Zitting van 29 04 2021
OPENBARE ZITTING
.
.
1. MEDEDELINGEN
Marleen Van den Bussche Jason Van Landschoot Valerie Taeldeman Katleen De Kesel Kiran Van Landschoot Danny Vannevel Glenn Longeville Nicole Maenhout Peter T. Van Hecke Timothy De Groote Peter E. Van Hecke Boudewijn De Schepper Christine Verplaetse Koen Cromheecke Anneke Gobeyn Bart Van Hulle Eva Willems Koenraad De Ceuninck Stefaan Standaert Annelies Lammertyn Dino Lateste Henk Deprest Leandra Decuyper Wim Swyngedouw Geert De Roo Annuska Van Hoorebeke Marleen Van den Bussche Jason Van Landschoot Valerie Taeldeman Katleen De Kesel Kiran Van Landschoot Danny Vannevel Glenn Longeville Nicole Maenhout Peter T. Van Hecke Timothy De Groote Peter E. Van Hecke Boudewijn De Schepper Christine Verplaetse Anneke Gobeyn Bart Van Hulle Eva Willems Koenraad De Ceuninck Stefaan Standaert Annelies Lammertyn Dino Lateste Henk Deprest Leandra Decuyper Wim Swyngedouw Geert De Roo Annuska Van Hoorebeke Leandra Decuyper Henk Deprest Dino Lateste Nicole Maenhout Timothy De Groote Annelies Lammertyn Peter E. Van Hecke Wim Swyngedouw Eva Willems Jason Van Landschoot Koenraad De Ceuninck Bart Van Hulle Stefaan Standaert Kiran Van Landschoot Anneke Gobeyn Glenn Longeville Annuska Van Hoorebeke Valerie Taeldeman Katleen De Kesel Marleen Van den Bussche Boudewijn De Schepper Danny Vannevel Peter T. Van Hecke Christine Verplaetse Geert De Roo aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 29 04 2021
OPENBARE ZITTING
.
.
2. GOEDKEURING NOTULEN EN AUDIOVISUELE LIVESTREAMOPNAME VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 25 MAART 2021
Juridische gronden
• De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
• Artikel 28, §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.
• Artikel 32 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat behalve in spoedeisende gevallen de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking worden gesteld van de raadsleden en dat het huishoudelijk reglement de wijze bepaalt waarop de notulen ter beschikking worden gesteld.
Dat verder bepaalt dat elk raadslid het recht heeft om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast en dat ook nog verduidelijkt dat als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, de notulen als goedgekeurd beschouwd worden.
• Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.
• Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2019 waarbij de raad beslist het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname.
Feiten
• De notulen werden ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de raadsleden.
• De audiovisuele opname werd gelivestreamd tijdens de zitting van 25 maart 2021 en bleef sindsdien gepubliceerd op de gemeentelijke website onder 'Vergaderingen OCMW-raad': zie https://web-maldegem.streamovations.be
• Er werden geen opmerkingen gemaakt.
Besluit
25 stemmen voor: Bart Van Hulle, Nicole Maenhout, Peter E. Van Hecke, Jason Van Landschoot, Glenn Longeville, Marleen Van den Bussche, Geert De Roo, Boudewijn De Schepper, Anneke Gobeyn, Valerie Taeldeman, Annelies Lammertyn, Koenraad De Ceuninck, Peter T. Van Hecke, Wim Swyngedouw, Leandra Decuyper, Dino Lateste, Stefaan Standaert, Kiran Van Landschoot, Annuska Van Hoorebeke, Henk Deprest, Christine Verplaetse, Katleen De Kesel, Danny Vannevel, Timothy De Groote en Eva Willems
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en de audiovisuele livestreamopname van de zitting van de raad van 25 maart 2021 goed.
Artikel 2:
De voorzitter en de algemeen directeur worden gemandateerd om de notulen na deze goedkeuring te ondertekenen.
Marleen Van den Bussche Jason Van Landschoot Valerie Taeldeman Katleen De Kesel Kiran Van Landschoot Danny Vannevel Glenn Longeville Nicole Maenhout Peter T. Van Hecke Timothy De Groote Peter E. Van Hecke Boudewijn De Schepper Christine Verplaetse Koen Cromheecke Anneke Gobeyn Bart Van Hulle Eva Willems Koenraad De Ceuninck Stefaan Standaert Annelies Lammertyn Dino Lateste Henk Deprest Leandra Decuyper Wim Swyngedouw Geert De Roo Annuska Van Hoorebeke Marleen Van den Bussche Jason Van Landschoot Valerie Taeldeman Katleen De Kesel Kiran Van Landschoot Danny Vannevel Glenn Longeville Nicole Maenhout Peter T. Van Hecke Timothy De Groote Peter E. Van Hecke Boudewijn De Schepper Christine Verplaetse Anneke Gobeyn Bart Van Hulle Eva Willems Koenraad De Ceuninck Stefaan Standaert Annelies Lammertyn Dino Lateste Henk Deprest Leandra Decuyper Wim Swyngedouw Geert De Roo Annuska Van Hoorebeke Wim Swyngedouw Peter E. Van Hecke Nicole Maenhout Katleen De Kesel Annuska Van Hoorebeke Henk Deprest Jason Van Landschoot Geert De Roo Kiran Van Landschoot Danny Vannevel Glenn Longeville Bart Van Hulle Peter T. Van Hecke Marleen Van den Bussche Eva Willems Christine Verplaetse Timothy De Groote Stefaan Standaert Dino Lateste Valerie Taeldeman Leandra Decuyper Anneke Gobeyn Annelies Lammertyn Boudewijn De Schepper Koenraad De Ceuninck aantal voorstanders: 16 , aantal onthouders: 6 , aantal tegenstanders: 3 Goedgekeurd
Zitting van 29 04 2021
OPENBARE ZITTING
.
.
3. WIJZIGING VAN DE RECHTSPOSITIEREGELING (RPR) VAN HET OCMW-PERSONEEL - WAARDERINGSBELEID
Juridische gronden
• Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
• Artikel 194 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt omschreven dat personeelsleden recht hebben op opvolging en feedback, al dan niet door middel van een evaluatie, over hun wijze van functioneren. De personeelsleden worden opgevolgd en, in voorkomend geval, geëvalueerd op ambtelijk niveau.
• Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen;
• Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 28 juni 2011 houdende vaststelling van de rechtspositieregelingen voor het personeel van het OCMW Maldegem, en latere wijzigingen.
• Beslissing van 30 oktober 2019 waarbij de rechtspositieregeling wordt aangepast in verband met het waarderingsbeleid en evaluatietraject.
• Het beslissing van 25 februari 2021 waarbij de Raad voor Maatschappelijk Welzijn haar bevoegdheid met betrekking tot de lokale rechtspositieregeling, het organogram en de personeelsformatie delegeert aan het vast bureau.
Feiten
• Vanaf januari 2020 is de uitrol van het waarderingsbeleid t.e.m. het niveau van diensthoofd gestart.
• In de nota aan het vast bureau van 11 juni 2019 werd geadviseerd om een evaluatie te organiseren na 1 jaar met aanpassingen waar nodig om vanaf 2021 te kunnen implementeren in de hele organisatie.
• In januari 2021 is de uitrol van het waarderingsbeleid in de gehele organisatie gestart.
Argumentatie
• Aanpassing van de tekst zoals goedgekeurd in de beslissing van van 30 oktober 2019 is nodig om de tekst duidelijker te maken.
• Uit de evaluatie bleek dat een nieuwe, simpelere benaming voor de gesprekken nodig was. Zo wordt er vanaf nu gesproken van een doelstellingengesprek en bijsturingsgesprek in plaats van respectievelijk feedforwardgesprek en formeel feedbackgesprek.
• Tijdens de eerste uitrol werd duidelijk dat het opportuun is om de mogelijkheid te voorzien dat na het eerste jaar, het doelstellingengesprek en het waarderingsgesprek op hetzelfde moment plaatsvinden. Dit om de belasting voor diensthoofden te beperken.
• Sommige passages in de originele tekst dienden verduidelijkt te worden en meer samen te vallen met de ondersteunende documenten.
• De aanpassingen aan de tekst hebben geen impact op de inhoudelijke invulling van het waarderingsbeleid.
• De personeelsdienst heeft met ondersteuning van Jurplus de tekst, zoals goedgekeurd in de beslissing van van 30 oktober 2019, aangepast aan bovenstaande opmerkingen.
• Deze aanpassing werd voorgesteld in het bijzonder onderhandelingscomité van 16 maart 2021. De vakbond wou geen advies formuleren, maar 30 dagen inroepen om daarna hun advies te kunnen formuleren. Na deze termijn van 30 dagen werd geen reactie van de vakbond ontvangen. Er werd bijgevolg geen advies gegeven en na het verstrijken van de 30 dagen werd de onderhandeling beëindigd.
Tussenkomsten
• door schepen Marleen Van den Bussche (De Merlaan)
Besluit
16 stemmen voor: Bart Van Hulle, Nicole Maenhout, Peter E. Van Hecke, Jason Van Landschoot, Glenn Longeville, Marleen Van den Bussche, Geert De Roo, Peter T. Van Hecke, Wim Swyngedouw, Kiran Van Landschoot, Annuska Van Hoorebeke, Henk Deprest, Christine Verplaetse, Katleen De Kesel, Danny Vannevel en Eva Willems
3 stemmen tegen: Dino Lateste, Stefaan Standaert en Timothy De Groote
6 onthoudingen: Boudewijn De Schepper, Anneke Gobeyn, Valerie Taeldeman, Annelies Lammertyn, Koenraad De Ceuninck en Leandra Decuyper
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn verleent goedkeuring aan de tekst houdende wijziging aan de rechtspositieregeling artikel 51, 55, 56, 57, 59, 63, 64, 65, 66 en 84 inzake waarderingsbeleid en evaluatie zoals voorliggend.
Hoofdstuk VIII. Waarderingsbeleid
Afdeling 1. algemene bepalingen
Artikel 51
Paragraaf 1
Dit hoofdstuk is van toepassing op zowel de vast aangestelde statutaire personeelsleden als op de contractuele personeelsleden met uitzondering van medewerkers tewerkgesteld via een sociaal tewerkstellingsproject.
Voor de contractuele personeelsleden gelden de bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten onverminderd.
...
Afdeling 2. opvolging en feedback
Artikel 55
Het personeelslid wordt opgevolgd en krijgt feedback over zijn manier van functioneren.
Artikel 56
Paragraaf 1
Naast de dagelijkse informele feedback neemt de feedback ook de vorm aan van een aantal formele gesprekken met het personeelslid:
- een doelstellingengesprek;
- een waarderingsgesprek;
- eventueel een bijsturingsgesprek.
Paragraaf 2
Het waarderingstraject is een jaarlijkse cyclus. Elke cyclus bevat minstens een doelstellingengesprek en een waarderingsgesprek, deze twee gesprekken kunnen samenvallen op één moment in één gezamenlijk gesprek.
Paragraaf 3
Onder doelstellingengesprek wordt verstaan: een gelijkwaardig tweegesprek tussen de rechtstreekse leidinggevende en het personeelslid met het oog op het vastleggen van de afspraken en planning inzake het optimaal functioneren van het personeelslid en de dienst, de optimale kwaliteit van de dienstverlening, als ook de persoonlijke ontwikkeling van het personeelslid. Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende brengen te bespreken punten aan.
Het doelstellingengesprek vindt plaats na elke aanwerving en naar aanleiding van een substantiële wijziging van het takenpakket of de overgang naar een nieuwe functie. Het doelstellingengesprek vindt plaats binnen de eerste vier maand van de opstart, de substantiële wijziging van het takenpakket of de overgang naar een nieuwe functie.
Het doelstellingengesprek resulteert in een verslag (doelstellingenfiche of afsprakenfiche) met vastegelegde afspraken (resultaat- en ontwikkelafspraken) en/of uitgewerkte doelstellingen, eventueel met bepaalde aandachtspunten. Het personeelslid kan hier opmerkingen aan toevoegen.
Paragraaf 4
Onder waarderingsgesprek wordt verstaan: een gelijkwaardig tweegesprek tussen de rechtstreekse leidinggevende en het personeelslid waarbij de afspraken, de doelstellingen en eventuele aandachtspunten uit de werking van het afgelopen jaar besproken worden.
Het waarderingsgesprek vindt jaarlijks plaats.
Het waarderingsgesprek resulteert in een verslag met een algemene waardering van het personeelslid.
Paragraaf 5
Een bijsturingsgesprek kan plaatsvinden op vraag van het personeelslid of van zijn leidinggevende.
Indien er aandachtspunten zijn, nodigt de rechtstreekse leidinggevende het personeelslid uit voor een eerste bijsturingsgesprek. Aandachtspunten zijn zaken die een probleem vormen en waaraan moet gewerkt worden zodat de werking van dienst of samenwerking met collega’s niet in het gedrang komt..
De besproken aandachtspunten worden binnen de drie maanden opnieuw besproken in een tweede bijsturingsgesprek. Aandachtspunten kunnen in het tweede bijsturingsgesprek breekpunten worden. Breekpunten zijn ernstige tekortkomingen die een duidelijke verbetering noodzaken. Een goede werking van de dienst of van de collega’s is niet meer mogelijk en/of er is een duidelijk attitudeprobleem dat niet strookt met de waarden van het bestuur. Breekpunten die na 3 maanden niet weggewerkt zijn, geven aanleiding tot de opstart van een evaluatietraject.
Het eerste bijsturingsgesprek resulteert in een verslag met afspraken en vermelding van aandachtspunten. Het tweede bijsturingsgesprek resulteert in een verslag met vermelding van de weggewerkte aandachtpunten en/of met vermelding van aandachtspunten die niet weggewerkt zijn en geëvolueerd zijn in breekpunten ,.
In elk geval neemt de rechtstreekse leidinggevende, naar aanleiding van een bijsturingsgesprek, de passende maatregelen met het oog op het verbeteren van de wijze waarop het betrokken personeelslid functioneert.
Paragraaf 6
Zowel het personeelslid als zijn leidinggevende ondertekenen in voorkomend geval de verslagen zoals bedoeld in dit artikel en krijgen er een exemplaar van. Het personeelslid ondertekent ter kennisname. Indien het personeelslid weigert het verslag te ondertekenen, wordt dit in het dossier vermeld en wordt een schriftelijke bevestiging van deze weigering aan het personeelslid betekend.
Afdeling 3. het evaluatietraject
Artikel 57
Indien het functioneren van het personeelslid aanleiding geeft tot breekpunten, kan de rechtstreeks leidinggevende van het personeelslid een evaluatietraject opstarten. Een evaluatietraject kan maar opgestart worden na advies van HR en goedkeuring door de algemeen directeur.
Een evaluatie kan maar plaatsvinden minstens drie maanden na het laatste bijsturingsgesprek waaruit breekpunten behouden zijn.
...
Afdeling 4. de evaluatiecriteria
Artikel 59
De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van vooraf vastgestelde evaluatiecriteria, vervat in de breekpunten. De evaluatiecriteria sluiten aan bij de functiebeschrijvingen en bij de doelstellingen van het bestuur. Bij de vaststelling van de evaluatiecriteria voor de evaluatie van personen met een arbeidshandicap wordt zo nodig rekening gehouden met de handicap.
Afdeling 5. de beoordelaars en het verloop van het evaluatietraject
...
Artikel 63
De beoordelaars leggen de evaluatie vast in een kwalitatief beschrijvend evaluatieverslag dat het evaluatieresultaat op afdoende wijze onderbouwt. Het evaluatieverslag wordt als volgt opgemaakt:
1 De eerste evaluator maakt het evaluatieverslag op
2 De eerste evaluator bespreekt het verslag met de tweede evaluator
3 De eerste evaluator finaliseert het evaluatieverslag
4 De eerste evaluator (en eventueel de tweede evaluator) voeren het evaluatiegesprek en overhandigen het evaluatieverslag aan de medewerker die opmerkingen kan maken en tekent voor kennisname en ontvangst
5 De eerste en tweede evaluator ondertekenen het verslag en de eventuele opmerkingen van het personeelslid
6 De eerste evaluator bezorgt aan het personeelslid een kopie en houdt zelf ook een kopie
7 De eerste evaluator stuurt het origineel door naar de personeelsdienst
8 De personeelsdienst voegt het exemplaar toe aan het evaluatiedossier van het betrokken personeelslid
Artikel 64
Paragraaf 1
Het personeelslid ontvangt het evaluatieverslag. Het personeelslid kan in het evaluatieverslag opmerkingen bij zijn evaluatie formuleren. Het personeelslid bezorgt het ondertekende evaluatieverslag terug aan zijn eerste beoordelaar binnen veertien kalenderdagen na ontvangst van het evaluatieverslag. Het personeelslid ondertekent ter kennisname.
De beoordelaars ondertekenen het evaluatieverslag en, in voorkomend geval, de opmerkingen van het personeelslid voor kennisneming.
Paragraaf 2
Indien het personeelslid weigert het evaluatieverslag te ondertekenen, wordt dit in het dossier vermeld en wordt schriftelijke bevestiging van deze weigering aan het personeelslid betekend. De weigering wijzigt het gestelde evaluatieresultaat niet.
Paragraaf 3
Het personeelslid ontvangt een kopie van zijn definitief evaluatieverslag. Het evaluatieresultaat van het personeelslid wordt opgenomen in het individuele evaluatiedossier.
Het evaluatiedossier omvat de evaluatieverslagen, de persoonlijke nota’s betreffende het personeelslid en de opmerkingen van het personeelslid ter zake, de verslagen van de andere gesprekken, de functieomschrijving, het eventuele beroep tegen de evaluatie en de beslissing in beroep.
Het personeelslid kan op elk ogenblik kennis nemen van zijn evaluatiedossier en er binnen 5 werkdagen een afschrift of kopie van bekomen via eenvoudige aanvraag bij het hoofd van personeel.
Afdeling 6. de evaluatieresultaten en de gevolgen van de evaluatie
Onderafdeling 1. de evaluatieresultaten
Artikel 65
Het evaluatieresultaat is gunstig of ongunstig. De eerste en aanvullende, tweede beoordelaar (indien van toepassing) bepalen de eindconclusie van de evaluaties. Beide beoordeelaars streven naar een consensus over de eindconclusie van de evaluatie en over het voorstel van het evaluatiegevolg.
Op basis van het door het personeelslid ondertekende evaluatieverslag wordt binnen de tien kalenderdagen een voorstel van het evaluatiegevolg aan de algemeen directeur voorgelegd. Als twee beoordelaars niet tot een overeenstemming komen over het evaluatieresultaat of het evaluatiegevolg, is het standpunt van de algemeen directeur doorslaggevend. De algemeen directeur komt dan met een evaluatieresultaat of evaluatiegevolg binnen de tien kalenderdagen.
Onderafdeling 2. de gevolgen van de evaluatie
Artikel 66
Het personeelslid met een gunstig evaluatieresultaat dat de vereiste schaalanciënniteit heeft, krijgt de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan.
Het personeelslid met een ongunstig evaluatieresultaat heeft geen recht op de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan, ook al heeft het de vereiste schaalanciënniteit. Het personeelslid krijgt die salarisschaal pas als het een volgende evaluatieperiode afsluit met een gunstig evaluatieresultaat.
Artikel 84
Indien het functioneren van de functiehouder aanleiding geeft tot breekpunten, kan het college een evaluatietraject opstarten.
Een evaluatie kan maar plaatsvinden minstens drie maanden na het laatste bijsturingsgesprek waaruit breekpunten naar voor gekomen zijn.
De evaluatie heeft betrekking op de periode die volgt op de vorige evaluatie of op het voorbije jaar indien er in die periode geen evaluatie plaatsvond.
Zitting van 29 04 2021
OPENBARE ZITTING
.
.
4. VRAGEN VAN RAADSLEDEN
Juridische gronden
• Artikel 21 juncto artikel 74 Decreet Lokaal Bestuur:
Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk 5 dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.
• Artikel 38, 5°juncto 74 Decreet Lokaal Bestuur:
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:
5° de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de voorzitter en de leden van het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
• Artikel 278 §1 Decreet Lokaal Bestuur:
De notulen van de vergaderingen van raad voor maatschappelijk welzijn vermelden ... alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen.
• Artikel 7 van het Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de OCMW-raad, vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 25 september 2019, waarin de voorwaarden waaronder de raadsleden hun recht uitoefenen om aan de voorzitter en de leden van het vast bureau vragen te stellen, zijn opgenomen.
Feiten
• Door de raadsleden werden volgende vragen aan de leden van het vast bureau ingediend:
◦ Er zijn geen vragen van raadsleden.