Zitting van 30 10 2019
OPENBARE ZITTING
1. MEDEDELINGEN AAN DE RAAD
• Beantwoorden mondelinge vragen gesteld in de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 september 2019: geen.
• Andere mededelingen: geen.
Christine Verplaetse Danny Vannevel Wim Swyngedouw Timothy De Groote Anneke Gobeyn Boudewijn De Schepper Peter E. Van Hecke Annelies Lammertyn Geert De Roo Koenraad De Ceuninck Katleen De Kesel Raf Pauwels Marten De Jaeger Stefaan Standaert Bart Van Hulle Leandra Decuyper Jason Van Landschoot Valerie Taeldeman Dino Lateste Henk Deprest Nicole Maenhout Annuska Van Hoorebeke Kiran Van Landschoot Rudiger De Smet Tijs Van Vynckt Marleen Van den Bussche Christine Verplaetse Danny Vannevel Wim Swyngedouw Timothy De Groote Anneke Gobeyn Boudewijn De Schepper Peter E. Van Hecke Annelies Lammertyn Geert De Roo Koenraad De Ceuninck Katleen De Kesel Raf Pauwels Marten De Jaeger Stefaan Standaert Bart Van Hulle Leandra Decuyper Jason Van Landschoot Valerie Taeldeman Dino Lateste Henk Deprest Nicole Maenhout Annuska Van Hoorebeke Kiran Van Landschoot Rudiger De Smet Marleen Van den Bussche Dino Lateste Leandra Decuyper Boudewijn De Schepper Jason Van Landschoot Peter E. Van Hecke Wim Swyngedouw Anneke Gobeyn Marten De Jaeger Marleen Van den Bussche Kiran Van Landschoot Annuska Van Hoorebeke Annelies Lammertyn Henk Deprest Nicole Maenhout Raf Pauwels Rudiger De Smet Danny Vannevel Stefaan Standaert Geert De Roo Bart Van Hulle Valerie Taeldeman Timothy De Groote Koenraad De Ceuninck Katleen De Kesel Christine Verplaetse aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 30 10 2019
OPENBARE ZITTING
2. GOEDKEURING NOTULEN EN AUDIOVERSLAG VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 25 SEPTEMBER 2019
Juridische gronden
• De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
• Artikel 28, §1 juncta 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.
• Artikel 32 juncta 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat behalve in spoedeisende gevallen de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking worden gesteld van de raadsleden en dat het huishoudelijk reglement de wijze bepaalt waarop de notulen ter beschikking worden gesteld.
Dat verder bepaalt dat elk raadslid het recht heeft om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast en dat ook nog verduidelijkt dat als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, de notulen als goedgekeurd beschouwd worden.
• Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.
• Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2019 waarbij de raad beslist het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname.
Feiten
• De notulen werden ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de raadsleden.
• De audio-opnames werden per agendapunt uiterlijk acht dagen voor de dag van de vergadering gepubliceerd op de gemeentelijke website onder 'Vergaderingen OCMW-raad'. De tijdsaanduidingen over de aanvang van de onderscheiden agendapunten werden genoteerd in het document 'Tijdsnotatie audioverslag RMW 25 september 2019' dat eveneens op de website gepubliceerd werd onder 'Vergaderingen OCMW-raad'.
• Er werden geen opmerkingen gemaakt.
Besluit
25 stemmen voor: Bart Van Hulle, Nicole Maenhout, Peter E. Van Hecke, Rudiger De Smet, Jason Van Landschoot, Geert De Roo, Boudewijn De Schepper, Anneke Gobeyn, Valerie Taeldeman, Annelies Lammertyn, Koenraad De Ceuninck, Marten De Jaeger, Marleen Van den Bussche, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Dino Lateste, Stefaan Standaert, Kiran Van Landschoot, Annuska Van Hoorebeke, Henk Deprest, Raf Pauwels, Christine Verplaetse, Katleen De Kesel, Danny Vannevel en Timothy De Groote
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en het audioverslag van de zitting van de raad van 25 september 2019 goed.
Artikel 2:
De voorzitter en de algemeen directeur worden gemandateerd om de notulen na deze goedkeuring te ondertekenen.
Christine Verplaetse Danny Vannevel Wim Swyngedouw Timothy De Groote Anneke Gobeyn Boudewijn De Schepper Peter E. Van Hecke Annelies Lammertyn Geert De Roo Koenraad De Ceuninck Katleen De Kesel Raf Pauwels Marten De Jaeger Stefaan Standaert Bart Van Hulle Leandra Decuyper Jason Van Landschoot Valerie Taeldeman Dino Lateste Henk Deprest Nicole Maenhout Annuska Van Hoorebeke Kiran Van Landschoot Rudiger De Smet Tijs Van Vynckt Marleen Van den Bussche Christine Verplaetse Danny Vannevel Wim Swyngedouw Timothy De Groote Anneke Gobeyn Boudewijn De Schepper Peter E. Van Hecke Annelies Lammertyn Geert De Roo Koenraad De Ceuninck Katleen De Kesel Raf Pauwels Marten De Jaeger Stefaan Standaert Bart Van Hulle Leandra Decuyper Jason Van Landschoot Valerie Taeldeman Dino Lateste Henk Deprest Nicole Maenhout Annuska Van Hoorebeke Kiran Van Landschoot Rudiger De Smet Marleen Van den Bussche Stefaan Standaert Marleen Van den Bussche Peter E. Van Hecke Christine Verplaetse Jason Van Landschoot Geert De Roo Kiran Van Landschoot Bart Van Hulle Henk Deprest Nicole Maenhout Rudiger De Smet Annuska Van Hoorebeke Dino Lateste Katleen De Kesel Timothy De Groote Wim Swyngedouw Danny Vannevel Raf Pauwels Koenraad De Ceuninck Anneke Gobeyn Leandra Decuyper Marten De Jaeger Valerie Taeldeman Boudewijn De Schepper Annelies Lammertyn aantal voorstanders: 18 , aantal onthouders: 7 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 30 10 2019
OPENBARE ZITTING
3. RPR - WAARDERINGSBELEID EN EVALUATIETRAJECT
Juridische gronden
• Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;
• Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen;
• Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 28 juni 2011 houdende vaststelling van de rechtspositieregelingen voor het personeel van het OCMW Maldegem, en latere wijzigingen..
Feiten
• In de huidige evaluatieregeling zoals opgenomen in de rechtspositieregeling is voorzien dat het personeelslid dat aan periodieke evaluatie onderworpen is, tweejaarlijks wordt geëvalueerd.
• Het evaluatieresultaat is ofwel gunstig ofwel ongunstig.
• Wanneer het personeelslid voor de periodieke evaluatie twee keer opeenvolgend een evaluatieresultaat krijgt dat ongunstig is, wordt een advies tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid uitgebracht.
• In artikel 194 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 wordt omschreven dat personeelsleden recht hebben op opvolging en feedback, al dan niet door middel van een evaluatie, over hun wijze van functioneren. De personeelsleden worden opgevolgd en, in voorkomend geval, geëvalueerd op ambtelijk niveau. Het bestuur kan ervoor opteren om eerder te werken met een systeem van opvolging en feedback. Indien men echter, wat een statutair personeelslid betreft, wenst over te gaan tot een ontslag wegens beroepsongeschiktheid, dient men in de rechtspositieregeling wel nog een evaluatiesysteem te voorzien.
• Er werd, met ondersteuning van Jurplus, een voorstel van aanpassing van de rechtspositieregeling aan de geplande regeling inzake waarderingsbeleid en evaluatie voorbereid.
• In de voorgestelde regeling wordt de periodieke evaluatie vervangen door een waarderingsbeleid. Het personeelslid wordt opgevolgd en krijgt feedback over zijn manier van functioneren.Naast de dagelijkse informele feedback neemt de feedback ook de vorm aan van een aantal gesprekken met het personeelslid :
◦ een feedforwardgesprek
◦ een waarderingsgesprek
◦ eventueel een formeel feedbackgesprek
• Het feedforwardgesprek vindt jaarlijks plaats in het eerste kwartaal van het jaar en resulteert in een verslag met afspraken en doelstellingen, eventueel met bepaalde aandachtspunten
• Het waarderingsgesprek vindt jaarlijks plaats in het vierde kwartaal van het jaar. Het resulteert in een verslag met een algemene waardering van het personeelslid
• Een formeel feedbackgesprek kan plaatsvinden op vraag van het personeelslid of van zijn leidinggevende. Indien er aandachtspunten of breekpunten zijn wordt er in elk geval een formeel feedbackgesprek ingepland. Aandachtspunten zijn zaken die een probleem vormen en waaraan moet worden gewerkt. In dit geval worden de besproken aandachtspunten binnen de drie maanden opnieuw besproken in een formeel feedbackgesprek. Aandachtspunten kunnen breekpunten worden die aanleiding geven tot de opstart van een evaluatietraject. Breekpunten zijn ernstige tekortkomingen die een duidelijke verbetering noodzaken.
• Indien het functioneren van het personeelslid aanleiding geeft tot breekpunten, kan de rechtstreeks leidinggevende van het personeelslid een evaluatietraject opstarten (na advies van HR en goedkeuring door de algemeen directeur). Een evaluatie kan maar plaatsvinden minstens drie maanden na het laatste formeel feedbackgesprek . De evaluatie gaat gepaard met een evaluatiegesprek tussen de eerste beoordelaar en het personeelslid.
• Het evaluatieresultaat is gunstig of ongunstig. Het personeelslid kan ontslagen worden wegens beroepsongeschiktheid na een ongunstige evaluatie. Ook andere maatregelen zijn mogelijk.
• Met uitzondering van het ontslag wegens beroepsongeschiktheid beslist de algemeen directeur over het gevolg van de evaluatie. Hij baseert zijn beslissing op het voorstel van de beoordelaars. De algemeen directeur kan geen beslissing nemen over een gevolg van de evaluatie, noch een voorstel formuleren tot ontslag van het personeelslid vooraleer het beroep tegen de evaluatie is afgehandeld en hij beslist heeft om de evaluatie al dan niet aan te passen.
• De algemeen directeur formuleert het gemotiveerde voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van het evaluatieverslag. De aanstellende overheid beslist over het ontslag wegens beroepsongeschiktheid.
• Het personeelslid kan beroep aantekenen tegen een ongunstige evaluatie. Hiertoe wordt een beroepsinstantie geïnstalleerd.
• Voor de de algemeen directeur en de financieel directeur gelden aparte regelingen inzake waardering en feedback en evaluatie.
• De algemeen directeur en de financieel directeur worden eveneens opgevolgd en krijgen feedback over hun manier van functioneren, met dien verstande dat het college van burgemeester en schepenen (of een vertegenwoordiging hiervan) optreedt als rechtstreeks leidinggevende. Zowel bij de feedback (waarderingsbeleid) als bij de evaluatie is de aanwezigheid van een extern bureau verplicht bij elk formeel gesprek, tenzij de functiehouder hiervan wenst af te wijken.
• Tijdens de maanden november en december 2019 zal werk gemaakt worden van de opleiding van leidinggevenden en zal gecommuniceerd worden.
• Startdatum nieuwe regeling : 1 januari 2020
• In het ontwerp van de tekst staat nu bepaald (artikel 52 §2) dat het eerste evaluatietraject ten vroegste kan afgetoetst worden negen maanden na de ingangsdatum van 1 januari 2020. Er wordt in eerste instantie gestart met de diensthoofden.
• Noot :
◦ het vast aangestelde statutaire personeelslid dat wordt ontslagen wegens definitief vastgestelde beroepsongeschiktheid heeft een opzeggingstermijn van 3 maanden als het 5 jaar of minder in statutaire dienst is bij het bestuur. Ongeacht de hoogte van het loon, is er een opzeggingstermijn van 3 maanden per periode van 5 jaar statutaire dienst bij het bestuur.
◦ Op het loon van een statutair personeelslid worden geen bijdragen betaald voor de werkloosheidssector. Desgevallend zal het bestuur bij het ontslag wegens beroepsongeschiktheid bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid de door de werkgever en werknemer verschuldigde bijdragen storten voor de periode die overeenstemt met het aantal werkdagen dat de ontslagen persoon, gelet op de leeftijdsgroep waartoe hij behoord, moet bewijzen om gerechtigd te zijn op werkloosheidsuitkeringen.
Adviezen
• Het Agentschap Binnenlands Bestuur deelde per mail mee dat zij akkoord kunnen gaan met het voorliggende voorstel van aanpassing aan de rechtspositieregeling.
• Deze materie werd besproken op het vakbondsoverleg (BOC) van 16 oktober 2019. Er werd een protocol van akkoord bekomen, mits rekening wordt gehouden met volgende opmerkingen bij het tekstvoorstel van een aantal artikelen:
◦ artikel 51 §3 bepaalt dat het hoofdstuk inzake waarderingsbeleid in werking treedt op 1 januari 2020. In paragraaf 2 wordt bepaald dat dit hoofdstuk niet van toepassing is op de algemeen directeur en de financieel directeur, met uitzondering van afdeling 8. Dit zou verwarring kunnen scheppen. Het is wel degelijk de bedoelding dat ook voor algemeen directeur en de financieel directeur de regeling in voege treedt vanaf 1 januari 2020. Er wordt gekeken waar de bepaling beter wordt opgenomen om geen onduidelijkheid te scheppen.
◦ artikel 54 : Als met "hoofd van het personeel" bedoeld wordt "algemeen directeur" is het misschien beter om dit meteen ook zo in te schrijven.
◦ artikel 56§2 : laatste alinea aanvullen met de mogelijkheid van het personeel om ook een aantal opmerkingen toe te voegen aan het verslag.
◦ Artikel 64 §1 : termijn van zeven kalenderdagen kan in bepaalde gevallen (bvb bij feestdagen) kort zijn. Voorstel om hier 14 kalenderdagen van te maken.
◦ Artikel 82 : Naar rechtszekerheid is het beter om toe te voegen : "indien de raad niet uiterlijk binnen de drie maanden na de eindevaluatie van het evaluatiecomité heeft beslist, wordt de evaluatie geacht gunstig te zijn."
• De vakbondsdelegatie wees ook op de afwezigheid van een beroepsprocedure voor de decretale graden. Dit klopt, maar was ook niet voorzien in de vorige regeling. Indien de algemeen directeur of de financieel directeur niet akkoord gaat met de ongunstige evaluatie, kan hij of zij enkel rechtstreeks terecht bij de Raad van State.
• •
• De vakbondsdelegatie geeft wel aan dat, in vergelijking met het vorige systeem van periodieke evaluatie, de evaluatieperiode, met mogelijkheid tot ontslag, kort geworden is. Men is hiervan geen voorstander, maar wil wel meegaan in deze nieuwe koers. De praktische uitwerking zal wel met aandacht bekeken worden en er wordt een evaluatie van het nieuwe systeem gevraagd na één jaar.
Bijlagen
• nota waarderingsbeleid
• voorstel aanpassing tekst RPR hoofdstuk VIII : Evaluatie tijdens de loopbaan
• schematische voorstellingen
• protocol van akkoord
• powerpoint
• Advies ABB inzake aantal formele feedbackgesprekken (2 waardoor termijn van zes maanden)
Tussenkomst raadsleden
• door raadslid Anneke Gobeyn (CD&V)
• door raadslid Stefaan Standaert (Groen)
• door raadslid Timothy De Groote (Vlaams Belang)
• Burgemeester Bart Van Hulle (Open Vld) beantwoordt de vragen.
Besluit
18 stemmen voor: Bart Van Hulle, Nicole Maenhout, Peter E. Van Hecke, Rudiger De Smet, Jason Van Landschoot, Geert De Roo, Marleen Van den Bussche, Wim Swyngedouw, Dino Lateste, Stefaan Standaert, Kiran Van Landschoot, Annuska Van Hoorebeke, Henk Deprest, Raf Pauwels, Christine Verplaetse, Katleen De Kesel, Danny Vannevel en Timothy De Groote
7 onthoudingen: Boudewijn De Schepper, Anneke Gobeyn, Valerie Taeldeman, Annelies Lammertyn, Koenraad De Ceuninck, Marten De Jaeger en Leandra Decuyper
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn verleent goedkeuring te aan de tekst houdende wijziging aan de rechtspositieregeling inzake waarderingsbeleid en evaluatie zoals voorliggend.
Hoofdstuk VIII. Waarderingsbeleid
Afdeling 1. algemene bepalingen
Artikel 51
Paragraaf 1
Dit hoofdstuk is van toepassing op zowel de vast aangestelde statutaire personeelsleden als op de contractuele personeelsleden.
Voor de contractuele personeelsleden gelden de bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten onverminderd.
Paragraaf 2
Dit hoofdstuk is niet van toepassing op de algemeen directeur en de financieel directeur, met uitzondering van afdeling 8.
Paragraaf 3
Dit hoofdstuk treedt in werking op 1 januari 2020.
Artikel 52
Paragraaf 1
De personeelsleden hebben recht op opvolging en feedback in het kader van hun ontwikkeling, al dan niet door middel van een evaluatie, over hun wijze van functioneren. De personeelsleden worden opgevolgd en, in voorkomend geval, geëvalueerd.
Paragraaf 2
Bij gebrek aan ongunstige evaluatie tijdens de laatste 24 maanden, worden de personeelsleden voor de toepassing van deze rechtspositieregeling geacht gunstig geëvalueerd te zijn.
Paragraaf 3
Het eerste evaluatietraject zoals bedoeld in afdeling 3 van dit hoofdstuk, kan ten vroegste opgestart worden drie maanden na de inwerkingtreding van dit hoofdstuk.
Artikel 53
De personeelsleden worden vooraf geïnformeerd over alle aspecten van het waarderingsbeleid.
Artikel 54
De algemeen directeur zorgt voor de interne organisatie van het waarderingsbeleid.
Afdeling 2. opvolging en feedback
Artikel 55
Het personeelslid wordt opgevolgd en krijgt feedback over zijn manier van functioneren.
Artikel 56
Paragraaf 1
Naast de dagelijkse informele feedback neemt de feedback ook de vorm aan van een aantal gesprekken met het personeelslid:
-een feedforwardgesprek;
-een waarderingsgesprek;
-eventueel een formeel feedbackgesprek.
Paragraaf 2
Onder feedforwardgesprek wordt verstaan: een gelijkwaardig tweegesprek tussen de rechtstreekse leidinggevende en het personeelslid met het oog op het vastleggen van de afspraken en planning voor het komende jaar inzake het optimaal functioneren van het personeelslid en de dienst, de optimale kwaliteit van de dienstverlening, als ook de persoonlijke ontwikkeling van het personeelslid. Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende brengen te bespreken punten aan.
Het feedforwardgesprek vindt jaarlijks plaats in het eerste kwartaal van het jaar.
Het feedforwardgesprek resulteert in een verslag (Persoonlijk actieplan (PAP)/Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)) met afspraken (resultaat- en ontwikkelafspraken) en doelstellingen, eventueel met bepaalde aandachtspunten. Het personeelslid kan hier opmerkingen aan toe voegen.
Paragraaf 3
Onder waarderingsgesprek wordt verstaan: een gelijkwaardig tweegesprek tussen de rechtstreekse leidinggevende en het personeelslid waarbij de afspraken, de doelstellingen en eventuele aandachtspunten uit de werking van het afgelopen jaar besproken worden.
Het waarderingsgesprek vindt jaarlijks plaats in het vierde kwartaal van het jaar.
Het waarderingsgesprek resulteert in een verslag met een algemene waardering van het personeelslid.
Paragraaf 4
Een formeel feedbackgesprek kan plaatsvinden op vraag van het personeelslid of van zijn leidinggevende.
Indien er aandachtspunten zijn, nodigt de rechtstreekse leidinggevende het personeelslid in elk geval uit voor een (bijkomend) formeel feedbackgesprek. Aandachtspunten zijn zaken die een probleem vormen en waaraan moet gewerkt worden. Er moet actie ondernomen worden want door de aandachtspunten worden de prestaties van de dienst of collega’s afgeremd. De besproken aandachtspunten worden binnen de drie maanden opnieuw besproken in een formeel feedbackgesprek.
Aandachtspunten kunnen breekpunten worden die aanleiding geven tot de opstart van een evaluatietraject. Breekpunten zijn ernstige tekortkomingen die een duidelijke verbetering noodzaken. Een goede werking van de dienst of van de collega’s is niet meer mogelijk en/of er is een duidelijk attitudeprobleem dat niet strookt met de waarden van het bestuur.
Het formeel feedbackgesprek resulteert niet noodzakelijk in een verslag, maar kan in voorkomend geval wel aanleiding geven tot nieuwe afspraken die een aanpassing van het PAP/POP met zich meebrengen. In elk geval neemt de rechtstreekse leidinggevende, naar aanleiding van een formeel feedbackgesprek, de passende maatregelen met het oog op het verbeteren van de wijze waarop het betrokken personeelslid functioneert.
Paragraaf 5
Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende ondertekenen in voorkomend geval de verslagen zoals bedoeld in dit artikel en krijgen er een exemplaar van. Het personeelslid ondertekent ter kennisname. Indien het personeelslid weigert het verslag te ondertekenen, wordt dit in het dossier vermeld en wordt schriftelijke bevestiging van deze weigering aan het personeelslid betekend.
Afdeling 3. het evaluatietraject
Artikel 57
Indien het functioneren van het personeelslid aanleiding geeft tot breekpunten, kan de rechtstreeks leidinggevende van het personeelslid een evaluatietraject opstarten. Een evaluatietraject kan maar opgestart worden na advies van HR en goedkeuring door de algemeen directeur.
Een evaluatie kan maar plaatsvinden minstens drie maanden na het laatste formeel feedbackgesprek waaruit breekpunten naar voor gekomen zijn.
Artikel 58
De evaluatie heeft betrekking op de periode die volgt op de vorige evaluatie of op het voorbije jaar indien er in die periode geen evaluatie plaatsvond.
Afdeling 4. de evaluatiecriteria
Artikel 59
De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van vooraf vastgestelde evaluatiecriteria. De evaluatiecriteria sluiten aan bij de functiebeschrijvingen en bij de doelstellingen van het bestuur.
Bij de vaststelling van de evaluatiecriteria voor de evaluatie van personen met een arbeidshandicap wordt zo nodig rekening gehouden met de handicap.
Afdeling 5. de beoordelaars en het verloop van het evaluatietraject
Artikel 60
Het personeelslid wordt geëvalueerd door twee leidinggevenden, m.n. de eerste evaluator en de tweede evaluator, waarvan de eerste evaluator de rechtstreekse leidinggevende is.
Waar dit gemotiveerd wordt op basis van de hiërarchische positie van een personeelslid of de bepekte omvang van het personeelsbestand kan de evaluatie worden toevertrouwd aan één leidinggevende.
De algemeen directeur wijst de beoordelaars voor de verschillende diensten van de gemeente en het OCMW aan. Hij zorgt voor de opleiding van de beoordelaars en waakt over de eenduidige toepassing van het evaluatiestelsel binnen de diensten.
De beoordelaars dienen zich ertoe te engageren de gedragsregels zoals bepaald in artikel 16 na te leven.
Artikel 61
Elke beoordelaar moet een opleiding tot beoordelaar gevolgd hebben om te mogen evalueren. De beoordelaars worden onder meer geëvalueerd op hun wijze van evalueren. Als een beoordelaar zelf negatief geëvalueerd wordt of een bijkomend evaluatietraject moet volgen, kan de algemeen directeur, al dan niet tijdelijk, een andere beoordelaar aanwijzen als dat op basis van de inhoud van de evaluatie aangewezen blijkt.
Als een beoordelaar in de fysieke onmogelijkheid verkeert om te evalueren, kan de algemeen directeur tijdelijk een andere beoordelaar aanwijzen.
Artikel 62
De evaluatie gaat gepaard met een evaluatiegesprek tussen de eerste beoordelaar en het personeelslid. De tweede beoordelaar is bij het evaluatiegesprek aanwezig als het personeelslid of de eerste beoordelaar daarom uitdrukkelijk verzoekt.
Artikel 63
De beoordelaars leggen de evaluatie vast in een kwalitatief beschrijvend evaluatieverslag dat het evaluatieresultaat op afdoende wijze onderbouwt.
Artikel 64
Paragraaf 1
Het personeelslid ontvangt het evaluatieverslag. Het personeelslid kan in het evaluatieverslag opmerkingen bij zijn evaluatie formuleren. Het personeelslid bezorgt het ondertekende evaluatieverslag terug aan zijn eerste beoordelaar binnen veertien kalenderdagen na ontvangst van het evaluatieverslag. Het personeelslid ondertekent ter kennisname.
De beoordelaars ondertekenen het evaluatieverslag en, in voorkomend geval, de opmerkingen van het personeelslid voor kennisneming.
Paragraaf 2
Indien het personeelslid weigert het evaluatieverslag te ondertekenen, wordt dit in het dossier vermeld en wordt schriftelijke bevestiging van deze weigering aan het personeelslid betekend.
Paragraaf 3
Het personeelslid ontvangt een kopie van zijn definitief evaluatieverslag. Het evaluatieresultaat van het personeelslid wordt opgenomen in het individuele personeelsdossier.
Het personeelslid heeft het recht zijn individuele personeelsdossier te raadplegen en krijgt er op zijn verzoek een gratis afschrift van.
Afdeling 6. de evaluatieresultaten en de gevolgen van de evaluatie
Onderafdeling 1. de evaluatieresultaten
Artikel 65
Het evaluatieresultaat is gunstig of ongunstig.
De eerste en de tweede beoordelaar streven naar een consensus over de eindconclusie van de evaluatie en over het voorstel van evaluatiegevolg.
Als twee beoordelaars niet tot overeenstemming komen over het evaluatieresultaat of over het evaluatiegevolg, is het standpunt van de algemeen directeur doorslaggevend.
Onderafdeling 2. de gevolgen van de evaluatie
Artikel 66
De beoordelaars formuleren op basis van het door het personeelslid ondertekende evaluatieverslag binnen de tien kalenderdagen een voorstel van evaluatiegevolg aan de algemeen directeur.
Artikel 67
Het personeelslid kan ontslagen worden wegens beroepsongeschiktheid na een ongunstige evaluatie.
Artikel 68
Paragraaf 1
Met uitzondering van het ontslag wegens beroepsongeschiktheid beslist de algemeen directeur over het gevolg van de evaluatie. Hij baseert zijn beslissing op het voorstel van de beoordelaars. De algemeen directeur formuleert zelf het gewenste gevolg voor de personeelsleden van wie hij beoordelaar is, en baseert zijn beslissing daarop.
Het personeelslid en zijn beoordelaars worden van die beslissing op de hoogte gebracht uiterlijk binnen een termijn van dertig kalenderdagen.
De algemeen directeur kan geen beslissing nemen over een gevolg van de evaluatie, noch een voorstel formuleren tot ontslag van het personeelslid voor het beroep tegen de evaluatie is afgehandeld en hij beslist heeft om de evaluatie al dan niet aan te passen.
Paragraaf 2
De algemeen directeur formuleert het gemotiveerde voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van het evaluatieverslag van de evaluatie.
Het personeelslid en zijn beoordelaars worden daarvan op de hoogte gebracht uiterlijk binnen een termijn van dertig kalenderdagen.
Paragraaf 3
De aanstellende overheid beslist over het ontslag wegens beroepsongeschiktheid. De aanstellende overheid hoort het personeelslid vooraf en beslist over het ontslag uiterlijk binnen een termijn van dertig kalenderdagen volgend op de kennisgeving aan het personeelslid van het voorstel tot ontslag.
Afdeling 7. het beroep tegen de evaluatie
Onderafdeling 1. algemene bepalingen
Artikel 69
Het personeelslid kan beroep aantekenen tegen een ongunstige evaluatie.
Artikel 70
Het beroep wordt ingediend bij de algemeen directeur die het overmaakt aan de secretaris van de beroepsinstantie.
De uiterlijke termijn voor de indiening van het beroep is vijftien kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de kopie van het definitieve evaluatieverslag.
Het beroep wordt schriftelijk ingediend. Het personeelslid krijgt een gedateerde ontvangstmelding van zijn beroep.
Onderafdeling 2. samenstelling van de beroepsinstantie
Artikel 71
Paragraaf 1
De beroepsinstantie bestaat uit drie leden. Daarnaast omvat de beroepsinstantie een secretaris-notulist die niet deelneemt aan de besprekingen en aan de eindbeoordeling over het beroep.
Ook personeelsleden van de gemeente/het OCMW kunnen deel uitmaken van de beroepsinstantie op voorwaarde dat ze een functie bekleden van een hogere rang dan het personeelslid dat beroep aantekent.
Leden van de raad en van het uitvoerend orgaan van het bestuur, de algemeen directeur en de beoordelaars van het personeelslid dat beroep aantekent, mogen geen deel uitmaken van de beroepsinstantie.
De beroepsinstantie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht. Aanverwanten tot in de tweede graad van de persoon die beroep aantekent, worden geweerd.
Paragraaf 2
De leden van de beroepsinstantie worden nominatief aangesteld door het uitvoerend orgaan van het bestuur.
De beroepsinstantie wijst in haar midden een voorzitter aan.
Onderafdeling 3. de werking van de beroepsinstantie
Artikel 72
De meerderheid van de leden van de beroepsinstantie moet aanwezig zijn voor de behandeling van een beroep. De voorzitter leidt de werkzaamheden van de beroepsinstantie. De beroepsinstantie onderzoekt het beroep en hoort de beoordelaars en het personeelslid binnen een termijn van dertig kalenderdagen na het indienen van het beroep.
Artikel 73
Het personeelslid en de beoordelaars worden gelijktijdig gehoord in een tegensprekelijke hoorzitting onder leiding van de voorzitter van de beroepsinstantie. Het personeelslid kan zich laten bijstaan door een persoon naar zijn keuze. Het personeelslid wordt als laatste gehoord in zijn verdediging.
Van de hoorzitting wordt ter zitting een verslag gemaakt. Het verslag geeft de standpunten van de evaluatoren en van het personeelslid weer. De secretaris, de leden van de beroepsinstantie, de beoordelaars en het personeelslid ondertekenen het verslag. Indien het personeelslid weigert te ondertekenen wordt het verslag aangetekend verzonden naar zijn domicilieadres. Het verslag maakt deel uit van het beroepsdossier.
Artikel 74
Paragraaf 1
De beroepsinstantie beraadslaagt over haar bevindingen en formuleert eenparig een gemotiveerd advies aan de algemeen directeur tot bevestiging of tot aanpassing van de evaluatie en het evaluatieresultaat.
Als er geen eenparig gemotiveerd advies tot stand komt, worden de verschillende standpunten weergegeven en ter stemming aan de leden van de beroepsinstantie voorgelegd. Alle leden zijn daarbij stemgerechtigd. De stemming is geheim. Het meerderheidsstandpunt bepaalt het gemotiveerd advies.
Paragraaf 2
Het gemotiveerd advies wordt schriftelijk aan de algemeen directeur bezorgd binnen een termijn van uiterlijk dertig kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de hoorzitting. De algemeen directeur tekent het advies voor ontvangst.
Onderafdeling 4. beslissing in beroep van de algemeen directeur
Artikel 75
Binnen een termijn van vijftien kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst van het gemotiveerd advies beslist de algemeen directeur over de bevestiging of de aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat en deelt hij zijn gemotiveerde beslissing mee aan het personeelslid, aan de voorzitter van de beroepsinstantie en aan de beoordelaars. De kennisgeving gebeurt schriftelijk.
Bij bevestiging van de bestaande evaluatie wordt de bevestigingsbeslissing voor kennisneming door het personeelslid en door de beoordelaars ondertekend binnen een termijn van tien kalenderdagen. De beslissing maakt deel uit van het evaluatiedossier.
Bij aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat wordt de aangepaste evaluatie voor kennisneming door het personeelslid en door de beoordelaars ondertekend binnen een termijn van tien kalenderdagen.
De aangepaste evaluatie komt in de plaats van de eerdere evaluatie die het voorwerp was van het beroep en vervangt de eerdere evaluatie in het evaluatiedossier en in het personeelsdossier.
Artikel 76
Als de beroepsinstantie geen advies formuleert binnen de vastgestelde termijnen, dan is het evaluatieresultaat gunstig en past de algemeen directeur de evaluatie en het evaluatieresultaat in die zin aan.
Als de algemeen directeur geen beslissing neemt over de bevestiging of aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat binnen de vastgestelde termijnen, dan is het evaluatieresultaat gunstig.
Afdeling 8. specifieke bepalingen voor de evaluatie van de algemeen directeur en de financieel directeur
Onderafdeling 1. de evaluatie tijdens de proeftijd
Artikel 77
Met toepassing van artikel 194 DLB, worden de algemeen directeur en de financieel directeur op proef geëvalueerd door een evaluatiecomité, bestaande uit het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad.
De evaluatie heeft plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de voorzitter van het vast bureau, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken worden.
De regels voor de opmaak van het voorbereidend rapport van de externe deskundigen die van toepassing zijn op de evaluatie tijdens de loopbaan, zijn ook van toepassing op de evaluatie van de proeftijd.
Het evaluatiecomité stemt over het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig. Bij staking van stemmen is het evaluatieresultaat gunstig.
Artikel 78
De algemeen directeur en de financieel directeur krijgen tussentijds terugkoppeling over hun manier van functioneren.
Artikel 79
Als de proeftijd van de algemeen directeur en van de financieel directeur voor de helft verstreken is, wordt een tussentijds evaluatiegesprek gevoerd:
1.tussen de algemeen directeur en het college van burgemeester en schepenen;
2.tussen de financieel directeur en het college van burgemeester en schepenen en de algemeen directeur.
In het tussentijdse evaluatiegesprek wordt een stand van zaken opgemaakt over de mate waarin de inwerking van de functiehouder in zijn functie vordert en hij voldoet aan de functievereisten. Zo nodig worden schriftelijk bijsturingen afgesproken. Het tussentijdse evaluatiegesprek heeft de waarde van een formeel communicatiemoment en komt niet in de plaats van de eindevaluatie van de proeftijd.
Artikel 80
Tijdens de laatste maand van de proeftijd vindt de eindevaluatie van de proeftijd plaats door het evaluatiecomité vermeld in artikel 77.
De deskundigen leveren het evaluatierapport over de proeftijd, vermeld in artikel 77, in bij het evaluatiecomité dat de eindevaluatie uitspreekt de laatste maand van de proeftijd.
Artikel 81
Het resultaat van de eindevaluatie van de proeftijd is gunstig of ongunstig.
De algemeen directeur en de financieel directeur op proef die na het verstrijken van de proeftijd op grond van het ongunstige eindresultaat van de eindevaluatie niet in aanmerking komen voor de vaste aanstelling in statutair verband worden door de raad ontslagen.
Het ontslag wordt gegeven in overeenstemming met de bepalingen van artikel 148.
De aanstellende overheid hoort het personeelslid vooraf.
Artikel 81 bis
Het evaluatiecomité kan een verlenging van de proeftijd voorstellen, als uit de eindevaluatie blijkt dat de duur van de proeftijd niet volstaat om tot een gefundeerd evaluatieresultaat te komen. De proeftijd wordt verlengd met zes maanden.
In voorkomend geval beslist de raad over de verlenging van de proeftijd.
De algemeen directeur en de financieel directeur op proef worden na afloop van de verlengde proeftijd opnieuw geëvalueerd volgens dezelfde procedure. Als hij op grond van het ongunstige resultaat van die evaluatie niet in aanmerking komt voor de vaste aanstelling in statutair verband, wordt hij door de raad ontslagen. Het ontslag wordt gegeven in overeenstemming met de bepalingen van artikel 148.
De aanstellende overheid hoort het personeelslid vooraf.
Artikel 82
Na afloop van de proeftijd behouden de algemeen directeur en de financieel directeur op proef hun hoedanigheid van op proef aangesteld personeelslid, tot de raad beslist over de vaste aanstelling in statutair verband of het ontslag.
De raad neemt zijn beslissing tot ontslag uiterlijk binnen drie maanden na de eindevaluatie van het evaluatiecomité. Indien de raad niet binnen deze termijn een beslissing tot ontslag heeft genomen, wordt de evaluatie geacht alsnog gunstig te zijn.
Het ontslag wordt gegeven in overeenstemming met de bepalingen van artikel 148.
Onderafdeling 2. Functionering en evaluatie tijdens de loopbaan
Artikel 83
De algemeen directeur en de financieel directeur worden opgevolgd en krijgen feedback over hun manier van functioneren.
Terzake gelden de bepalingen van artikel 55 en 56 integraal, met dien verstande dat
-het college van burgemeester en schepenen, meer bepaald maximum 1 lid per fractie, optreedt als rechtstreekse leidinggevende;
-de aanwezigheid van een extern bureau verplicht is bij elk formeel gesprek, tenzij de functiehouder hiervan wenst af te wijken.
Artikel 84
Indien het functioneren van de functiehouder aanleiding geeft tot breekpunten, kan het college een evaluatietraject opstarten.
Een evaluatie kan maar plaatsvinden minstens drie maanden na het laatste formeel feedbackgesprek waaruit breekpunten naar voor gekomen zijn.
De evaluatie heeft betrekking op de periode die volgt op de vorige evaluatie of op het voorbije jaar indien er in die periode geen evaluatie plaatsvond.
Artikel 85
Paragraaf 1
De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van vooraf vastgestelde evaluatiecriteria.
De evaluatiecriteria worden vastgesteld volgens de bepalingen van het BVR. De evaluatiecriteria sluiten aan bij de functiebeschrijvingen en bij de doelstellingen van het bestuur.
Paragraaf 2
De wijze van evalueren en de instrumenten, die zullen worden gehanteerd om tot het voorbereidend rapport, bedoeld in artikel 87, te komen, worden vastgelegd voor :
1° de algemeen directeur: na overleg van de functiehouder met het college van burgemeester en schepenen en de externe deskundigen, bedoeld in artikel 87;
2° de financieel directeur: na overleg van de functiehouder met de algemeen directeur en het college van burgemeester en schepenen en de externe deskundigen, bedoeld in artikel 87.
Artikel 86
De onafhankelijkheid waarmee de financieel directeur de taken vermeld in artikel 177 DLB vervuld, mag niet het voorwerp zijn van evaluatie. De mate waarin hij zich inzet voor de uitvoering van die taken is wel een aandachtspunt in de evaluatie.
Artikel 87
De algemeen directeur en de financieel directeur worden in voorkomend geval geëvalueerd door een evaluatiecomité, bestaande uit het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de raad.
De evaluatie heeft plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de voorzitter van het vast bureau, de leden van het managementteam en de voorzitter van de raad betrokken worden.
Het evaluatiecomité stemt over het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig. Bij staking van de stemmen is het evaluatieresultaat gunstig.
Artikel 88
Het voorbereidend rapport van de externe deskundigen, bedoeld in artikel 87 bevat per evaluatiecriterium de relevante informatie. Die informatie kan ingewonnen worden aan de hand van verschillende instrumenten, waaronder een vragenlijst en een evaluatiegesprek, af te spreken in overleg, bedoeld in artikel 85 §2.
Onderafdeling 3. de evaluatieresultaten en de gevolgen van de evaluatie
Artikel 89
Paragraaf 1
Het evaluatieresultaat is gunstig of ongunstig.
Paragraaf 2
De algemeen directeur en de financieel directeur kunnen worden ontslagen wegens beroepsongeschiktheid na een ongunstige evaluatie.
De raad beslist over het ontslag wegens beroepsongeschiktheid en hoort de betrokkene vooraf.
Zitting van 30 10 2019
OPENBARE ZITTING
4. MEERJARENPLAN 2019 - OPVOLGINGSRAPPORTERING
Juridische gronden
• De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
• Artikel 28 §1 juncto 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB) bepaalt dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.
• Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.
• Artikel 263 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd. Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.
• Artikel 263 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd. Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.
Feiten
• In het verleden moesten raadsleden zich meerdere keren per jaar uitspreken over bijsturingen van de planning, in de vorm van een budgetwijziging en/of aanpassing van het meerjarenplan. In het kader van BBC 2020 werd het budget als afzonderlijk beleidsrapport afgeschaft en verplicht de regelgever voortaan de verplichte rapportering aan de raad. De verplichte rapportering aan de raad of de opvolgingsrapportering vergelijkt het gerealiseerde beleid van het lopende jaar met het geplande. Het rapport geeft aan de raadsleden de mogelijkheid om op te volgen hoe ver het staat met de uitvoering van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties die in het meerjarenplan zijn opgenomen.
• Elk jaar moet ten laatste in september een opvolgingsrapportering voor de raad ter beschikking zijn. Deze bevat minstens volgende elementen:
◦ Een stand van zaken van de prioritaire actieplannen van het meerjarenplan;
◦ Een overzicht van de geraamde en gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;
◦ In voorkomend geval, de wijzigingen en assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
◦ In voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico's.
• Door technische problemen met het softwarepakket van Cipal Schaubroeck kon het opvolgingsrapport niet afgeleverd worden in september.
Besluit
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de opvolgingsrapportering die betrekking heeft op het eerste semester van het boekjaar en het meerjarenplan 2019.
Zitting van 30 10 2019
OPENBARE ZITTING
5. WELZIJNSBAND MEETJESLAND - EVALUATIEVERSLAG
Juridische gronden
• Artikel 477, 13° van het DLB bepaalt dat de wijze waarop het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn op de hoogte wordt gebracht van de notulen van de bestuurs- en beheersorganen van de welzijnsvereniging dient geregeld te zijn in de statuten.
• In de statuten van de Welzijnsband Meetjesland werd voorzien dat de notulen van de vergadering aan de bestuurders en de deelnemende OCMW's worden meegedeeld, samen met de bijeenroeping van de vergadering. Na goedkeuring worden ze door de voorzitter en de algemeen directeur ondertekend.
• Artikel 28 van de statuten van de Welzijnsband bepaalt dat er op de algemene vergadering jaarlijks gerapporteerd wordt over de werkzaamheden van de vereniging.
• Artikel 492 van het DLB bepaalt dat elke welzijnsvereniging in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de raden voor maatschappelijk welzijn een evaluatieverslag voorlegt aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Dat verslag omvat een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de raad voor maatschappelijk welzijn zich binnen drie maanden uitspreekt.
Feiten
• Conform artikel 492 van het decreet lokaal bestuur moet in 2019 op elke OCMW-raad van de deelnemende besturen een evaluatieverslag van Welzijnsband Meetjesland worden voorgelegd. In functie daarvan werd volgend document voorbereid: Evaluatie werking welzijnsvereniging 'Welzijnsband Meetjesland’ n.a.v. het eerste jaar nieuwe legislatuur 2019-2024.
Tussenkomsten
• door raadslid Annelies Lammertyn (CD&V)
• door raadslid Stefaan Standaert (Groen)
• schepen Marleen Van den Bussche (De Merlaan) antwoordt.
Besluit
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt akte van het evaluatieverslag van de werking van de Welzijnsband Meetjesland n.a.v. het eerste jaar nieuwe legislatuur 2019-2024 en maakt geen opmerkingen.