegeert de volgende personeelsaspecten aan de algemeen directeur.

14. Delegatie van de aanstellingsbevoegdheid

De aanstellingsbevoegdheid houdt in: het aanstellen en het ontslaan van het personeel, alsook de sanctie- en tuchtbevoegdheid ten aanzien van het personeel:

●        Inrichten van selectieprocedures: vacant verklaren van een functie, vaststellen van de jury, vaststellen van de selectieprocedure, afsluiten van de kandidatuurlijst, afsluiten van de selectieprocedure, aanleggen van een wervings- of bevorderingsreserve…

●        Aanstellen en ontslaan van personeelsleden, evenals de sanctie- en tuchtbevoegdheid ten aanzien van deze personeelsleden

●        Interne mobiliteit en bevordering van een personeelslid

●        Aanstellen van een personeelslid met betrekking tot het waarnemen van een hogere functie

●        Ambtshalve herplaatsen van een personeelslid

●        In disponibiliteit stellen van een personeelslid

●        Ter beschikking stellen van een personeelslid (= met overdracht van het werkgeversgezag)

●        Het nemen van ordemaatregelen. Dit zijn maatregelen die tot doel hebben om de verstoring van de goede werking van de dienst te herstellen

15. Vaststelling van het begrip dagelijks personeelsbeheer

De algemeen directeur staat in voor de algemene leiding van de diensten van de gemeente en van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Hij/zij/x staat aan het hoofd van het personeel van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en is bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer. Het begrip dagelijks personeelsbeheer wordt als volgt ingevuld:

16. Met betrekking tot de organisatie

●        Vaststellen van functiebeschrijvingen, met uitzondering van de decretale graden

●        Behandelen van aanvragen en afsluiten van overeenkomsten voor een stage, een werkstraf en personeelsleden in het kader van artikel 60 § 7 van de OCMW-wet

●        Instaan voor de werkorganisatie, taakverdeling en taaktoewijzing

●        Vaststellen van tijdelijke dienstaanwijzing van een personeelslid in het kader van de goede werking van de dienst

●        Uitlenen van personeel tussen gemeente en OCMW (= zonder overdracht van werkgeversgezag)

●        Instaan voor het onthaal van nieuwe personeelsleden, afspraken voor integratie in de organisatie en inwerking in de functie 

17. Met betrekking tot de werking

●        Instaan voor de invulling van het vormingsrecht en de vormingsplicht

●        Behandelen van vormingsaanvragen

●        Waken over de invulling en de interne organisatie van de feedback- en evaluatiecyclus van de personeelsleden in de organisatie, met uitzondering van de decretale graden

●        Instaan voor de uitvoering van de feedback- en evaluatiecyclus van de personeelsleden en instaan voor de evaluatie tijdens de proeftijd van een personeelslid

●        Verstrekken van verklaringen en ondertekenen van attesten in verband met het personeelsbeheer, bijvoorbeeld sociale documenten, tewerkstellingsattest, vakantieattest…

●        Opmaken van de werkplanning. Instaan voor de regeling van dienstreizen en goedkeuren van aanvragen tot dienstreis met het meest geschikte vervoermiddel

●        Goedkeuren van aanvragen voor het uitvoeren van telewerk van een personeelslid

●        Het nemen van maatregelen van inwendige orde. Dit zijn maatregelen om de goede werking van de dienst te verbeteren of te verzekeren.

●        De beoordeling van een arbeidsongeval

18. Met betrekking tot het salaris, de toelagen en de vergoedingen

●        Vaststellen van het individueel jaarsalaris van een personeelslid, met inbegrip van de aanrekening van eventuele relevante beroepservaring en overname anciënniteit

●        Beslissen over aanvragen met betrekking tot toelagen en (onkosten)vergoedingen van een personeelslid

19. Met betrekking tot de arbeidsduur, verloven en afwezigheden

●        Toezien op het correct naleven van de arbeidstijd en, in geval van niet-naleving van de arbeidstijdregeling, het nemen van passende maatregelen

●        Toestaan van afwijkingen op de organisatie van de arbeidstijd en rusttijden

●        Goedkeuren van prestaties buiten het uurrooster

●        Instaan voor de regeling van opdracht tot permanentieplicht en aanduiden van personeelsleden die de permanentieplicht vervullen

●        Opdrachthouderschap

●        Behandelen van aanvragen van verloven en afwezigheden in het kader van loopbaanvermindering, loopbaanonderbreking, zorgkrediet en onbetaald verlof… en andere tijdelijke loopbaanmaatregelen

●        Goedkeuren van de overdracht van verlofdagen

●        Behandelen van dagdagelijkse individuele verlof- en afwezigheidsaanvragen

●        Vaststellen van een ongewettigde afwezigheid van een personeelslid

●        Organiseren van een medische controle bij ziekte van een personeelslid

20. Delegatie van de algemeen directeur met betrekking tot het begrip dagelijks personeelsbeheer

De algemeen directeur kan de uitoefening van een aantal aspecten van het dagelijks personeelsbeheer toevertrouwen aan de leidinggevende personeelsleden van wie de functies zijn aangegeven in het organogram.

Dit omvat de organisatorische aspecten die de loopbaan van een personeelslid niet rechtstreeks beïnvloeden, maar die minimaal alle aspecten van de dagdagelijkse operationele werking van een dienst met betrekking tot het personeel omvatten. Voor lokaal bestuur Maldegem delegeert de algemeen directeur volgende bevoegdheden aan de diensthoofden/leidinggevenden: 

21. Met betrekking tot de organisatie

●        Instaan voor het onthaal van nieuwe personeelsleden

●        Afspraken voor integratie in de organisatie en inwerking in de functie

22. Met betrekking tot de werking

●        Opmaken van werkplanning

●        Instaan voor de uitvoering van de feedback- en evaluatiecyclus van de personeelsleden

●        Instaan voor de regeling van dienstreizen en goedkeuren van aanvragen tot dienstreis met het meest geschikte vervoermiddel

23. Met betrekking tot de arbeidsduur, verloven en afwezigheden

●        Behandelen van dagdagelijkse individuele verlof- en afwezigheidsaanvragen

●        Goedkeuren van vormingsaanvragen

●        Goedkeuren van prestaties buiten het uurrooster

24. Rapportering

Het college van burgemeester en schepenen/vast bureau rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad/Raad voor Maatschappelijk Welzijn over de gedelegeerde bevoegdheden.

De besluiten van de algemeen directeur worden maandelijks ter kennis gebracht van het college van burgemeester en schepenen / vast bureau.

Artikel 2:

Alle eerdere delegatiebeslissingen strijdig met het hierboven vermelde gecoördineerd document, worden opgeheven.

Zitting van 28 05 2026

OPENBARE ZITTING

6.   BESLUIT TOT GOEDKEURING VAN DE DOCUMENTEN GEWIJZIGD IN HET KADER VAN HET REVISIETRAJECT 2025 VAN HET OFP PROLOCUS

Juridische gronden

●           Artikel 1 van de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, dat bepaalt dat elke persoon recht heeft op maatschappelijke dienstverlening Deze heeft tot doel eenieder in de mogelijkheid te stellen een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid;

●           De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

●           Artikel 2, §1 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (DLB) dat bepaalt dat de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn beogen om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers en een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van hun bevoegdheden verzekeren;

●           Artikel 28 §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB) bepaalt dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

●           Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

Feiten

●           OFP PROLOCUS is het gezamenlijk pensioenfonds van Vlaamse lokale besturen dat het aanvullend pensioen  (2de pijler) van contractuele medewerkers beheert.

●           Overwegende dat OFP PROLOCUS in de eerste helft van 2025 een aantal  sleuteldocumenten herzien heeft in het kader van haar revisietraject “passiva-zijde”1, met name:

○           Het financieringsplan;

○           De beheersovereenkomst;

●           Overwegende dat  het voornamelijk gaat om technisch-juridische aanpassingen, met als doel om de teksten beter te laten aansluiten bij de praktijk;

●           Overwegende dat er daarnaast ook een aantal inhoudelijke wijzigingen werden aangebracht, zoals bijvoorbeeld in de beheersovereenkomst:

○           de transparante beschrijving van de aangepaste (goedkopere) kostenregeling;

○           het inschrijven van een aantal aansprakelijkheidsbeperkingen n.a.v. een wijziging van het Burgerlijk Wetboek,

○           het bepalen van een praktische regeling m.b.t. de verworven pensioenrechten van aangeslotenen van een fusiebestuur dat haar pensioenverplichtingen niet langer toevertrouwt aan het OFP Prolocus, enz. 

 en in het financieringsplan :

○           het vervangen van een aantal niet-gebruikte RSZ-inningspercentages door andere RSZ-inningspercentages die moeten toelaten om in de toekomst voor een aantal besturen fijnmaziger te innen,

○           beschrijving van de praktische toepassing van de pre-financiering bij fusies van besturen enz.

●           Overwegende dat in het kader van het revisietraject ook een aantal technisch-juridische wijzigingen aan het Kaderreglement Tweede Pensioenpijler Contractanten (hierna “het Kaderreglement”) en aan het Bijzonder Reglement werden voorgesteld, hoofdzakelijk met als doel om het beheer van het DC-Plan te vereenvoudigen; 

●           Overwegende dat ook het Kaderreglement zelf bepaalde dat het begin 2025 door de sociale partners moest geëvalueerd worden, met mogelijks een bijsturing tot gevolg.

●           Overwegende dat de voorgestelde wijzigingen aan het Kaderreglement besproken werden in het  Comité C1. 

●           Overwegende dat bovenvermelde documenten goedgekeurd werden op de Raad van Bestuur van het OFP Prolocus van 23 mei 2025, en bekrachtigd werden op de Algemene Vergadering van 17 juni 2025.

●           Overwegende dat het Kaderreglement werd goedgekeurd in het Protocol van Akkoord van 12 november 2025 van het Comité C1.

Argumentatie

●        Overwegende dat in navolging van het bovenvermelde aan het bestuur gevraagd wordt om de wijzigingen aan haar Bijzonder Reglement goed te keuren, en om in te stemmen met de Bijlage bij de Toetredingsakte tot goedkeuring van de wijzigingen aan de beheersovereenkomst en het financieringsplan.

Besluit

25 stemmen voor: Danté Basslé, Koenraad De Ceuninck, Annelies Lammertyn, Peter Van Hecke, Marten De Jaeger, Anneke Gobeyn, Leen Anthuenis, Valerie Taeldeman, Jason Van Landschoot, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Timothy De Groote, Ineke Hebbrecht, Jan De Metsenaere, Henk Deprest, Cedric De Smet, Robin Van Kerschaver, Lut D´Hondt, Dino Lateste, Patrice Timmerman, Emma De Smet, Maxim Vandemoere, Christiaan Verstrynge, Valentijn De Lille en Rik Vandenberghe

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft kennis genomen van de wijzigingen aan de beheersovereenkomst en het financieringsplan, alsook van het gewijzigde Kaderreglement en het in uitvoering daarvan gewijzigde Bijzonder Reglement.    

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de wijzigingen aan haar Bijzonder Reglement goed.

Artikel 3

De raad voor maatschappelijk welzijn stemt in met de Bijlage bij de Toetredingsakte tot goedkeuring van de wijzigingen aan de beheersovereenkomst en het financieringsplan.

Artikel 4

De raad voor maatschappelijk welzijn geeft aan Schouppe Britt - algemeen directeur, het mandaat om de Bijlage bij de Toetredingsakte en het Bijzonder Reglement te ondertekenen, en verzoekt haar om deze documenten op de gevraagde wijze zo spoedig mogelijk ter beschikking te stellen van het OFP Prolocus.

Zitting van 28 05 2026

OPENBARE ZITTING

7.   DIENSTVERLENENDE VERENIGING CREAT SERVICES DV - ALGEMENE VERGADERING OP 16 JUNI 2026: GOEDKEURING VAN DE AGENDA EN VASTSTELLEN VAN HET MANDAAT VAN DE VERTEGENWOORDIGER

Juridische gronden

●        Het wetboek van vennootschappen en verenigingen;

●        Artikel 28 § 1, juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

●        Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder art. 396 t.e.m. 464 betreffende de samenwerkingsverbanden met rechtspersoonlijkheid.

●        Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 mei 2023 tot toetreding van het OCMW Maldegem tot de aankoopcentrale CREAT van TMVS.

●        De statuten van Creat Services dv;

●        Artikel 26, 2de lid van de gecoördineerde statuten van TMVS van 10 december 2019, gewijzigd door de buitengewone algemene vergadering van 12 december 2023, dat stelt dat de vertegenwoordiger(s) in de algemene vergadering wordt (worden) aangesteld voor de duur van de legislatuur. De vaststelling van het (de) mandaat (mandaten) van de vertegenwoordiger(s) in de algemene vergadering wordt herhaald voor elke vergadering;

●        Bij de statutenwijziging, die vastgesteld werd in de buitengewone algemene vergadering van TMVS van 12 december 2023 wijzigde de naam van de "Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services, afgekort TMVS", naar "Creat Services".

●        In toepassing van artikel 27 van de statuten en artikel 6:77 van het wetboek van vennootschappen en verenigingen kunnen deelnemende besturen o.a. schriftelijke vragen indienen die ze wensen behandeld te zien tijdens de algemene vergadering.

Feiten

●        Het OCMW Maldegem is met ingang van 1 juni 2023 toegetreden tot de Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services (TMVS) - met als merknaam CREAT.

●        Het OCMW wordt uitgenodigd naar de algemene vergadering van Creat Services die zal doorgaan op 16 juni 2026 om 14.30 uur in Gent.
De vergadering zal fysiek doorgaan met digitale inbelmogelijkheid via ZOOM.

●        De uitnodiging vermeldt de agenda van de vergadering:

1. Wijziging van vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
3. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2025
4. Verslag van de commissaris
5. a.Goedkeuring van de jaarrekening over het boekjaar 2025 afgesloten per 31 december 2025

b. Goedkeuring van de voorgestelde resultaatsverdeling over het boekjaar 2025

6. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
7. Actualisering presentievergoeding
8. Statutaire benoemingen

 9.    Varia

●        Bij besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 januari 2025 werd raadslid Emma De Smet aangeduid als vertegenwoordiger van de gemeente in de algemene vergaderingen van Creat Services dv en werd raadslid Lut D'Hondt aangeduid als plaatsvervanger, voor de legislatuur 2024 - 2030.

Argumentatie

●        Het is aangewezen dat het OCMW als houder van 5 aandelen deelneemt aan de jaarvergadering van Creat Services dv, met het oog op deelname aan alle beraadslagingen en stemmingen, de goedkeuring van alle voorstellen met betrekking tot de agenda, de ondertekening van alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten en in het algemeen, om het nodige te doen.

Besluit

25 stemmen voor: Danté Basslé, Koenraad De Ceuninck, Annelies Lammertyn, Peter Van Hecke, Marten De Jaeger, Anneke Gobeyn, Leen Anthuenis, Valerie Taeldeman, Jason Van Landschoot, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Timothy De Groote, Ineke Hebbrecht, Jan De Metsenaere, Henk Deprest, Cedric De Smet, Robin Van Kerschaver, Lut D´Hondt, Dino Lateste, Patrice Timmerman, Emma De Smet, Maxim Vandemoere, Christiaan Verstrynge, Valentijn De Lille en Rik Vandenberghe

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn verleent goedkeuring aan onderstaande agenda en elk van de afzonderlijke punten van de agenda met  de daarbijhorende documentatie van de algemene vergadering van Creat Services dv die doorgaat op 16 juni 2026:

1. Wijziging van vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
3. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2025
4. Verslag van de commissaris
5. a.Goedkeuring van de jaarrekening over het boekjaar 2025 afgesloten per 31 december 2025

 b. Goedkeuring van de voorgestelde resultaatsverdeling over het boekjaar 2025

6. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
7. Actualisering presentievergoeding
8. Statutaire benoemingen

9.   Varia

Artikel 2:

Aan de (plaatsvervangend) vertegenwoordiger van OCMW Maldegem, houder van 5 aandelen, die zal deelnemen aan de algemene vergadering van Creat Services dv van 16 juni 2026 wordt het mandaat gegeven om namens het OCMW van Maldegem:

●        aan alle beraadslagingen en stemmingen deel te nemen, alle voorstellen met betrekking tot de agenda goed te keuren, alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten te ondertekenen en in het algemeen, het nodige te doen om de agendapunten van de algemene vergadering uit te voeren.

●        deel te nemen aan elke latere algemene vergadering met dezelfde agenda, in geval de op 16 juni 2026 geplande algemene vergadering niet rechtsgeldig zou kunnen beraadslagen, en daarbij aan alle beraadslagingen en stemmingen deel te nemen, alle voorstellen met betrekking tot de agenda goed te keuren, alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten te ondertekenen en in het algemeen, het nodige te doen om de agendapunten van de buitengewone algemene vergadering te realiseren.

Artikel 3:

Afschrift van dit besluit wordt verzonden naar AVCreatServices@creat.be.

Zitting van 28 05 2026

OPENBARE ZITTING

8.   GEWONE JAARLIJKSE ALGEMENE VERGADERING VAN ETHIASCO OP 11 JUNI 2026: KENNISNAME VAN DE AGENDA

Juridische gronden

●        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

●        Artikel 74, juncto 28 § 1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

●        Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

●        Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 april 2025 betreffende de algemene vergaderingen van EthiasCo, waarbij raadslid Robin Van Kerschaver wordt aangeduid als effectief vertegenwoordiger van het OCMW in de algemene vergaderingen van EthiasCo bv en waarbij schepen Marten De Jaeger wordt aangeduid als plaatsvervangend vertegenwoordiger van het OCMW in de algemene vergaderingen van EthiasCo bv tijdens de huidige legislatuur.

●        De statuten van de coöperatieve Vennootschap EthiasCo bv, zoals vastgesteld op 13 december 2023.

Feiten

●        Met de e-mail van EthiasCo bv van 20 april 2026 betreffende de jaarlijkse algemene vergadering op donderdag 11 juni 2026, wordt de agenda van de vergadering meegedeeld:

Agenda:

1. Verslag van de Raad van bestuur over het boekjaar 2025

2. Goedkeuring van de jaarrekening op december 2025 en bestemming van het resultaat

3. Kwijting aan de bestuurders

4. Kwijting aan de commissaris

5. Statutaire benoemingen - Client Board

●        Het aantal aandelen, en dus stemmen, van het OCMW Maldegem bedraagt 9.

Argumentatie

●        OCMW Maldegem is coöperant-lid van de bv EthiasCo (voorheen Ethias Gemeen Recht) en mag als dusdanig deelnemen aan de algemene vergadering.

Besluit

Artikel 1

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de agenda van de gewone algemene jaarvergadering van EthiasCo bv die doorgaat op donderdag 11 juni 2026 om 10 uur.

Agenda:

1. Verslag van de Raad van bestuur over het boekjaar 2025
2. Goedkeuring van de jaarrekening op december 2025 en bestemming van het resultaat
3. Kwijting aan de bestuurders
4. Kwijting aan de commissaris
5. Statutaire benoemingen - Client Board

Het aantal deelbewijzen, en dus stemmen, van het OCMW bedraagt 9.

Artikel 2

Afschrift van dit besluit wordt toegezonden aan EthiasCo bv op het adres algemene.vergadering@ethias.be.

Zitting van 28 05 2026

OPENBARE ZITTING

9.   VRAGEN VAN RAADSLEDEN

Juridische gronden

●        Artikel 21 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017:
Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk 5 dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen.  Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.

●        Artikel 38, 5°juncto 74 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017:
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:
5° de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de voorzitter en de leden van het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.

●        Artikel 278 §1 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017:
De notulen van de vergaderingen van raad voor maatschappelijk welzijn vermelden ... alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen.

●        Artikel 8 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de OCMW-raad, vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 22 mei 2025, waarin de voorwaarden waaronder de raadsleden hun recht uitoefenen om aan de voorzitter en de leden van het vast bureau vragen te stellen, zijn opgenomen.

Feiten

●        Door de raadsleden werden volgende vragen aan de leden van het vast bureau ingediend:

○        Raadslid De Groote - Bain-Marie in lokaal dienstencentrum Oud St. Jozef

■        Antwoord door schepen Taeldeman.