Jason Van Landschoot Dino Lateste Anneke Gobeyn Glenn Longeville Henk Deprest Marten De Jaeger Peter T. Van Hecke Leandra Decuyper Marleen Van den Bussche Katleen De Kesel Raf Pauwels Wim Swyngedouw Stefaan Standaert Annelies Lammertyn Valerie Taeldeman Annuska Van Hoorebeke Nicole Maenhout Kiran Van Landschoot Koenraad De Ceuninck Danny Vannevel Christine Verplaetse Peter E. Van Hecke Rudiger De Smet Timothy De Groote Tijs Van Vynckt Bart Van Hulle Geert De Roo Jason Van Landschoot Dino Lateste Anneke Gobeyn Glenn Longeville Henk Deprest Marten De Jaeger Peter T. Van Hecke Leandra Decuyper Marleen Van den Bussche Katleen De Kesel Raf Pauwels Wim Swyngedouw Stefaan Standaert Annelies Lammertyn Valerie Taeldeman Annuska Van Hoorebeke Nicole Maenhout Kiran Van Landschoot Koenraad De Ceuninck Danny Vannevel Christine Verplaetse Peter E. Van Hecke Rudiger De Smet Timothy De Groote Bart Van Hulle Geert De Roo Annuska Van Hoorebeke Henk Deprest Peter E. Van Hecke Jason Van Landschoot Nicole Maenhout Katleen De Kesel Kiran Van Landschoot Stefaan Standaert Annelies Lammertyn Bart Van Hulle Timothy De Groote Leandra Decuyper Danny Vannevel Rudiger De Smet Geert De Roo Anneke Gobeyn Dino Lateste Christine Verplaetse Raf Pauwels Marleen Van den Bussche Valerie Taeldeman Koenraad De Ceuninck Glenn Longeville Wim Swyngedouw Marten De Jaeger Peter T. Van Hecke aantal voorstanders: 26 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 29 05 2019
OPENBARE ZITTING
2. GOEDKEURING NOTULEN EN AUDIOVERSLAG VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 24 APRIL 2019
Juridische gronden
• De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
• Artikel 28, §1 juncto 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.
• Artikel 32 juncto 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat behalve in spoedeisende gevallen de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking worden gesteld van de raadsleden en dat het huishoudelijk reglement de wijze bepaalt waarop de notulen ter beschikking worden gesteld.
Dat verder bepaalt dat elk raadslid het recht heeft om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast en dat ook nog verduidelijkt dat als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, de notulen als goedgekeurd beschouwd worden.
• Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.
• Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2019 waarbij de raad beslist het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname.
Feiten
• De notulen werden ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de raadsleden.
• De audio-opnames werden per agendapunt uiterlijk acht dagen voor de dag van de vergadering gepubliceerd op de gemeentelijke website onder 'Vergaderingen OCMW-raad'. De tijdsaanduidingen over de aanvang van de onderscheiden agendapunten werden genoteerd in het document 'Tijdsnotatie audioverslag RMW 24 april 2019' dat eveneens op de website gepubliceerd werd onder 'Vergaderingen OCMW-raad'.
• Er werden geen opmerkingen gemaakt.
Besluit
26 stemmen voor: Bart Van Hulle, Nicole Maenhout, Peter E. Van Hecke, Rudiger De Smet, Jason Van Landschoot, Glenn Longeville, Marleen Van den Bussche, Geert De Roo, Anneke Gobeyn, Valerie Taeldeman, Annelies Lammertyn, Koenraad De Ceuninck, Marten De Jaeger, Peter T. Van Hecke, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Dino Lateste, Stefaan Standaert, Kiran Van Landschoot, Annuska Van Hoorebeke, Henk Deprest, Raf Pauwels, Christine Verplaetse, Katleen De Kesel, Danny Vannevel en Timothy De Groote
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en het audioverslag van de zitting van de raad van 24 april 2019 goed.
Artikel 2:
De voorzitter en de algemeen directeur worden gemandateerd om de notulen na deze goedkeuring te ondertekenen.
Jason Van Landschoot Dino Lateste Anneke Gobeyn Glenn Longeville Henk Deprest Marten De Jaeger Peter T. Van Hecke Leandra Decuyper Marleen Van den Bussche Katleen De Kesel Raf Pauwels Wim Swyngedouw Stefaan Standaert Annelies Lammertyn Valerie Taeldeman Annuska Van Hoorebeke Nicole Maenhout Kiran Van Landschoot Koenraad De Ceuninck Danny Vannevel Christine Verplaetse Peter E. Van Hecke Rudiger De Smet Timothy De Groote Tijs Van Vynckt Bart Van Hulle Geert De Roo Jason Van Landschoot Dino Lateste Anneke Gobeyn Glenn Longeville Henk Deprest Marten De Jaeger Peter T. Van Hecke Leandra Decuyper Marleen Van den Bussche Katleen De Kesel Raf Pauwels Wim Swyngedouw Stefaan Standaert Annelies Lammertyn Valerie Taeldeman Annuska Van Hoorebeke Nicole Maenhout Kiran Van Landschoot Koenraad De Ceuninck Danny Vannevel Christine Verplaetse Peter E. Van Hecke Rudiger De Smet Timothy De Groote Bart Van Hulle Geert De Roo Anneke Gobeyn Annelies Lammertyn Marten De Jaeger Kiran Van Landschoot Glenn Longeville Geert De Roo Henk Deprest Christine Verplaetse Koenraad De Ceuninck Annuska Van Hoorebeke Raf Pauwels Wim Swyngedouw Marleen Van den Bussche Rudiger De Smet Dino Lateste Peter E. Van Hecke Timothy De Groote Katleen De Kesel Valerie Taeldeman Stefaan Standaert Leandra Decuyper Peter T. Van Hecke Nicole Maenhout Jason Van Landschoot Bart Van Hulle Danny Vannevel aantal voorstanders: 26 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 29 05 2019
OPENBARE ZITTING
3. ORGANISATIEBEHEERSINGSSYSTEEM: KADER EN KWALITEITSSYSTEMEN
Juridische gronden
• Artikel 28 § 1 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat dit punt in openbare zitting behandeld wordt.
• Artikel 40 § 1 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de gemeenteraad beschikt over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de gemeentelijke aangelegenheden.
• Artikelen 217 tot 202, artikelen 266, 272 en 592 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 die handelen over het organisatiebeheersingssysteem.
• Gemeenteraadsbeslissing van 29 juni 2011 waarin het algemeen kader interne controle vastgesteld wordt.
• Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2014 waarin het algemeen kader van organisatiebeheersing/interne controle vastgesteld wordt.
Argumentatie
• Het decreet lokaal bestuur omschrijft organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
◦ de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
◦ wetgeving en procedures naleeft;
◦ over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
◦ op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
◦ de activa beschermt en fraude voorkomt.
• Het is belangrijk om een kader voor organisatiebeheersing van lokaal bestuur Maldegem te hebben. Hierbij verduidelijken we:
◦ welk model gehanteerd wordt binnen onze organisatie om de werking te analyseren;
◦ hoe en wanneer we periodiek stilstaan bij onze werking aan de hand van een zelfevaluatie;
◦ hoe de algemeen directeur zal rapporteren over organisatiebeheersing aan het politiek niveau;
◦ welke instrumenten van kwaliteitsmanagement gebruikt worden binnen ons lokaal bestuur.
Besluit
26 stemmen voor: Bart Van Hulle, Nicole Maenhout, Peter E. Van Hecke, Rudiger De Smet, Jason Van Landschoot, Glenn Longeville, Marleen Van den Bussche, Geert De Roo, Anneke Gobeyn, Valerie Taeldeman, Annelies Lammertyn, Koenraad De Ceuninck, Marten De Jaeger, Peter T. Van Hecke, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Dino Lateste, Stefaan Standaert, Kiran Van Landschoot, Annuska Van Hoorebeke, Henk Deprest, Raf Pauwels, Christine Verplaetse, Katleen De Kesel, Danny Vannevel en Timothy De Groote
Artikel 1:
Het gemeenteraadsbesluit van 29 juni 2011 waarin het algemeen kader voor interne controle is vastgesteld, wordt opgeheven.
Artikel 2:
De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2014 waarin het algemeen kader van organisatiebeheersing/interne controle is vastgesteld, wordt opgeheven.
Artikel 3:
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het kader voor organisatiebeheersing, zoals hieronder vermeld, vast:
1. Regelgeving
Het decreet lokaal bestuur omschrijft organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1) de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2) wetgeving en procedures naleeft;
3) over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4) op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5) de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het daarbij horende organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het OCMW wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Onze organisatiebeheersing is met andere woorden een levend systeem dat ons lokaal bestuur in staat stelt om de dienstverlening en de processen zo adequaat en efficiënt mogelijk uit te bouwen.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur kan, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Het autonome gemeentebedrijf heeft geen eigen regels heeft vastgelegd voor het aangaan van verbintenissen, kredietbewaking, wetmatigheidscontrole of ondertekening van girale betalingsorders. De voorwaarden zoals bepaald in dit organisatiebeheersingssysteem zijn dan ook van toepassing op het autonome gemeentebedrijf.
2. Kader organisatiebeheersing
Hieronder wordt verduidelijkt:
• welk model gehanteerd wordt binnen onze organisatie om de werking te analyseren;
• hoe en wanneer we periodiek stilstaan bij onze werking, aan de hand van een zelfevaluatie;
• hoe de algemeen directeur zal rapporteren over organisatiebeheersing aan het politiek niveau.
3. Model “leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen”
Als model wordt de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen gebruikt, uitgewerkt door Audit Vlaanderen. De leidraad is een gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen die ondersteuning biedt om een kader voor organisatiebeheersing uit te bouwen. Het is belangrijk dat er op de doelstellingen rond organisatiebeheersing wordt ingezet om tot een goed beheerste organisatie te komen.
Het achterliggende model binnen de leidraad bestaat uit 10 thema’s waarvoor telkens doelstellingen rond organisatiebeheersing en beheersmaatregelen zijn uitgewerkt. Die doelstellingen zijn de basisvoorwaarden om een organisatie goed te kunnen beheersen. Het model formuleert ook doelstellingen voor de aanpak van organisatiebeheersing.
De thema’s zijn:
1)Doelstellingen en procesmanagement
2)Belanghebbendenmanagement
3)Monitoring
4)Financieel management
5)Organisatiestructuur
6)Personeelsbeleid
7)Organisatiecultuur
8)Informatie en communicatie
9)Facilitaire middelen, opdrachten en contracten
10)Informatie- en communicatietechnologie
De visie achter de leidraad is dat een organisatie die inzet op een sterke interne werking voor de 10 thema’s, daarmee ook zorgt voor de randvoorwaarden om een effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie te zijn.
4. Zelfevaluatie
De leidraad is een instrument om te evalueren waar we staan met onze interne beheersing. De foto die de organisatie van zichzelf maakt, moet zo correct mogelijk zijn om de belangrijkste verbeterpunten te kunnen aanpakken.
Een zelfevaluatie veronderstelt een procesmatige aanpak die deskundig wordt ondersteund. In ons lokaal bestuur voeren we tijdens elke legislatuur minstens één zelfevaluatie uit, bij voorkeur bij (of net vóór) de start van een nieuwe bestuursperiode. Het is echter wenselijk om tussentijds, m.a.w. drie-jaarlijks, een bijkomende zelfevaluatie te organiseren, organisatiebreed of rond een deelaspect. De kwaliteitscoördinator staat in voor het organiseren ervan.
Organisatiebeheersing is een zaak van iedereen, niet alleen van het managementteam en de leidinggevenden. Het zelfevaluatieteam moet daarom voldoende representatief zijn.
De resultaten van de zelfevaluatie worden gevat in een helder rapport dat intern wordt gedeeld en de basis vormt om verbeteracties te formuleren. Het definiëren van deze verbeteracties moet zorgvuldig gebeuren om te verzekeren dat ze de vastgestelde risico’s afdekken. Het is belangrijk dat verbeteracties daarna worden omgezet in een haalbaar actieplan met een tijdslijn en met duidelijke verantwoordelijkheden. Hiervoor moet in de nodige middelen worden voorzien.
Ook hier zien we een connectie tussen organisatiebeheersing en BBC: door prioritaire verbeteracties, die voortvloeien uit de zelfevaluatie, op te nemen in het strategisch meerjarenplan en later in het gelijkblijvend beleid, wordt dit een continu proces. Vanuit dit meerjarenplan kunnen eveneens aan de verbeteracties gekoppelde mijlpalen en indicatoren opgevolgd worden.
De realisatie van deze doelstellingen, mijlpalen en indicatoren wordt opgenomen in de jaarlijkse rapportage rond organisatiebeheersing.
5. Audits
Het decreet lokaal bestuur (artikels 221 tot 224) vermeldt dat in elke gemeente en in elk OCMW periodiek een audit wordt uitgevoerd door Audit Vlaanderen. Audit Vlaanderen evalueert de organisatiebeheersing, gaat na of ze adequaat is en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Audit Vlaanderen kan daarvoor organisatie- en procesaudits uitvoeren en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.
Na afloop van een audit bezorgt Audit Vlaanderen de verslagen aan de voorzitter van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn, die ze bezorgt aan de leden van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn.
Daarnaast is zowel gemeentebestuur als OCMW Maldegem lid van Audio. Dit is een ondersteunende dienst van en voor lokale besturen. Audio is opgericht door de OCMW’s van de centrumsteden, maar staat vandaag open voor elk lokaal bestuur. Deze organisatie helpt bij het bereiken van de doelstellingen (efficiëntie, naleven van wetgeving, correcte financiële en beleidsinformatie, voorkomen van fraude, …). Daartoe voert Audio interne audits uit. Op basis van een objectieve en onafhankelijke analyse brengen ze risico’s en opportuniteiten, sterke en verbeterpunten in kaart. Hiermee geven ze aan hoe we onze werking kunnen verbeteren.
Door het lidmaatschap binnen Audio heeft ons lokaal bestuur zich geëngageerd tot een jaarlijkse afname van een audit. Het thema van de audit wordt vastgelegd door het plaatselijke auditcomité.
De uitgevoerde en geplande audits worden vermeld in het jaarrapport rond organisatiebeheersing. De verbeteracties die volgen uit een audit worden centraal bijgehouden en opgevolgd.
6. Klachtenmanagementsysteem
Ontevredenheid over producten en dienstverlening komt wel vaker voor. Mensenwerk is niet altijd perfect, maar daarnaast stemmen de verwachtingen van de burgers over de verleende dienstverlening niet altijd overeen. Dat geeft aanleiding tot klachten.
Een goede klachtenbehandeling moet de verstoorde relatie tussen ons lokaal bestuur en de burger herstellen. Maar klachten laten ook toe om er meer mee te doen, door ze namelijk op te nemen in een klachtenmanagementsysteem. Hierbij houden wij van meet af aan rekening met de mogelijkheid van klachten en beschouwen klachten als positieve signalen die ons helpen om onze dienstverlening beter te maken en meer af te stemmen op de burger.
Indien de klacht beoordeeld wordt als gegrond of gedeeltelijk gegrond, formuleert de betrokken dienst in samenwerking met de kwaliteitscoördinator indien mogelijk een verbeteractie. Deze verbeteractie wordt toegevoegd aan de lijst van verbeteracties en van hieruit verder opgevolgd.
Per kwartaal bezorgt de klachtencoördinator een overzicht van de recente klachten aan het schepencollege resp. vast bureau. Verder maakt de klachtencoördinator een jaarverslag op en rapporteert dit aan de raden. Naast bovenstaande gegevens worden in het jaarverslag ook eventuele tendensen opgenomen.
7. Verbeteracties
Audits, maar ook klachten zijn een bron van verbetervoorstellen, evenals interne of externe suggesties, zelfevaluatie, arbeidsongevallen, inspectieverslagen, … Alle verbeteracties worden centraal bijgehouden, zowel van de gemeente als het OCMW. Dit draagt bij tot een cultuur van continu verbeteren.
Een overzicht en realisatie van deze verbeteracties wordt opgenomen in de jaarlijkse rapportage rond organisatiebeheersing.
8. Processen en producten
Een proces is het geheel van opeenvolgende activiteiten dat middelen (input) omzet in resultaten (output) waardoor een meerwaarde wordt gecreëerd (outcome). Processen stromen door heel het lokaal bestuur heen, over diensten, functies of fysieke plaatsen en elke medewerker is zélf onderdeel van één of meerdere processen.
Als lokaal bestuur leveren we tal van externe eindproducten af aan de klant. Aan elk product gaat een proces vooraf. Elk product kan dan ook gekoppeld worden aan een proces.
Procesmanagement wil de processen optimaal laten verlopen en wil zekerheid geven dat de procesdoelstellingen worden bereikt (bv. afleveren van een product/dienst). Aan ieder proces zijn echter risico’s gekoppeld die vragen om beheersing. Procesmanagement kan zo bijdragen tot een goede organisatiebeheersing, maar is geen doel op zich. Een organisatie werkt daarom het best eerst de sleutelprocessen uit waaraan grote risico’s verbonden zijn.
Alhoewel de tijd van grote, stoffige proceshandboeken wél voorbij is, geeft het beschrijven van een proces inzicht in onze organisatie. Hiermee maken we een blauwdruk van ons lokaal bestuur, waarin iedereen kan opzoeken wie wat wanneer en waarom moet doen. Dit maakt het voor (nieuwe!) medewerkers duidelijk hoe het lokaal bestuur werkt. Daarnaast geeft het medewerkers houvast bij hun werkzaamheden. Het is een goede manier om werkafspraken vast te leggen, zodat iedereen weet wat er ooit is afgesproken (en waarom). Medewerkers weten door hun opleiding en ervaring natuurlijk heel goed hoe ze hun werk moeten uitvoeren, maar toch is het goed om een geheugensteuntje te hebben. Procesbeschrijvingen geven tenslotte externe instanties zoals een auditor, inzicht in onze organisatie.
Naast het ontwerpen en uittekenen ervan, moeten processen ook gedocumenteerd worden door middel van procedures en werkafspraken. Onze organisatie beschikt op dit moment echter nog niet over een centraal overzicht daarvan.
In onze organisatie is er nog veel werk aan de winkel is op het vlak van processen. In het jaarlijkse rapport rond organisatiebeheersing wordt een stand van zaken gegeven van het procesmanagement.
9. Monitoring
Monitoring is het systematisch, periodiek opvolgen en presenteren van beleidsrelevant geachte ontwikkelingen, m.a.w. monitoren = meten, rapporteren en opvolgen.
Een monitoringsysteem voor lokale besturen dat goed functioneert, voldoet aan deze doelstellingen rond organisatiebeheersing:
• De organisatie weet over welke rapporten ze wil beschikken om haar beleidsdoelstellingen te realiseren en haar dienstverlening te optimaliseren.
• De meetsystemen voor het opstellen van rapporten zijn op een correcte en kwaliteitsvolle wijze opgesteld.
• De organisatie volgt de realisatie van de beleidsdoelstellingen degelijk op en beschikt over accurate rapporten om de dienstverlening op te volgen.
• De organisatie stuurt haar werking op basis van de rapporten.
• De organisatie evalueert regelmatig de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de meet- en rapportagesystemen en stuurt bij waar nodig.
Monitoring wordt dus gebruikt om de uitvoering van de dienstverlening en de interne werking te bewaken en bij te sturen. Door gedurende een langere periode te rapporteren op basis van dezelfde kengetallen, worden trends en evoluties gedetecteerd. Deze uniforme manier van werken draagt bij tot de betrouwbaarheid, continuïteit en kwaliteit van de cijferreeksen.
In het kader van het jaarrapport organisatiebeheersing zal de inventaris eveneens jaarlijks ge-update worden.
10. Kasprocedure
Omwille van de functiescheiding is het aangewezen dat de algemeen directeur - en niet de financieel directeur - bevoegd is voor het belasten van personeelsleden met de inning van geringe dagontvangsten. (Geringe dagontvangsten zijn ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden.) De betrokken personeelsleden staan in voor de kasverrichtingen onder de voorwaarden zoals bepaald in het organisatiebeheersingssysteem. Zij kunnen de aan hen toevertrouwde bevoegdheden niet weigeren als hun functieomschrijving erin voorziet.
De personeelsleden belast met de inning, storten op geregelde tijdstippen het totale bedrag van hun inningen in de gemeentekas en verantwoorden die bedragen. De financieel directeur (of een door hem aangesteld persoon) verifieert minstens eenmaal per jaar de boekhouding en de geldvoorraad van de personeelsleden die belast zijn met de inning van geringe dagontvangsten. Dit proces valt onder de verantwoordelijkheid van de financieel directeur.
De algemeen directeur kan, onder de voorwaarden zoals bepaald in het organisatiebeheersingssysteem, personeelsleden de bevoegdheid geven om geld af te halen van de door de financieel directeur aangewezen rekening (of rekeningen).
11. Budgethouderschap
Budgethouderschap wordt in het gemeentedecreet omschreven als “de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft”. ‘Taakstellend’ betekent dat er een afspraak is gemaakt omtrent welke prestaties binnen een bepaalde periode moeten worden geleverd en met welk budget deze afspraak moet worden gerealiseerd. ‘Budget’ betreft het geheel van beschikbaar gesteld dienstverleningspotentieel (geldelijke middelen, gebruik van een gebouw, materieel, beroep kunnen doen op competent personeel e.d.).
In het decreet lokaal bestuur komt de term ‘budgethouderschap’ niet voor, maar wordt er aanbevolen dit in het organisatiebeheersingssysteem uit te werken.
Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau kunnen het budgethouderschap voor aangelegenheden van dagelijks bestuur toekennen aan de algemeen directeur, die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. De algemeen directeur kan zijn bevoegdheid met betrekking tot bepaalde budgetten delegeren aan andere personeelsleden. Bij de delegatie wordt rekening gehouden met het organogram van de diensten. De betrokken personeelsleden kunnen de aan hen gedelegeerde bevoegdheid niet weigeren als hun functieomschrijving erin voorziet. Zij zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hen gedelegeerde budgethouderschap.
Algemene bevoegdheden van de budgethouder
De budgethouder:
•beslist over uitgaven die de gemeente verbinden, binnen de perken van de delegatie en overeenkomstig het aan hem toevertrouwde budget;
•keurt de te betalen aankoopfacturen goed die betrekking hebben op het aan hem toevertrouwde budget;
•is bevoegd om de genomen beslissingen, documenten en briefwisseling te ondertekenen die verband houden met de overgedragen bevoegdheden;
•is verantwoordelijk voor de facturatie van de te ontvangen bedragen die betrekking hebben op het aan hem toevertrouwde budget.
Verbintenissen van de budgethouder
De budgethouder:
•is verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering van het aan hem toevertrouwde budget, zowel wat de uitgaven als de inkomsten betreft;
•draagt een verantwoordingsplicht wat betreft de overgedragen bevoegdheden;
•organiseert op een efficiënte manier de dagelijkse activiteiten van de dienst of het project;
•streeft de realisatie na van een open en directe interne en externe communicatie;
•maakt optimaal gebruik van de aanwezige middelen teneinde in een kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen voorzien.
Verbintenissen van het lokaal bestuur
De gemeente en het OCMW verbinden zich ertoe om alle noodzakelijke budgettaire, infrastructurele- en personeelsmiddelen ter beschikking van de budgethouder te stellen teneinde deze in staat te stellen om de vooropgestelde doelstellingen te verwezenlijken.
De budgethouder staat in relatie met het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau in een toezichtverhouding. Het gezag van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau beperkt zich tot het controleren van de overeengekomen afspraken en houdt niet in dat het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau in de plaats van de budgethouder kan beslissen.
Het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau blijven de beleidsverantwoordelijkheid dragen voor de uitgeoefende bevoegdheden.
Evaluatie van het budgethouderschap
Overeenkomstig artikel 219 van het decreet lokaal bestuur rapporteert de algemeen directeur minstens eenmaal per jaar aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn over de uitvoering van het budgethouderschap. De door de algemeen directeur met budgethouderschap belaste personeelsleden rapporteren minstens eenmaal per jaar aan de algemeen directeur over de uitvoering van hun budgethouderschap.
Het algemeen functioneren van de budgethouder wordt beoordeeld volgens de bepalingen van de rechtspositieregeling van de gemeente. Deze evaluaties kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van de doelstellingen, middelen, te bereiken resultaten en effecten. In voorkomend geval kan de evaluatie tot gevolg hebben dat het budgethouderschap aan de ambtenaar wordt ontnomen.
Deontologie
Van de budgethouder wordt verwacht dat hij alert is voor mogelijke deontologische problemen. Indien de budgethouder oordeelt dat er zich een deontologisch probleem zou kunnen stellen met een handeling of beslissing als budgethouder dan zal hij deze handeling of beslissing overlaten aan een hogere budgethouder-ambtenaar.
12. Bevoegdheidsdelegatie
Binnen ons lokaal bestuur houden we overzicht op alle delegaties van bevoegdheden. Aangezien een aantal bevoegdheidsdelegaties niet meer up to date zijn, wordt dit momenteel bekeken om op korte termijn bij te werken.
In het kader van het jaarrapport organisatiebeheersing zal deze lijst van bevoegdheidsdelegaties jaarlijks geëvalueerd worden.