Notulen raad voor maatschappelijk welzijn van 31 03 2022

 

Aanwezig:

Peter T. Van Hecke, Voorzitter RMW;

Koenraad De Ceuninck, Voorzitter Vast Bureau;

Stefaan Standaert, Annelies Lammertyn, Nicole Maenhout, Danny Vannevel en Valerie Taeldeman, Leden vast bureau;

Anneke Gobeyn, Jason Van Landschoot, Peter E. Van Hecke, Bart Van Hulle, Marten De Jaeger, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Dino Lateste, Glenn Longeville, Kiran Van Landschoot, Henk Deprest, Christine Verplaetse, Timothy De Groote, Jan De Metsenaere, Eva Willems, Hilde Versluys, Stefaan Heyndrikx, Cindy De Baets, Ineke Hebbrecht en Cedric De Smet, Raadsleden;

Koen Cromheecke, Algemeen directeur wn..

 

Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

1.   MEDEDELINGEN

 

 

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

2.   GOEDKEURING NOTULEN EN AUDIOVISUELE LIVESTREAMOPNAME VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 10 FEBRUARI 2022

 

Juridische gronden

●        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

●        Artikel 28, §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

●        Artikel 32 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat behalve in spoedeisende gevallen de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking worden gesteld van de raadsleden en dat het huishoudelijk reglement de wijze bepaalt waarop de notulen ter beschikking worden gesteld.

Dat verder bepaalt dat elk raadslid het recht heeft om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast en dat ook nog verduidelijkt dat als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, de notulen als goedgekeurd beschouwd worden.

●        Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017  waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

●        Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2019 waarbij de raad beslist het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname.

 

Feiten

●        De notulen werden ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de raadsleden.

●        De audiovisuele opname werd gelivestreamd tijdens de zitting van 10 februari 2022 en bleef sindsdien gepubliceerd op de gemeentelijke website onder 'Vergaderingen OCMW-raad': zie https://web-maldegem.streamovations.be

●        Er werden geen opmerkingen gemaakt.

 

Besluit

 

27 stemmen voor: Koenraad De Ceuninck, Peter T. Van Hecke, Stefaan Standaert, Annelies Lammertyn, Nicole Maenhout, Danny Vannevel, Valerie Taeldeman, Anneke Gobeyn, Jason Van Landschoot, Peter E. Van Hecke, Bart Van Hulle, Marten De Jaeger, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Dino Lateste, Glenn Longeville, Kiran Van Landschoot, Henk Deprest, Christine Verplaetse, Timothy De Groote, Jan De Metsenaere, Eva Willems, Hilde Versluys, Stefaan Heyndrikx, Cindy De Baets, Ineke Hebbrecht en Cedric De Smet

 

 

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en de audiovisuele livestreamopname van de zitting van de raad van 10 februari 2022 goed.

 

Artikel 2:

De voorzitter en de algemeen directeur worden gemandateerd om de notulen na deze goedkeuring te ondertekenen.

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

3.   AKTENAME ONTSLAG EN OPVOLGING LID BCSD

 

Juridische gronden

•          De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

•          Artikel 28 §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

•          Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

•          Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, de artikelen 87, 88, 92, 93, 94, 95 en 96.

 

Feiten

•          Het aantal leden van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst, de voorzitter niet inbegrepen, is vastgelegd op 8 leden.

•          De algemeen directeur maakte op 14 december 2018 op de website van de gemeente bekend hoeveel zetels in het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst toekomen aan de verschillende lijsten die aan de lokale verkiezingen deelnamen.

•          De zetelverdeling is als volgt:

◦          Open Vld heeft 3 zetels,

◦          N-VA heeft 1 zetel,

◦          De Merlaan heeft 1 zetel,

◦          CD&V heeft 2 zetels,

◦          Groen heeft 1 zetel.

•          Bij brief van 6 december 2021 diende raadslid Annuska Van Hoorebeke haar ontslag in als lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst.

•          Op de voordrachtsakte van Open Vld, ingediend op 27 december 2018, werd geen opvolger aangeduid voor Annuska Van Hoorebeke.

•          Een akte van voordracht van kandidaat-lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst op naam van Thea Maenhout werd op 1 februari 2022 overhandigd aan de algemeen directeur;

•          De akte van voordracht wordt ter zitting overhandigd aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.

•          Uit het nazicht door de voorzitter blijkt dat de akte van voordracht ondertekend is door de meerderheid van de verkozenen van dezelfde lijst die aan de verkiezingen hebben deelgenomen;

•          Uit het onderzoek van de geloofsbrieven blijkt dat het te installeren kandidaat-lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst voldoet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden en zich niet bevindt in een situatie van onverenigbaarheid.

•          Voor het kandidaat-lid werd als einddatum 31 december 2024 opgenomen in de akte van voordracht.

•          Het verkozen lid zal op 1 april 2022 uitgenodigd worden om de eed af te leggen in handen van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, voorafgaand aan het opnemen van het mandaat.

 

Besluit

 

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt akte van het ontslag van Annuska Van Hoorebeke als lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst.

 

Artikel 2:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de ontvankelijke akte van voordracht van kandidaat-lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst op naam van Thea Maenhout.

 

Artikel 3:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de geloofsbrieven van het kandidaat-lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst op naam van Thea Maenhout goed.

 

Artikel 4:

De raad voor maatschappelijk welzijn verklaart Thea Maenhout verkozen als lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst in opvolging van Annuska Van Hoorebeke.

 

Artikel 5:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt er akte van dat Thea Maenhout op 1 april 2022 de eed zal afleggen als lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst.

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

4.   WELZIJNSBAND MEETJESLAND - VERTEGENWOORDIGING

 

Juridische gronden

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 28.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 34, 2°.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 77.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 78, 5° waarin wordt bepaald dat de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn tot ... het aanwijzen van leden van de rechtspersonen, vermeld in deel 3, titel 4 ... niet aan het vast bureau kunnen worden toevertrouwd.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, deel 3, titel 4, hoofdstuk 2 De Welzijnsvereniging, artikel 475 tot en met 495:

●        Volgens artikel 484 §1 van het decreet lokaal bestuur zijn de openbare centra voor maatschappelijk welzijn in de organen van de welzijnsvereniging vertegenwoordigd door leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De leden worden door de raad voor maatschappelijk welzijn aangewezen bij geheime stemming en in één enkele stemronde. Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt daarbij over één stem. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 474, §2 betreffende het geslacht van de bestuurders in de welzijnsvereniging.

●        De statuten van de Welzijnsband Meetjesland van 22 november 2017:

●        Volgens artikel 13 van de statuten van de Welzijnsband wordt iedere deelgenoot in de raad van bestuur vertegenwoordigd door een lid aangeduid door de eigen OCMW-raad. Voor elk lid kan een plaatsvervanger worden aangeduid die de vergaderingen mag bijwonen in de plaats van het effectieve lid. Iedere vertegenwoordiger of plaatsvervanger beschikt over één stem.

●        Volgens artikel 14 van de statuten van de Welzijnsband verliezen de vertegenwoordigers hun mandaat in de raad van bestuur onmiddellijk na de eerste algemene vergadering die volgt op de vernieuwing van de raden voor maatschappelijk welzijn.

●        Volgens artikel 23 van de statuten van de Welzijnsband wordt het toezicht op de welzijnsvereniging uitgeoefend door een college van commissarissen bestaande uit drie leden. De leden van het college van commissarissen oefenen een mandaat van raadslid uit bij één van de OCMW’s die deel uitmaken van de vereniging. De leden van dit college worden, op voorstel van de aangesloten OCMW’s, benoemd door de algemene vergadering. Hun mandaat is onverenigbaar met het lidmaatschap van de raad van bestuur. Het OCMW van Maldegem kan voor dit college van commissarissen facultatief iemand voordragen.

●        Volgens artikel 25 van de statuten van de Welzijnsband bestaat de algemene vergadering uit leden van de raden voor maatschappelijk welzijn van de deelgenoten. Het aantal door de OCMW-raden aan te duiden leden van de algemene vergadering is vier (4) leden voor een OCMW van een gemeente met meer dan vijftienduizend (15.000) inwoners. De leden van de algemene vergadering worden door de respectievelijke OCMW-raden, bij geheime stemming en in een enkele stemronde aangewezen, waarbij elk raadslid over één stem beschikt. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen.

●        De besluiten van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 30 januari 2019 en 28 oktober 2021 over de aanduiding van de vertegenwoordigers namens OCMW Maldegem in de raad van bestuur, de algemene vergadering en het college van commissarissen van Welzijnsband Meetjesland.

●        De besluiten van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn van 10 februari 2022 waarbij het college van burgemeester en schepenen opnieuw geïnstalleerd werd na een collectieve constructieve motie van wantrouwen.

 

Feiten

●        Het OCMW-bestuur wordt als volgt vertegenwoordigd in de Welzijnsband Meetjesland:

○        vier mandatarissen-vertegenwoordigers in de algemene vergadering (raadsleden)

○        een mandataris-vertegenwoordiger in de raad van bestuur en een plaatsvervanger

○        een kandidaat voor het college van commissarissen

●        Voor de raad van bestuur verwijst de algemeen directeur van de Welzijnsband in haar mail van 21 november 2018 naar de onderlinge afspraak om de schepen van welzijn aan te duiden als vertegenwoordiger, maar dat is geen statutaire verplichting.

●        Voor het mandaat voor het college van commissarissen moet er geen vervanging voorzien worden, aangezien de voorgedragen kandidaat in 2019 niet effectief aangesteld werd.

 

Adviezen

Advies ABB, afdeling lokale organisatie en werking, team werking en bevoegdheden:

●        De gemeenteraad kan de vertegenwoordigers aanduiden (voor algemene vergaderingen) of voordragen (voor bv. raden van bestuur). Als de raad zich niet langer adequaat vertegenwoordigd acht kan zij een andere vertegenwoordiger of andere vertegenwoordigers aanduiden/voordragen.

●        Verder wordt bevestigd dat wat de gemeenteraad de kandidaten voor de raden van bestuur kan voordragen en dat het dan aan de algemene vergadering van de betrokken rechtspersoon is om de bestuurders aan te stellen.

 

Argumentatie

●        Naar aanleiding van de bestuurswissel van 10 februari 2021 is het aangewezen om de besluiten van 30 januari 2019 en 28 oktober 2021 over de aanstelling van de vertegenwoordigers namens OCMW Maldegem in de Welzijnsband Meetjesland op te heffen en nieuwe vertegenwoordigers aan te duiden, zijnde vier mandatarissen-vertegenwoordigers in de algemene vergadering (raadsleden) en een mandataris-vertegenwoordiger en plaatsvervanger in de raad van bestuur.

 

Stemming

●        De raad gaat over tot de geheime stemming over de aanduiding van:

○        een mandataris-vertegenwoordiger in de raad van bestuur, waarbij het Vast Bureau overeenkomstig de bovenvermelde afspraak, voorstelt om Valerie Taeldeman, schepen van maatschappelijk welzijn, aan te duiden als lid van de raad van bestuur van de Welzijnsband Meetjesland.

■        27 stembriefjes worden in de stembus gevonden en geteld, wat volgend stemresultaat oplevert:

- Schepen Valerie Taeldeman bekomt 15 stemmen voor,

- Raadslid Stefaan Heyndrikx bekomt 10 stemmen voor,

- Schepen Stefaan Standaert bekomt 1 stem voor,

Er is één blanco stembrief.

 

○        Een plaatsvervanger in de raad van bestuur:

■        27 stembriefjes worden in de stembus gevonden en geteld, wat volgend stemresultaat oplevert:

- Raadslid Kiran Van Landschoot bekomt 15 stemmen voor,

- Schepen Stefaan Standaert bekomt 10 stemmen voor,

- Schepen Annelies Lammertyn bekomt 1 stem voor,

Er is één blanco stembrief.

 

●        De raad gaat over tot de geheime stemming in één stemronde over de aanduiding van vier mandataris-vertegenwoordigers in de algemene vergadering.

■        27 stembriefjes worden in de stembus gevonden en geteld, wat volgend stemresultaat oplevert:

- Raadslid Kiran Van Landschoot bekomt 11 stemmen voor,

- Raadslid Anneke Gobeyn bekomt 7 stemmen voor,

- Raadslid Cedric De Smet bekomt 7 stemmen voor,

- Raadslid Timothy De Groote bekomt 1 stem voor,

Er is één blanco stembrief.

 

Besluit

 

Artikel 1 :

De raad voor maatschappelijk welzijn heft de besluiten van 30 januari 2019 en 28 oktober 2021 over de aanduiding van de vertegenwoordigers namens OCMW Maldegem in de Welzijnsband Meetjesland op.

 

Artikel 2:

De raad voor maatschappelijk welzijn duidt schepen Valerie Taeldeman en raadslid Kiran Van Landschoot aan als respectievelijk mandataris-vertegenwoordiger en plaatsvervangend mandataris-vertegenwoordiger in de raad van bestuur van Welzijnsband Meetjesland.

 

Artikel 3:

De raad voor maatschappelijk welzijn duidt de raadsleden Kiran Van Landschoot, Anneke Gobeyn, Cedric De Smet en Timothy De Groote aan als mandataris-vertegenwoordigers in de algemene vergadering van Welzijnsband Meetjesland.

 

Artikel 4:

Afschrift hiervan wordt overgemaakt aan Welzijnsband Meetjesland.

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

5.   ZORGBEDRIJF MEETJESLAND - VERVANGING VERTEGENWOORDIGERS

 

Juridische gronden

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 28.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 34, 2°.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 77.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 78, 5° waarin wordt bepaald dat de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn tot ... het aanwijzen van leden van de rechtspersonen, vermeld in deel 3, titel 4 ... niet aan het vast bureau kunnen worden toevertrouwd.

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, deel 3, titel 4, hoofdstuk 2 De Welzijnsvereniging, artikel 475 tot en met 495:

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, ihb artikel 474, §2 betreffende het geslacht van de bestuurders in de welzijnsvereniging.

●  Het decreet lokaal bestuur, ihb artikel 484 §1 dat bepaalt dat de openbare centra voor maatschappelijk welzijn in de organen van de welzijnsvereniging vertegenwoordigd zijn door leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Als het mandaat van een afgevaardigde in de bestuursorganen een einde neemt of bij een verhindering, kunnen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn van de lijst die het betreffende lid heeft voorgedragen, samen een kandidaat-lid aanwijzen, behalve als de vertegenwoordiger in de bestuursorganen van de vereniging was verkozen als jongste in jaren bij staking van stemmen.

●  De statuten van het Zorgbedrijf Meetjesland van 13 juni 2018:

○                              artikel 11 betreffende de samenstelling van de algemene vergadering

○                              artikel 15 betreffende de samenstelling van de raad van bestuur,.

●        De besluiten van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 30 januari 2019, 26 november 2020 en 28 oktober 2021 over de aanduiding van de vertegenwoordigers namens OCMW Maldegem in de Algemene vergadering en de Raad van Bestuur van Zorgbedrijf Meetjesland.

●        De aktename door de raad voor maatschappelijk welzijn op 22 januari 2022 van het ontslag van Katleen De Kesel en Annuska Van Hoorebeke als lid van de raad voor maatschappelijk welzijn.

 

Feiten

●        Het OCMW-bestuur wordt als volgt vertegenwoordigd in het Zorgbedrijf Meetjesland:

○          11 mandatarissen-vertegenwoordigers voor de algemene vergadering.

○          3 stemgerechtigde mandatarissen-vertegenwoordigers voor de raad van bestuur.

●        Om aan de decretale verplichting dat maximaal 2/3de van de bestuurders van hetzelfde geslacht zouden zijn, te voldoen, wordt gevraagd dat minstens één vrouwelijk raadslid zou worden verkozen, meerdere vrouwelijke raadsleden maakt het makkelijker om aan de decretale vereiste te voldoen.

●        Bij e-mail van 12 januari 2022 werd door de N-VA-fractie meegedeeld dat Katleen De Kesel zou opgevolgd worden door Jan De Metsenaere.

●        Bij e-mail van 24 januari 2022 werd door de Open-Vld-fractie meegedeeld dat Annuska Van Hoorebeke zou opgevolgd worden door Cindy De Baets.

●        Per brief van 16 maart 2022 dient raadslid Danny Vannevel zijn ontslag in als bestuurder en lid van de algemene vergadering van Zorgbedrijf Meetjesland. Het komt de N-VA-fractie toe een opvolger aan te duiden, de opvolger mag, maar moet geen lid zijn van de N-VA-fractie.

 

Argumentatie

●        Naar aanleiding van de ontslagname van Katleen De Kesel en Annuska Van Hoorebeke als lid van de raad voor maatschappelijk welzijn dienen twee vervangers aangeduid te worden in de algemene vergadering van het Zorgbedrijf Meetjesland.

●        Naar aanleiding van de brief van Danny Vannevel dd. 16 maart 2022 wordt gevraagd aan de raad voor maatschappelijk welzijn om akte te nemen van zijn ontslag en na voordracht door de N-VA-fractie een opvolger aan te duiden in de algemene vergadering en in de raad van bestuur van het Zorgbedrijf Meetjesland.

Tussenkomsten

●        Voorzitter Peter Van Hecke vraagt aan de fractieleider van N-VA om mee te delen wie door de N-VA-fractie wordt voorgedragen in opvolging van Danny Vannevel naar aanleiding van diens ontslag.

●        Fractieleider Cedric De Smet (N-VA) deelt mee dat schepen Nicole Maenhout wordt voorgedragen om Danny Vannevel op te volgen in de algemene vergadering van het Zorgbedrijf Meetjesland en dat schepen Stefaan Standaert wordt voorgedragen om Danny Vannevel op te volgen in de raad van bestuur van het Zorgbedrijf Meetjesland.

 

Besluit

 

Artikel 1

De raad neemt akte van de voordrachten door de N-VA-fractie en door de Open-Vld-fractie van de raadsleden Jan De Metsenaere (N-VA en Cindy De Baets (Open-Vld) als mandataris-vertegenwoordiger in de algemene vergadering van het Zorgbedijf Meetjesland in opvolging van Katleen De Kesel (N-VA) en Annuska Van Hoorebeke (Open-Vld) die ontslag namen als raadslid.

 

Artikel 2

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt akte van het ontslag van Danny Vannevel als lid van de algemene vergadering en van de raad van bestuur van het Zorgbedrijf Meetjesland en van de voordracht door de N-VA-fractie van schepen Nicole Maenhout, als vertegenwoordiger in de algemene vergadering en van schepen Stefaan Standaert als vertegenwoordiger in de raad van bestuur van het Zorgbedrijf Meetjesland.

 

Artikel 3

Afschrift hiervan wordt overgemaakt aan het Zorgbedrijf Meetjesland.

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

6.   VENECO KREDIETCOMMISSIE VLAAMSE LENING FRGE - VERVANGING VERTEGENWOORDIGERS ALGEMENE VERGADERING

 

Juridische gronden

●        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

●        Artikel 28 §1 juncto 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB) bepaalt dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

●        Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

●        Artikel 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de volgende bevoegdheden niet aan het vast bureau worden toevertrouwd:

○        5° het oprichten van en het toetreden tot rechtspersonen, of het aanwijzen van leden van de rechtspersonen, vermeld in deel 3, titel 4, en de besluiten om deel te nemen in een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm.

●        Artikel 34, 2° juncto 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017bepaalt dat de stemming in de raad voor maatschappelijk welzijn geheim is wanneer wordt gestemd over het aanwijzen van de ... vertegenwoordigers, vertegenwoordigers van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn in ...de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen.

●        Artikelen 396 tot en met 464 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 betreffende de samenwerkingsverbanden met rechtspersoonlijkheid.

●        Het besluit van de Vlaamse regering van 10 september 2010 inzake garanties voor leningen bij het Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost (FRGE).

●        De beslissing van de gemeenteraad van 27 juni 2012 om deel te nemen aan de lokale entiteit Veneco² voor het verstrekken van goedkope leningen voor energiesparende maatregelen.

●        De samenwerkingsovereenkomst van 17 maart 2011 die door Veneco² afgesloten werd met het FRGE teneinde op te treden als lokale entiteit.

●        De samenwerkingsovereenkomst van 18 april 2012 tussen Veneco² en het lokaal bestuur van de gemeente, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau aangaande de lokale entiteit voor de financiering van structurele energiebesparende maatregelen in privéwoningen die dienen als hoofdverblijfplaats en gelegen zijn op het grondgebied van de gemeente Maldegem. 

●        Het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 25 september 2019 over de aanduiding van de vertegenwoordiger namens het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst van OCMW Maldegem in de Veneco Kredietcommissie Vlaamse Lening FRGE.

●        De besluiten van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn van 10 februari 2022 waarbij het college van burgemeester en schepenen opnieuw geïnstalleerd werd na een collectieve constructieve motie van wantrouwen.

 

 

Feiten

●        De gemeente is aangesloten bij de dienstverlening van het Vlaams Energieagentschap (VEA) waarbij Veneco optreedt als 'Energiehuis'.  Het beslissingsorgaan van de lokale entiteit in het kader van de VEA-dienstverlening is de kredietcommissie.

●        De kredietcommissie staat in voor het operationaliseren van de goede werking van het Energiehuis Veneco en bepaalt o.m. de criteria en de procedure met betrekking tot de behandeling van de kredietaanvragen.

●        Per brief van 8 januari 2019 vraagt Veneco om de vertegenwoordigers voor de Maldegem in de kredietcommissie aan te duiden.

●        De kredietcommissie is samengesteld uit één vertegenwoordiger per gemeente en één vertegenwoordiger van het OCMW.  Per vertegenwoordiger moet ook steeds een plaatsvervanger voorzien worden.

 

Adviezen

●        Advies ABB, afdeling lokale organisatie en werking, team werking en bevoegdheden

○        De gemeenteraad kan de vertegenwoordigers aanduiden (voor algemene vergaderingen) of voordragen (voor bv. raden van bestuur). Als de raad zich niet langer adequaat vertegenwoordigd acht kan zij een andere vertegenwoordiger of andere vertegenwoordigers aanduiden/voordragen.

○        Verder wordt bevestigd dat wat de gemeenteraad de kandidaten voor de raden van bestuur kan voordragen en dat het dan aan de algemene vergadering van de betrokken rechtspersoon is om de bestuurders aan te stellen.

 

Argumentatie

●        Naar aanleiding van de bestuurswissel van 10 februari 2022 is het aangewezen om het besluit van 25 september 2019 over de aanstelling van de vertegenwoordigers namens het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst van OCMW Maldegem in de Veneco Kredietcommissie Vlaamse Lening FRGE op te heffen en nieuwe vertegenwoordigers aan te duiden.

●        De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor de aanduiding van de vertegenwoordigers, maar gelet op de doelgroep is het wenselijk dat de vertegenwoordiger lid is van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst. Ook bij andere OCMW's werd iemand uit het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst aangesteld.

 

Stemming

●        De Raad voor Maatschappelijk Welzijn gaat over tot de geheime stemming ingevolge artikel 34, 2° van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

○        Na het openen van de stembus worden 27 stembriefjes geteld, wat volgend stemresultaat oplevert:

○        Voor de vertegenwoordiger:

■        Kandidaat Lut D'Hondt bekomt 15 stemmen voor,

■        Kandidaat Kiran Van Landschoot bekomt 11 stemmen voor,

■        er is één blanco stembiljet

○        Voor de plaatsvervanger:

■        Kandidaat Ellen Depestel bekomt 15 stemmen voor,

■        Kandidaat Hilde Versluys bekomt 10 stemmen voor,

■        Kandidaat Valerie Taeldeman bekomt 1 stem voor

■        er is één blanco stembiljet.

 

Besluit

 

Artikel 1:

Het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 25 september 2019 over de aanduiding van de vertegenwoordigers namens het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst van OCMW Maldegem in de Veneco Kredietcommissie Vlaamse Lening FRGE, wordt opgeheven.

 

Artikel 2:

De raad voor maatschappelijk welzijn duidt Lut D'Hondt, lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst, aan als vertegenwoordiger van het OCMW in de kredietcommissie van Veneco, dat fungeert als Energiehuis voor het VEA.

 

Artikel 3:

De raad voor maatschappelijk welzijn duidt Ellen Depestel, lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst, aan als plaatsvervangend vertegenwoordiger van het OCMW in de Kredietcommissie van Veneco, dat fungeert als Energiehuis voor het VEA.

 

Artikel 4:

Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan Veneco, Panhuisstraat 1, 9010 Destelbergen.

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

7.   JAARVERSLAG KLACHTEN 2021: AKTENAME

 

Juridische gronden

●        Artikel 28 § 1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat dit punt in openbare zitting behandeld wordt.

●        Artikel 40 § 1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad beschikt over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de gemeentelijke aangelegenheden.

●        Artikel 303 § 3 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de algemeen directeur jaarlijks aan de raad maatschappelijk welzijn rapporteert over klachten ingediend tegen het OCMW.

●        Beslissing van raad voor maatschappelijk welzijn van 29 mei 2019 waarin het organisatiebeheersingssysteem werd goedgekeurd. Hierbij werd vastgelegd dat het jaarverslag van de klachten jaarlijks gerapporteerd wordt aan raad.

 

 

 

Feiten

●        Het organisatiebeheersingssysteem stelt dat jaarlijks over de klachten wordt gerapporteerd aan de raad

●        Het jaarrapport bevat de nodige statistische gegevens, die voorzien worden van de nodige duiding.

●        Enkele vaststellingen:

○        115 geregistreerde klachten

○        Hoogst aantal sinds 2015

○        66% van geregistreerde klachten is ontvankelijk

○        De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 12 dagen

 

 

Argumentatie

●        De algemeen directeur herinnert aan alle feitelijke en wettelijke bepalingen.

 

Besluit

 

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarverslag klachten 2021.

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

8.   ARCHIEF - GOEDKEURING ARCHIEF- & LEESZAALREGLEMENT

 

Juridische gronden

• De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

•            Artikel 28 §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB) bepaalt dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

•            Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

•            Artikel 32 van de Grondwet

•            De Archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad 12/08/1955), gewijzigd door de artikelen 126 tot 132 van de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen (

•            Het KB van 12 december 1957 rakende uitvoering van de Archief van 24 juni 1955

•            Het KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de archiefwet van 24 juni 1955: KB over het archieftoezicht – KB over de overbrenging van archief

•            Het KB van 5 januari 2014 tot wijziging van het KB van 16 juli n1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister

•            Het MB van 12 december 2016 betreffende de technische voorvoorschriften en normen waaraan archieflokalen van de overheden en openbare instellingen opgesomd in art. 2 §2, moeten voldoen

•            De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dd.27/04/2016

•            Het Decreet over het Lokaal Bestuur dd 22/12/2017, inz. de artikels 56 §5, 84 §5 en 173 betreffende de zorg over en het beheer van het archief

•            Het Bestuursdecreet van 7/12/2018

 

Feiten

•            Het archiefreglement van de gemeente dateert van 1989.

•            In het OCMW werd nooit een archiefreglement opgesteld.

 

Argumentatie

•             Het archiefreglement regelt de relatie tussen de archiefvormende overheid en de archiefdienst. Dit reglement legt dan ook de verantwoordelijkheden vast die beide partijen dragen inzake archief, archiefzorg en archiefbeheer.

•             Het leeszaalreglement is een onderdeel van het archiefreglement en beschrijft de rechten en de plichten van de interne en externe gebruikers van het archief. . In het leeszaalreglement zijn ook de na te leven regels inzake openbaarheid van bestuur en de afspraken voor bruikleen van archiefstukken opgenomen.

•             Het is belangrijk dat de afspraken in het archief - en leeszaalreglement up-to-date zijn, aangepast zijn aan de huidige stand van de wetgeving en voorzien in het gebruik van de huidige technologie in het archief.

•             Aldus moet het oude archiefreglement vervangen worden door een actueel reglement.

•             Een ontwerp van archief- & leeszaalreglement werd opgesteld.

•             Het archiefreglement omvat verduidelijking omtrent welke diensten onder de archiefzorg vallen, waarvoor de archiefdienst bevoegd is, het toezicht op het archief, de selectie en bestemming van archief, het overdragen van stukken naar het archiefdepot, het beheer van het archiefdepot, de openbaarheid van het archiefdepot en de raadpleging ervan en de bruikleen van de archieven.

•             Verder omvat het ontwerp een leeszaalreglement en een aantal bijlages, mbt de vernietigingsprocedures van archiefstukken, de procedure voor interne bruikleen en een modelovereenkomst betreffende de bruiklenen van het archief aan derden.

•             Het archiefreglement is ook geldig voor de archivering van de stukken van het OCMW.

•             Het archiefreglement werd besproken met de vrijwilligers aktief in het archief. Ze adviseerden het ontwerpreglement positief.

•             De OCMW-raad is bevoegd voor het vastleggen van dit reglement,

•             De algemeen directeur herinnert aan alle feitelijke en wettelijke bepalingen.

 

Besluit

 

27 stemmen voor: Koenraad De Ceuninck, Peter T. Van Hecke, Stefaan Standaert, Annelies Lammertyn, Nicole Maenhout, Danny Vannevel, Valerie Taeldeman, Anneke Gobeyn, Jason Van Landschoot, Peter E. Van Hecke, Bart Van Hulle, Marten De Jaeger, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Dino Lateste, Glenn Longeville, Kiran Van Landschoot, Henk Deprest, Christine Verplaetse, Timothy De Groote, Jan De Metsenaere, Eva Willems, Hilde Versluys, Stefaan Heyndrikx, Cindy De Baets, Ineke Hebbrecht en Cedric De Smet

 

 

Artikel 1:

De OCMW-raad keurt het archiefreglement en leeszaalreglement  met bijlages goed zoals hierna opgesomd:

 

Gemeente & OCMW Maldegem

Archief- en leeszaalreglement

 

1. Inleiding

Goede dienstverlening is gebaseerd op regels en duidelijke afspraken. Die regels en afspraken omtrent het Gemeente- en OCMW-archief Maldegem zijn vervat in het archief- en leeszaalreglement.

Het archiefreglement regelt de relatie tussen de archiefvormende overheid en de archiefdienst. Dit reglement legt dan ook de verantwoordelijkheden vast die beide partijen dragen inzake archief, archiefzorg en archiefbeheer.

Het leeszaalreglement is een onderdeel van het archiefreglement. Dit beschrijft de rechten en de plichten van de gebruikers van het archief. Dat kan zowel gaan over interne als externe gebruikers. In het leeszaalreglement zijn ook de na te leven regels inzake openbaarheid van bestuur en de afspraken voor bruikleen van archiefstukken opgenomen.

 

2. Wet- en regelgeving

Dit reglement werd opgemaakt rekening houdende met:

- Belgische grondwet, artikel 32 (7 februari1831)

- Burgerlijk Wetboek

- Archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad 12/08/1955), gewijzigd door de artikelen 126 tot 132 van de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen (Belgisch Staatsblad 19/05/2009)

- KB van 12 december 1957 rakende uitvoering van de Archief van 24 juni 1955

- KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de archiefwet van 24 juni 1955: KB over het archieftoezicht – KB over de overbrenging van archief (Belgisch Staatsblad 17/01/2014)

- KB van 5 januari 2014 tot wijziging van het KB van 16 juli n1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (Belgisch Staatsblad 17/01/2014)

- MB van 12 december 2016 betreffende de technische voorvoorschriften en normen waaraan archieflokalen van de overheden en openbare instellingen opgesomd in

art. 2 §2, moeten voldoen (Belgisch Staatsblad 21/12/2016)

- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (27/04/2016)

- Decreet over het Lokaal Bestuur (22/12/2017)

- Bestuursdecreet (7/12/2018)

 

3. Terminologie

Archiefzorg

De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer.

Concreet betekent de archiefzorg dat volgende zaken voorzien zijn: budget, deskundig personeel, aangepaste archiefinfrastructuur (archiefruimte, rekken,…), een leeszaal, voorschriften voor archiefbeheer en regels in verband met de openbaarheid van archiefstukken. Het bestuur is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van die materiële, financiële en personele middelen zodat de archiefdienst op een optimale manier kan functioneren (Decreet over het Lokaal Bestuur, artikel 56§5 en artikel 84§5).

Het toezicht op de archiefzorg is een bevoegdheid van de Algemeen Rijksarchivaris.

Archiefbeheer

Het archiefbeheer is het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van het archiefdepot, de daarin berustende archiefstukken en het beschikbaar stellen van die stukken. De algemeen directeur organiseert het beheer van het archief (Decreet over het Lokaal Bestuur, artikel 173).

De verantwoordelijke archief begeleidt samen met de archief- en documentbeheerder van de Welzijnsband Meetjesland de archiefvorming in de administratie en zorgt voor de selectie en vernietiging, de verwerving, het toegankelijk maken, het bewaren, het beschikbaar stellen en het valoriseren van de archieven.

Archiefdienst

Deze bestaat uit een samenwerking tussen de verantwoordelijke archief van gemeente en OCMW Maldegem enerzijds en de archief- en documentbeheerder van de Welzijnsband Meetjesland anderzijds.

Deze dienst staat in voor het archiefbeheer van gemeente en OCMW Maldegem.

Archiefruimte

De archiefruimte is een ruimte bij de archiefvormers (i.c. de gemeente- en OCMW-diensten) die bestemd is voor het bewaren van archief. De archiefruimtes worden beheerd door de diensten, maar onder toezicht van de archiefdienst.

Archiefdepot

Een archiefdepot is een ruimte of een geheel van ruimtes die speciaal ingericht is voor de tijdelijke of permanente bewaring van archiefstukken. Een archiefdepot wordt beheerd door de archiefdienst.

Het archiefdepot van gemeente Maldegem bevindt zich in de Loods dienst Infrastructuur, Bloemestraat 45, 9990 Maldegem.

Het archiefdepot van het OCMW bevindt zich in WZC Warmhof, Begijnewater 1, 9990 Maldegem.

Archiefoverdracht

De archiefoverdracht is het overbrengen van archiefstukken van de diensten naar het archiefdepot. Hiermee wordt de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief overgedragen van de archiefvormende dienst naar de archiefdienst.

Archiefstukken = archiefdocumenten

Archiefstukken zijn al die stukken die – ongeacht hun datum, vorm, drager – bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen (=zorgdrager) die ze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar taken. Archief is procesgebonden informatie en is gegroeid uit de werkprocessen die binnen een organisatie bestaan.

Archiefvormer

De archiefvormer is de dienst of de persoon die archiefstukken creëert.

Bewaartermijn

De bewaartermijn is de periode die voorzien is voor het bewaren van archiefstukken.

Selectielijst

Een selectielijst is een lijst die aan de verschillende archiefstukken een definitieve bestemming (vernietigen of permanent bewaren) en een bewaartermijn toekent.

Schonen

Schonen is een selectiemethode op dossierniveau. Bij het schonen worden dubbels, blanco bladen en alle elementen die op termijn schade aan het dossier kunnen toebrengen (bv. metalen of plastic voorwerpen) verwijderd. Het schonen heeft als doel een zuiver dossier over te houden en plaatswinst te bekomen in de depots.

Vernietiging

Vernietigen van archief is het zodanig bewerken van archief dat de inhoud van de archiefstukken op geen enkele manier gereconstrueerd kan worden.

Dynamisch archief

Dynamisch of primair archief wordt door de archiefvormer nog bestendig aangevuld en/of gebruikt bij de werking van de dienst. Dynamisch of primair archief bevindt zich meestal in de kantoren of in de archiefruimtes van de diensten. Het dynamisch of primair archief wordt bewaard door de archiefvormer, in overleg met de archiefdienst.

Semi-dynamisch archief

Semi-dynamisch of semi-statisch archief wordt door de archiefvormer niet meer aangevuld of gebruikt en speelt vaak geen rol meer bij de administratieve afhandeling van taken. Toch is de archiefvormer er nog steeds administratief verantwoordelijk voor. Semi-dynamisch archief kan zowel door de archiefvormer als door de archiefdienst bewaard worden.

Statisch archief

Statisch archief of secundair archief heeft niet langer waarde voor de archiefvormer, noch op administratief vlak, noch op vlak van verantwoordelijkheid. Enkel de stukken met een historisch of cultureel belang worden permanent bewaard. Statisch archief wordt bewaard door de archiefdienst.

 

4. Archiefreglement

 

I. Algemene bepalingen

Artikel 1 – Welke diensten vallen onder de archiefzorg van het bestuur?

Alle diensten van gemeente en OCMW Maldegem, het bureau van de algemeen directeur en het Autonoom Gemeentebedrijf vallen onder de archiefzorg van het bestuur.

De stukken in de kabinetten van burgemeester en schepenen, ontvangen of opgemaakt uit hoofde van hun ambt, behoren tot het archief van de gemeente Maldegem. Persoonlijke en partijpolitieke stukken die niet rechtstreeks voortkomen uit de uitoefening van het ambt van burgemeester of schepen worden niet als archief van de gemeente Maldegem beschouwd. De burgemeester, schepenen en politieke fracties kunnen deze stukken evenwel vrijwillig overdragen aan de zorg van het gemeentearchief.

Het bureau van de voorzitter van het BCSD valt onder de archiefzorg van het OCMW-bestuur.

Persoonlijke en partijpolitieke stukken die niet rechtstreeks voortkomen uit de uitoefening van het ambt van voorzitter van het BCSD worden niet als OCMW-archief beschouwd. De voorzitter van het BCSD kan deze documenten evenwel vrijwillig overdragen aan de zorg van het OCMW-archief.

Wat betreft de welzijnsverenigingen staat het lokaal bestuur in voor de archiefzorg van volgende documenten en dossiers:

- Documenten betreffende het oprichten van, aansluiten bij en verlaten van de vereniging (bv. samenwerkingsovereenkomsten, documenten betreffende toetreden/uittreden uit de vereniging, documenten over de financiële inbreng van het bestuur)

- Documenten betreffende het zich laten vertegenwoordigen door mandatarissen in de vereniging (bv. dossiers betreffende het aanduiden van vertegenwoordigers in de beheersorganen van de vereniging, overzichten van de vergoedingen en presentiegelden van de mandatarissen in de vereniging)

Ook archiefstukken die voortvloeien uit uitbestede taken vallen onder de archiefzorg van het bestuur.

 

Artikel 2 – Waarvoor is de archiefdienst bevoegd?

Deze dienst is belast met het beheer van de archiefstukken die zijn overgebracht naar de archiefdepots en met het toezicht op de archiefstukken van de gemeente- en OCMW-diensten die nog niet zijn overgebracht.

De archiefdienst wordt door de algemeen directeur belast met:

- het beheer, de ontsluiting, de terbeschikkingstelling en de valorisatie van het gemeente- en OCMW-archief;

- het toezicht op de goede, geordende en toegankelijke bewaring van het archief en dit gedurende de volledige levenscyclus;

- het toezicht op de naleving van de hoger vermelde wetgeving, wat betreft alle archieven van gemeente en OCMW;

- de coördinatie van de overdrachten naar het archiefdepot;

- de selectie en vernietiging van het gemeente- en OCMW-archief. Dit in overleg met de gemeente- en OCMW-diensten en met het Rijksarchief (in latere fase zal de selectiecommissie Vlaamse overheid deze rol op zich nemen);

- het opstellen van adviezen over het archiefbeheer bij de diensten aangehaald in

artikel 1.

 

II. Toezicht

Artikel 3 – Archiefdienst houdt toezicht

De archiefdienst bezoekt geregeld alle gemeente- en OCMW-diensten na afspraak met de leidende ambtenaar. Daarbij krijgt de archiefdienst toegang tot de gebouwen en alle lokalen waar archief bewaard wordt. De archiefdienst heeft recht op inzage in de totaliteit van de documenten.

 

Artikel 4 – Niet naleving afspraken

Bij niet-naleving van de goede, geordende en toegankelijke bewaring en/of de niet naleving van de hoger vermelde wetgeving door de diensten kan de archiefdienst in overleg met de algemeen directeur dwingende maatregelen opleggen. De archiefdienst kan bv. de onmiddellijke overdracht van archiefstukken naar het archiefdepot gelasten.

Het Rijksarchief kan als toezichthoudende overheid op de hoogte gesteld worden.

 

III. Selectie en bestemming van archief

Artikel 5 – Bewaartermijnen

De archiefdienst bepaalt welke categorieën archiefstukken voor tijdelijke en welke stukken voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Als dwingende leidraad worden de selectielijsten, zoals bedoeld in het uitvoeringsbesluit van 21 juni 2014 bij het decreet van 9 juli 2010, gebruikt (Bestuursdecreet artikel III.89§2).

De gehanteerde selectielijst is opgesteld of goedgekeurd door de Algemeen Rijksarchivaris.

In latere instantie zal het serieregister als centraal register aangewend worden voor de bepaling van de bewaartermijnen van de stukken, zoals bedoeld in het Bestuursdecreet (artikel III.87 – III.89).

 

Artikel 6 – Vernietiging

Voor elke vernietiging van archief is de uitdrukkelijke toelating vereist van de archiefdienst en de betrokken leidende ambtenaar. Bij afwezigheid van een leidend ambtenaar vraagt de archiefdienst het advies van de algemeen directeur.

Vernietiging gebeurt volgens de procedure die hiervoor is vastgesteld (zie bijlage 1).

De beschrijvingen en de inventarissen van de vernietigde archiefstukken moeten permanent worden bewaard.

 

IV. Overdracht van archiefstukken naar het archiefdepot

Artikel 7 – Wie mag archiefstukken overdragen?

Alle diensten van gemeente en OCMW Maldegem, het kabinet van de burgemeester, de kabinetten van de schepenen, het bureau van de algemeen directeur, het bureau van de voorzitter van het BCSD, de welzijnsverenigingen (Decreet over het Lokaal Bestuur, artikel 475) en het Autonoom Gemeentebedrijf kunnen archiefstukken overdragen aan de archiefdienst (zie ook artikel 1)

 

Artikel 8 – Expliciete toestemming van de archiefdienst

Voor elke archiefoverdracht is de uitdrukkelijke toelating vereist van de archiefdienst.

 

Artikel 9 – Staat van archief dat wordt overgedragen

Enkel archieven in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden overgedragen. Dit houdt in dat de archieven geschoond, genummerd en behoorlijk verpakt zijn. Bovendien zijn toegestane selecties en vernietigingen al uitgevoerd.

De archiefstukken die worden overgedragen, zijn steeds vergezeld van een overdrachtslijst en alle andere toegangen (of afschriften ervan) die betrekking hebben op die archiefstukken. De oorspronkelijke orde van het archief blijft behouden.

 

V. Beheer van het archiefdepot en administratieve raadpleging

Artikel 10 – Beperkte toegang tot het archiefdepot

Het archiefdepot is enkel toegankelijk voor de medewerkers van de archiefdienst en de algemeen directeur.

De diensthoofden zijn verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de archiefruimten waarin het dynamisch archief van hun dienst bewaard wordt.

 

Artikel 11 – Wie kan welke archiefstukken ontlenen?

Alle diensten vermeld in artikel 7 kunnen steeds eigen archiefstukken raadplegen en laten overbrengen naar hun dienst. Om deze interne bruiklenen te realiseren dient de uitgewerkte bruikleenprocedure (zie bijlage 2) gevolgd te worden. Ontleende archiefstukken mogen niet zonder toestemming van de archiefdienst doorgegeven worden aan particulieren of andere diensten.

 

Artikel 12 – Uitleentermijn

De uitleentermijn is maximum 1 maand en kan per maand verlengd worden, maar enkel na uitdrukkelijke toestemming van de archiefdienst.

 

Artikel 13 – Zorg voor ontleende archiefstukken

De ontleende archiefstukken moeten steeds met de nodige zorg behandeld worden en moeten in dezelfde staat en verpakking aan de archiefdienst worden teruggegeven. De stukken mogen niet worden gewijzigd (men mag bv. geen extra notities aanbrengen, de volgorde van de stukken moet behouden blijven, en men mag niet op eigen initiatief herstel- of restauratiewerken uitvoeren).

 

Artikel 14 – Register van interne ontleningen

De gegevens over interne bruiklenen worden door de archiefdienst bijgehouden in een chronologisch register.

 

Artikel 15 – Sancties bij niet-naleving van afspraken inzake interne bruiklenen

Wanneer de archiefdienst vaststelt dat uitgeleende archiefstukken niet volgens afspraak worden behandeld, kan deze de bruikleen onmiddellijk stopzetten. De desbetreffende dienst kan bovendien het recht van bruikleen ontzegd worden.

 

Artikel 16 – Statisch archief kan opnieuw dynamisch worden

Sommige archiefstukken of dossiers kunnen heel uitzonderlijk opnieuw actief worden en definitief terugkeren naar de betrokken dienst. Om dit te verkrijgen leggen de diensten uit artikel 7 een goede argumentatie voor aan de archiefdienst die over de aanvraag beslist. In dit geval zijn de bepalingen in artikel 13 en artikel 14 niet van toepassing.

VI. Openbaarheid van het archief en raadpleging door derden

Artikel 17 – Het archief van gemeente en OCMW Maldegem is openbaar

Het archief van gemeente en OCMW Maldegem is openbaar. Dat wil zeggen dat iedereen het recht heeft om het archief van gemeente en OCMW te komen inkijken.

De raadpleger behandelt alle archiefstukken op discrete wijze, met respect voor het fundamentele recht op de bescherming van het privé-leven van derden.

 

Artikel 18 – Uitzonderingen op de openbaarheid

De wetgever beperkt de openbaarheid echter en bepaalt de volgende uitzonderingen (Bestuursdecreet, artikel II.34) als:

- de openbaarmaking afbreuk doet aan een geheimhoudingsverplichting, vastgesteld in een aangelegenheid waarvoor de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest bevoegd is;

- de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt;

- de openbaarmaking afbreuk doet aan het geheim van de beraadslagingen van de organen van de Vlaamse overheid, van de organen van de lokale overheden, van de organen van de instellingen met een publieke taak en van de organen van de milieu-instanties;

- het om bestuursdocumenten gaat die uitsluitend ten behoeve van de strafvordering of de vordering van een administratieve sanctie werden opgesteld;

- het om bestuursdocumenten gaat die uitsluitend ten behoeve van de mogelijke toepassing van tuchtmaatregelen zijn opgesteld, zolang de mogelijkheid om een tuchtmaatregel te nemen blijft bestaan;

- het om bestuursdocumenten gaat die informatie bevatten die door een derde is verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht is en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld, tenzij die persoon met de openbaarmaking instemt.

Het Bestuursdecreet, artikel II.37 bepaalt het volgende:

- Als de aanvraag tot openbaarmaking betrekking heeft op bestuursdocumenten die meer dan twintig jaar geleden opgemaakt of ontvangen zijn, kunnen de uitzonderingsgronden, vermeld in artikel II.34, 3°, 4° en 5°, artikel II.35, 1°, 4°, 5° en 6°, en artikel II.36, § 1, tweede lid, 2°, 3°, 4°, 8°, 9°, 10° en 11°, niet ingeroepen worden om de openbaarmaking te weigeren.

- Als de aanvraag tot openbaarmaking betrekking heeft op bestuursdocumenten die meer dan vijftig jaar geleden opgemaakt of ontvangen zijn, kunnen ook de uitzonderingsgronden, vermeld in artikel II.34, 1° en 6°, in artikel II.35, 2° en 3°, en in artikel II.36, § 1, tweede lid, 5°, 6° en 7°, niet ingeroepen worden om de openbaarmaking te weigeren.

- Als de aanvraag tot openbaarmaking betrekking heeft op bestuursdocumenten die meer dan honderdtwintig jaar geleden opgemaakt of ontvangen zijn of als de aanvraag betrekking heeft op persoonsgegevens van een persoon die meer dan twintig jaar geleden overleden is, kunnen ook de uitzonderingsgronden, vermeld in artikel II.34, 2°, en in artikel II.36, § 1, tweede lid, 1°, niet ingeroepen worden om de openbaarmaking te weigeren.

Daarnaast biedt artikel II.38. van het Bestuursdecreet de mogelijkheid om toegang te verlenen voor wetenschappelijk onderzoek tot informatie die anders (nog) niet openbaar is. De zorgdrager kan de toegang onderwerpen aan bijzondere en specifieke voorwaarden die opgenomen zijn in de procedure voor inzage voor wetenschappelijk onderzoek.

Akten van burgerlijke stand zijn raadpleegbaar na 50 (overlijdensaktes), 75 (huwelijksaktes) en 100 jaar (geboorteaktes). (Burgerlijk wetboek, artikel 29).

De bevolkingsregisters zijn na 120 jaar openbaar. (KB 5 januari 2014).

Artikel 12 van dit reglement blijft geldig. De beperkingen van de openbaarheid gelden dus niet voor raadplegingen door diensten die eigen archiefstukken willen raadplegen of ontlenen.

 

Artikel 19 – Uitstel of weigering van inzage

De archiefdienst kan het recht voor inzage weigeren of uitstellen:

- als het gaat om niet-geïnventariseerde archieven;

- als de toestand van de archiefstukken het niet toelaat. ‘Toestand’ kan betrekking hebben op de materiële staat of op de staat van ordening. Wanneer de archiefdienst bv. bezig is met de ordening van bepaalde archiefstukken, kan men het recht voor inzage van deze archiefstukken tijdelijk uitstellen;

- als er vermoedens bestaan dat de verzoeker de archiefstukken zal beschadigen of zal laten verdwijnen.

 

Artikel 20 – Auteursrecht

De raadpleger verbindt er zich toe bij elk verder gebruik of reproductie van informatie uit het archief van gemeente en OCMW Maldegem de auteurswet en de naburige rechten na te leven en in acht te nemen.

De raadpleger ontslaat het (archief van) gemeente en OCMW Maldegem van elke aansprakelijkheid hieromtrent.

 

VII. Bruikleen van archieven aan derden

Artikel 21 – Wie kan archief in bruikleen krijgen?

Archiefstukken kunnen aan derden enkel uitgeleend worden voor tentoonstellingen, voor restauratie en voor microfilmen, digitaliseren of een andere vorm van reproductie.

 

Artikel 22 – Hoe aanvragen?

Alle aanvragen voor bruikleen worden schriftelijk gericht aan het bestuur. De algemeen directeur beslist na advies van de archiefdienst.

De aanvraag voor bruikleen moet minstens 6 weken voorafgaand aan de bruikleen worden ingediend.

 

Artikel 23 – Bruikleenovereenkomst

Bij het in bruikleen geven van archieven aan derden wordt een bruikleenovereenkomst afgesloten (zie bijlage 3).

 

Artikel 24 – Raadpleging en openbaarheid van bestuur

Alle bepalingen betreffende de raadpleegbaarheid van archiefstukken zijn ook bij bruikleen van archiefstukken van toepassing (zie artikel 18 en 19).

 

Artikel 25 – Veiligheidskopie en/of conditierapport

Bij elke bruikleen wegen bruikleengever en bruikleennemer in overleg af of een veiligheidskopie en/of conditierapport waarin eventuele tekortkomingen en beschadigingen worden opgenomen, noodzakelijk is. Dit rapport wordt als bijlage toegevoegd aan de ingevulde bruikleenovereenkomst (zie bijlage 3)

 

5. Leeszaalreglement

Artikel 26 – Open voor het publiek

Bezoekers die archiefstukken van gemeente en/of OCMW Maldegem wensen in te kijken, zijn tijdens de openingsuren welkom in de leeszaal (Bloemestraat 45, Maldegem). De openingsuren zijn terug te vinden op de gemeentelijke website en in de archiefleeszaal.

 

Ook hier gelden de bepalingen betreffende de raadpleegbaarheid van archiefstukken zoals vermeld in artikel 18 en 19.

 

Artikel 27 – Gratis toegang en raadpleging

Het raadplegen van de archiefstukken is gratis. Er wordt geen inschrijvingsgeld gevraagd.

 

Artikel 28 – Vestiaire verplicht

In de leeszaal mag niet gerookt, gedronken of gegeten worden. Jassen, tassen en andere voorwerpen die niet noodzakelijk zijn voor de raadpleging van archiefstukken mogen niet in de leeszaal binnen worden gebracht.

Het gemeente- en OCMW-bestuur zijn niet verantwoordelijk voor gebeurlijke diefstal of beschadiging.

 

Artikel 29 – Leeszaalregister

Bij elk bezoek vult de lezer het leeszaalregister in. Hierin noteert hij/zij zijn/haar naam, voornaam, adres en het doel van zijn/haar onderzoek (bv. door verwijzing naar het inventarisnummer).

Met deze inschrijving verklaart hij/zij in te stemmen met de opname van zijn/haar gegevens in dit register en te hebben kennisgenomen van het archief- en leeszaalreglement. Alle gegevens in het leeszaalregister worden verzameld en behandeld in overeenstemming met de AVG-wetgeving.

 

Artikel 30 – Consulteren van naslagwerken en archieftoegangen

De bezoekers mogen zelf de voorhanden zijnde naslagwerken (bibliotheek), toegangen tot het archief en de fotokopies van de parochieregisters en de registers van de Burgerlijke Stand consulteren, met maximum van 3 stuks tegelijk in lezing. Uiteraard moeten deze achteraf correct terugplaatst worden.

De bibliotheek van de archiefdienst is geen uitleenbibliotheek.

 

Artikel 31 – Aanvraag van archiefstukken

De archiefstukken worden aangevraagd bij een medewerker van de archiefdienst, met een maximum van 5 per aanvraag.

 

Artikel 32 – Wijze van raadpleging

De archiefstukken worden in de leeszaal geraadpleegd onder toezicht van een medewerker van de archiefdienst en na raadpleging weer bij hem ingeleverd.

 

Artikel 33 – Stukken in lezing

Archiefstukken die de lezer bij een later bezoek nog wil raadplegen, kunnen in lezing worden geplaatst bij een archiefmedewerker. Dit kan maximum voor 1 maand.

Medewerkers van de archiefdienst kunnen het aantal in lezing gegeven stukken beperken.

 

Artikel 34 – Voorzorgsmaatregelen bij het behandelen van de archiefstukken

Archiefstukken worden steeds met de grootst mogelijke zorg behandeld:

- archiefstukken worden enkel met propere handen gehanteerd;

- er worden geen aantekeningen gemaakt op de stukken;

- aantekeningen worden enkel gemaakt met potlood. Ander schrijfmateriaal mag niet gebruikt worden;

- archiefstukken worden niet gekreukt, op de grond gelegd of gebruikt als schrijfsteun of onderlegger;

- de interne ordening van de archiefstukken wordt steeds behouden;

- archiefstukken worden na raadpleging weer zorgvuldig ingepakt.

De lezer volgt steeds de aanwijzingen op van de medewerkers van de archiefdienst.

 

Artikel 35 – Vergoeden van schade

De lezer die schade toebrengt aan archiefstukken, zal die schade moeten vergoeden ten belope van het bedrag dat door een deskundige wordt geraamd en door het College van Burgemeester en Schepenen of het Vast Bureau, na advies van de archiefdienst, wordt bekrachtigd.

 

Artikel 36 – Reproductie

De lezer moet toestemming vragen aan een medewerker van de archiefdienst om een reproductie van archiefstukken te maken.

Het fotokopiëren wordt verboden wanneer de stukken zich in een slechte materiële toestand bevinden.

Fotokopies worden enkel door de medewerkers van de archiefdienst gemaakt.

De prijs van de fotokopies wordt bepaald overeenkomstig het van toepassing zijnde retributiereglement.

Het fotograferen met flits van archiefstukken is omwille van preserverings- en conserveringsoverwegingen niet toegestaan.

Documenten mogen gefotografeerd of gefilmd worden zonder flits mits toestemming van medewerkers van de archiefdienst.

 

Artikel 37 – Digitaal archief

Digitale archiefstukken zijn enkel raadpleegbaar op de computers in de leeszaal. Het door de bezoeker kopiëren van de digitale stukken en bestanden (bv. op usb) is absoluut verboden.

 

Artikel 38 – Archief Gemeente of OCMW Maldegem vermelden als vindplaats

Indien de lezer informatie en/of reproducties uit het gemeente- of OCMW-archief van Maldegem opneemt in een publicatie, dient hij/zij het gemeente- of OCMW-archief als vindplaats van de bronnen te vermelden (naam van de instelling, het archiefbestand, het inventarisnummer, de pagina of folio). Tevens wordt de auteur verzocht 1 exemplaar van de publicatie aan het gemeente- of OCMW-archief te schenken. Dit verzoek tot schenking geldt ook voor onderzoeksresultaten (bv. in de vorm van een eindeverhandeling of een seminarie-oefening).

 

Artikel 39 – Lezers oriënteren

De medewerkers van de archiefdienst oriënteren de lezer.

De lezer heeft het recht te weten welke archiefbestanden worden bewaard door de archiefdienst, zelfs als zij niet toegankelijk of niet openbaar zijn. De lezer moet ook kunnen beschikken over het complete overzicht van toegangen. Dit betekent niet hetzelfde als beschikken over de toegangen zelf, want de inhoud van een inventaris of overdrachtslijst kan reeds tot de persoonlijke levenssfeer behoren.

 

Artikel 40 – Diefstal

Bij vaststelling van diefstal of poging tot diefstal wordt de politie verwittigd.

 

Artikel 41 – Ordeverstoring

Alle archiefbezoekers moeten de mogelijkheid krijgen om in alle stilte te kunnen werken en de archiefstukken te raadplegen. De medewerkers van de archiefdienst kunnen de toegang tot de leeszaal ontzeggen aan wie het archief- en leeszaalreglement niet respecteert of de rust en orde verstoort.

 

Artikel 42 – Beroepsmogelijkheden

De archiefdienst beslist over alle zaken die niet in dit reglement zijn opgenomen.

De bezoeker van het archief kan tegen de beslissingen van de archiefdienst beroep aantekenen bij het College van Burgemeester en Schepenen in verband met beslissingen omtrent het gemeentearchief of bij het Vast Bureau in verband met beslissingen omtrent het OCMW-archief. Dit beroep werkt niet opschortend. Bij ontstentenis van enige beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen of het Vast Bureau blijft die van de archiefdienst gehandhaafd.

 

Bijlage 1: Vernietigingsprocedure

 

 

 

Bijlage 2: Procedure interne bruiklenen

 

 

 

Bijlage 3: Overeenkomst bruiklenen archief aan derden

 

De ondergetekenden:

Gemeentebestuur Maldegen    OF            OCMW Maldegem

Gevestigd in Marktstraat 7, 9990 Maldegem              Lazarusbron 1, 9990 Maldegem

vertegenwoordigd door [in te vullen]

hierna te noemen: Bruikleengever

en

[Naam]

Gevestigd in [adres]

vertegenwoordigd door [in te vullen]

hierna te noemen: Bruikleennemer

komen het volgende overeen:

 

Artikel 1: Inhoud van de overeenkomst

1. Bruikleengever geeft volgende archiefstukken in bruikleen aan de bruikleennemer:

Inventarisnummer Omschrijving archiefstukken Datering

2. De stukken worden in bruikleen gegeven ten behoeve van [tentoonstelling, evenement,… invullen]

 

Artikel 2: Duur van de overeenkomst

1. De bruikleen vangt aan op de datum dat de archiefstukken getransporteerd worden van bruikleengever naar bruikleennemer, voor deze overeenkomst is dat [datum invullen]

2. Deze overeenkomst is aangegaan voor de duur van [invullen] maanden, en zal derhalve eindigen op [datum invullen]

3. De bruikleentermijn kan verlengd worden. De aanvraag hiertoe wordt schriftelijk gemotiveerd.

 

Artikel 3: Vervoer en verpakking

1. Bruikleennemer staat in voor het vervoer van de archiefstukken in overleg met de bruikleengever. De bruikleengever zorgt voor de verpakking van de archiefstukken voor transport. Bij retourtransport dient de bruikleennemer de stukken op dezelfde wijze te verpakken.

2. De archiefstukken worden vervoerd door een daarvoor geschikte vervoersmaatschappij die vooraf door bruikleengever goedgekeurd wordt.

3. De bruikleengever kan beslissen om een medewerker van de archiefdienst aan te duiden om de archiefstukken te vergezellen bij transport. De reis- en verblijfskosten vallen ten laste van de bruikleennemer.

4. Het retourtransport vindt plaats ten laatste op de dag dat deze overeenkomst eindigt.

5. De goede toestand van de teruggebrachte archiefstukken wordt nagekeken door een medewerker van de archiefdienst

 

Artikel 4: Exposeren

1. Bruikleennemer zal de stukken uitsluitend exposeren op de locatie: [invullen]

2. Bruikleennemer zal het object uitsluitend exposeren voor het in artikel 1.2 genoemde doel

3. Bruikleennemer vermeldt bij de stukken van welke bruikleengever het geleend is, en wel als volgt: “Bruikleen van het archief Gemeente/OCMW Maldegem, het archiefbestand, het inventarisnummer, de pagina of folio”.

4. De bruikleennemer moet de uitgeleende archiefstukken met de grootste zorg en voorzichtigheid behandelen. Hij/zij:

- staat in voor strikte naleving van het rookverbod en een verbod op het nuttigen van etenswaren of dranken in de ruimte

- verzekert de archiefstukken tegen alle risico’s “van spijker tot spijker”; het bewijs van verzekering wordt ten laatste bij het ophalen van de archiefstukken bij de bruikleengever ingediend;

- neemt voldoende veiligheidsmaatregelen om de archiefstukken te beschermen tegen schade en diefstal (in het geval van een expositie: gesloten tentoonstellingskasten, bewaking tijdens de openingsuren, brandbeveiliging, alarmsysteem tegen diefstal,…);

- houdt zich aan de gewenste klimatologische bewaaromstandigheden bepaald door de archiefdienst;

- mag geen aanduidingen aanbrengen op het archiefstuk;

- mag de uitgeleende archiefstukken niet vastspijkeren, -plakken of –prikken (in het geval van een expositie enkel in een gesloten tentoonstellingskast neerleggen);

- moet de materiële toestand van het archiefstuk respecteren (bv. een opgerolde kaart of een opgeplooide perkament mag niet worden ontplooid, een gezegelde oorkonde niet opgehangen, etc.).

- zorgt voor de naleving van het verbod op het fotograferen met flits van de archiefstukken

Alle kosten zijn ten laste van de bruikleennemer.

5. Bruikleengever heeft het recht om ter plaatse op de naleving van de voorwaarden toe te zien en bij niet naleving de bruikleen van desbetreffende stuk(ken) stop te zetten (zie ook artikel 9).

 

Artikel 5: Diefstal, schade, restauratie

1. In geval van schade of diefstal van de in bruikleen gegeven archiefstukken verwittigt de bruikleennemer onmiddellijk de bruikleengever.

2. De bruikleennemer zal nooit zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de bruikleengever een in bruikleen gekregen archiefstuk (laten) restaureren, schoonmaken of iets anders aan de stukken wijzigen tenzij er voor het vragen en verkrijgen van toestemming van de bruikleengever geen tijd is vanwege een spoedeisende omstandigheid en deze met zich meebrengt dat er direct actie moet ondernomen worden. De bruikleennemer zal in dit geval alles wat redelijkerwijs in zijn vermogen ligt in het werk stellen voor het behoud van de archiefstukken.

 

Artikel 6: Reproductie

1. De in bruikleen gegeven archiefstukken mogen niet worden gereproduceerd zonder de schriftelijke toestemming van de bruikleengever.

2. Bij elk tentoongesteld archiefstuk, evenals bij elke reproductie ervan in een publicatie of een begeleidend drukwerk, dient de herkomst te worden aangeduid door de vermelding “Bruikleen van het archief Gemeente/OCMW Maldegem, het archiefbestand, het inventarisnummer, de pagina of folio”.

 

Artikel 7: Auteursrecht

1. De bruikleennemer verbindt er zich toe de auteurswet na te leven.

2. Aan de bruikleengever wordt door de bruikleennemer 1 exemplaar bezorgd van elke publicatie die verschijnt naar aanleiding van de bruikleen.

 

Artikel 8: Risico bruikleen

1. De bruikleen geschiedt voor rekening en risico van de bruikleennemer

2. De bruikleennemer is verantwoordelijk voor herstelbare schade van de stukken tijdens transport van en naar de bruikleengever.

3. Kosten van onderhoud en herstel van schade, ontstaan in verband met de bruikleen, komen voor rekening van bruikleennemer.

4. Bruikleennemer is niet aansprakelijk voor de normale slijtage van de stukken en voor schade aan de stukken die veroorzaakt is door een omstandigheid die niet te wijten is aan de bruikleennemer.

 

Artikel 9: Tussentijdse beëindiging

1. Indien bruikleennemer de stukken

a. niet voor het in artikel 1.2 genoemde doel gebruik,

b. deze bruikleenovereenkomst niet naleeft,

dan is de bruikleengever gerechtigd de bruikleenovereenkomst met onmiddellijke ingang en zonder tussenkomst van een rechterlijke instantie te beëindigen en te verlangen dat de bruikleennemer ervoor zorg draagt dat het object terstond weer bij bruikleengever in bezit komt.

2. Bruikleengever kan een schadevergoeding gelijk aan de verzekeringswaarde aanrekenen en het recht van bruikleen kan in de toekomst aan bruikleennemer worden ontzegd. Als ontleende archiefstukken te laat worden teruggebracht, zal een vergoeding van € 15 per stuk per dag worden aangerekend.

 

Artikel 10: Terugnamebevoegdheid

1. In het geval bruikleengever voor de einddatum van deze bruikleenovereenkomst de stukken zelf dringend nodig heeft als gevolg van een omstandigheid die bij het aangaan van deze bruikleenovereenkomst redelijkerwijs niet was te voorzien, deelt bruikleengever dit schriftelijk en met redenen mee aan bruikleennemer. Bruikleennemer zal hierop zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk de stukken afstaan aan bruikleengever.

2. Bruikleennemer kan de stukken voor de einddatum van deze bruikleenovereenkomst op grond van bij het aangaan van deze overeenkomst redelijkerwijs niet te voorziene, dringende omstandigheid teruggeven aan bruikleengever, mits bruikleengever aangeeft dat hij opslagruimte beschikbaar heeft voor de stukken. Is dit niet het geval, dan zal bruikleennemer de stukken voor eigen rekening in een daartoe passende opslagruimte opslaan tot het einde van de bruikleenovereenkomst of zoveel eerder als bruikleengever aangeeft.

 

Artikel 11: Uitnodiging voor het bestuur

De leden van het College van Burgemeester en Schepenen, de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, de voorzitter van het BCSD, de algemeen directeur en de archiefdienst ontvangen een uitnodiging voor de opening van de tentoonstelling, de officiële presentatie van de publicatie of ander evenement, waarbij gebruik werd gemaakt van een bruikleen van het archief van gemeente en/of OCMW Maldegem.

 

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt,

 

[Gemeentebestuur of OCMW] Maldegem

Datum: [in te vullen]

Plaats: [in te vullen]

Handtekening [in te vullen]:

 

[Bruikleennemer] naam: [in te vullen]

Datum: [in te vullen]

Plaats: [in te vullen]

Handtekening [in te vullen]:"

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

9.   BASISREGISTRATIE VAN EEN ERKENDE INSTELLING VOOR SCHULDBEMIDDELING

 

Juridische gronden

●           De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

●           Artikel 28 §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB) bepaalt dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

●           Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.

 

Feiten

●        Elke erkende instelling voor schuldbemiddeling moet jaarlijks een basisregistratie van het aantal dossiers budget- en schuldhulpverlening bijhouden. De gegevens moeten voor verdere verwerking aan het Vlaams Centrum Schuldenlast bezorgd worden.

●        In bijlage 1 en 2 werd het registratieverslag toegevoegd zoals het aan de bevoegde dienst zal bezorgd worden.

 

Besluit

 

27 stemmen voor: Koenraad De Ceuninck, Peter T. Van Hecke, Stefaan Standaert, Annelies Lammertyn, Nicole Maenhout, Danny Vannevel, Valerie Taeldeman, Anneke Gobeyn, Jason Van Landschoot, Peter E. Van Hecke, Bart Van Hulle, Marten De Jaeger, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Dino Lateste, Glenn Longeville, Kiran Van Landschoot, Henk Deprest, Christine Verplaetse, Timothy De Groote, Jan De Metsenaere, Eva Willems, Hilde Versluys, Stefaan Heyndrikx, Cindy De Baets, Ineke Hebbrecht en Cedric De Smet

 

 

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met de gegevens in de basisregistratie van een erkende instelling voor schuldbemiddeling.

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

10.  SAMENWERKINGSOVEREENKOMST GEGEVENSDELING IKV GEÏNTEGREERD BREED ONTHAAL

 

Juridische gronden

 

●        De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

●        Artikel 28 § 1 juncto 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB) bepaalt dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.

●        °Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zij toevertrouwd.

●        Het decreet lokaal sociaal beleid van 9 februari 2018, artikel 9, stelt dat het lokaal bestuur de regierol dient op te nemen in de ontwikkeling van een samenwerkingsverband geïntegreerd breed onthaal (GBO).

 

 

Feiten

 

●        Een van de centrale elementen in het decreet sociaal beleid is de ontwikkeling van een samenwerkingsverband tussen minimaal het OCMW, het Centrum Algemeen Welzijnswerk (CAW) en de Diensten Maatschappelijk Werk van de Ziekenfondsen (DMV).

●        Opdat de nodige gegevens over de cliënt kunnen gedeeld worden tussen de verschillende kernactoren dient elk deelnemend lokaal bestuur alsook de andere partners een “Samenwerkingsovereenkomst voor uitwisseling persoonsgegevens tussen kernactoren inzake Geïntegreerd Breed Onthaal” af te sluiten.

 

 

Argumentatie

 

●        In het GBO worden de krachten van de drie eerstelijns welzijnsvoorzieningen gebundeld om zo de toegang tot hulp- en dienstverlening te verhogen, onderbescherming tegen te gaan en de complexiteit van de vragen te kunnen aanpakken.

●        Actieve rechtenverkenning en outreachend werken zijn belangrijke principes uit het GBO die ertoe bijdragen dat kwetsbare personen en gezinnen daadwerkelijk worden bereikt.

●        Eenoudergezinnen werden als prioritaire doelgroep vooropgesteld aangezien dit een doelgroep is die vanuit wetenschappelijk oogpunt een sterk verhoogd risico op armoede vertoont en die in grote mate vertegenwoordigd is binnen de deelnemende gemeentes.

●        Elk deelnemend lokaal bestuur dient de “Samenwerkingsovereenkomst voor uitwisseling persoonsgegevens tussen kernactoren inzake Geïntegreerd Breed Onthaal” te ondertekenen zodanig dat gegevens onder de verschillende kernactoren kunnen gedeeld worden met als doel de cliënt de meest

 aangepaste hulpverlening te kunnen aanbieden.

●        De algemeen directeur herinnert aan alle feitelijke en wettelijke bepalingen.

 

Adviezen

●        Zie bijlage 1: Inleidende nota samenwerkingsovereenkomst gegevensdeling

 

Besluit

 

27 stemmen voor: Koenraad De Ceuninck, Peter T. Van Hecke, Stefaan Standaert, Annelies Lammertyn, Nicole Maenhout, Danny Vannevel, Valerie Taeldeman, Anneke Gobeyn, Jason Van Landschoot, Peter E. Van Hecke, Bart Van Hulle, Marten De Jaeger, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Dino Lateste, Glenn Longeville, Kiran Van Landschoot, Henk Deprest, Christine Verplaetse, Timothy De Groote, Jan De Metsenaere, Eva Willems, Hilde Versluys, Stefaan Heyndrikx, Cindy De Baets, Ineke Hebbrecht en Cedric De Smet

 

 

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk gaat akkoord met de samenwerkingsovereenkomst voor uitwisseling van persoonsgegevens tussen kernactoren inzage geïntegreerd breed onthaal.

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Overzicht punten

 

Zitting van 31 03 2022

 

OPENBARE ZITTING

 

11.  VRAGEN VAN RAADSLEDEN

 

Juridische gronden

●        Artikel 21 juncto artikel 74 Decreet Lokaal Bestuur:
Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk 5 dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen.  Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.

●        Artikel 38, 5°juncto 74 Decreet Lokaal Bestuur:
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:
5° de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de voorzitter en de leden van het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.

●        Artikel 278 §1 Decreet Lokaal Bestuur:
De notulen van de vergaderingen van raad voor maatschappelijk welzijn vermelden ... alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen.

●        Artikel 7 van het Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de OCMW-raad, vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 25 september 2019, waarin de voorwaarden waaronder de raadsleden hun recht uitoefenen om aan de voorzitter en de leden van het vast bureau vragen te stellen, zijn opgenomen.

 

Feiten

●        Er werden geen vragen ingediend voor de leden van het vast bureau.

 

 

 

Publicatiedatum: 02/05/2022
Disclaimer