Zitting van 22 05 2025
OPENBARE ZITTING
1. MEDEDELINGEN
De raad neemt akte van de brief van Hilde Versluys, waarbij zij meedeelt dat zij geen deel meer uitmaakt van de Open-Vld - De Merlaan-fractie en haar mandaat in het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst verder zal opnemen als onafhankelijk lid.
Valentijn De Lille Wim Swyngedouw Nicole Maenhout Lut D´Hondt Kiran Van Landschoot Danté Basslé Valerie Taeldeman Leandra Decuyper Leen Anthuenis Robin Van Kerschaver Timothy De Groote Anneke Gobeyn Koenraad De Ceuninck Henk Deprest Jason Van Landschoot Britt Schouppe Peter Van Hecke Annelies Lammertyn Rudi De Smet Emma De Smet Cedric De Smet Rita Verleye Christiaan Verstrynge Marten De Jaeger Maxim Vandemoere Ineke Hebbrecht Patrice Timmerman Valentijn De Lille Wim Swyngedouw Nicole Maenhout Lut D´Hondt Kiran Van Landschoot Danté Basslé Valerie Taeldeman Leandra Decuyper Leen Anthuenis Robin Van Kerschaver Timothy De Groote Anneke Gobeyn Koenraad De Ceuninck Henk Deprest Jason Van Landschoot Peter Van Hecke Annelies Lammertyn Rudi De Smet Emma De Smet Cedric De Smet Rita Verleye Christiaan Verstrynge Marten De Jaeger Maxim Vandemoere Ineke Hebbrecht Patrice Timmerman Christiaan Verstrynge Koenraad De Ceuninck Jason Van Landschoot Cedric De Smet Robin Van Kerschaver Leen Anthuenis Nicole Maenhout Peter Van Hecke Lut D´Hondt Henk Deprest Annelies Lammertyn Rudi De Smet Valentijn De Lille Patrice Timmerman Wim Swyngedouw Kiran Van Landschoot Anneke Gobeyn Danté Basslé Leandra Decuyper Marten De Jaeger Maxim Vandemoere Timothy De Groote Valerie Taeldeman Ineke Hebbrecht Emma De Smet Rita Verleye aantal voorstanders: 26 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 22 05 2025
OPENBARE ZITTING
2. GOEDKEUREN NOTULEN EN AUDIOVISUELE OPNAME VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 24 APRIL 2025
Juridische gronden
● De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
● Artikel 28, §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.
● Artikel 32 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat behalve in spoedeisende gevallen de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking worden gesteld van de raadsleden en dat het huishoudelijk reglement de wijze bepaalt waarop de notulen ter beschikking worden gesteld.
Dat verder bepaalt dat elk raadslid het recht heeft om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast en dat ook nog verduidelijkt dat als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, de notulen als goedgekeurd beschouwd worden.
● Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.
● Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2019 waarbij de raad beslist het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname.
Feiten
● De notulen werden ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de raadsleden.
● De audiovisuele opname werd gelivestreamd tijdens de zitting van 24 april 2025 en bleef sindsdien gepubliceerd op de gemeentelijke website onder 'Vergaderingen OCMW-raad': zie https://web-maldegem.streamovations.be
● Er werden geen opmerkingen gemaakt.
Besluit
26 stemmen voor: Anneke Gobeyn, Koenraad De Ceuninck, Annelies Lammertyn, Peter Van Hecke, Marten De Jaeger, Rita Verleye, Rudi De Smet, Valerie Taeldeman, Jason Van Landschoot, Wim Swyngedouw, Nicole Maenhout, Leandra Decuyper, Kiran Van Landschoot, Timothy De Groote, Henk Deprest, Ineke Hebbrecht, Cedric De Smet, Leen Anthuenis, Danté Basslé, Patrice Timmerman, Robin Van Kerschaver, Lut D´Hondt, Emma De Smet, Maxim Vandemoere, Christiaan Verstrynge en Valentijn De Lille
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen en audiovisuele opname van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 april 2025 goed.
Artikel 2:
De voorzitter en de algemeen directeur worden gemandateerd om de notulen na deze goedkeuring te ondertekenen.
Valentijn De Lille Wim Swyngedouw Nicole Maenhout Lut D´Hondt Kiran Van Landschoot Danté Basslé Valerie Taeldeman Leandra Decuyper Leen Anthuenis Robin Van Kerschaver Timothy De Groote Anneke Gobeyn Koenraad De Ceuninck Henk Deprest Jason Van Landschoot Britt Schouppe Peter Van Hecke Annelies Lammertyn Rudi De Smet Emma De Smet Cedric De Smet Rita Verleye Christiaan Verstrynge Marten De Jaeger Maxim Vandemoere Ineke Hebbrecht Patrice Timmerman Valentijn De Lille Wim Swyngedouw Nicole Maenhout Lut D´Hondt Kiran Van Landschoot Danté Basslé Valerie Taeldeman Leandra Decuyper Leen Anthuenis Robin Van Kerschaver Timothy De Groote Anneke Gobeyn Koenraad De Ceuninck Henk Deprest Jason Van Landschoot Peter Van Hecke Annelies Lammertyn Rudi De Smet Emma De Smet Cedric De Smet Rita Verleye Christiaan Verstrynge Marten De Jaeger Maxim Vandemoere Ineke Hebbrecht Patrice Timmerman Ineke Hebbrecht Rita Verleye Peter Van Hecke Kiran Van Landschoot Cedric De Smet Leen Anthuenis Nicole Maenhout Annelies Lammertyn Patrice Timmerman Valentijn De Lille Jason Van Landschoot Robin Van Kerschaver Wim Swyngedouw Timothy De Groote Henk Deprest Koenraad De Ceuninck Marten De Jaeger Maxim Vandemoere Rudi De Smet Lut D´Hondt Anneke Gobeyn Leandra Decuyper Valerie Taeldeman Danté Basslé Christiaan Verstrynge Emma De Smet aantal voorstanders: 26 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 22 05 2025
OPENBARE ZITTING
3. HUISHOUDELIJK REGLEMENT RVMW - VASTSTELLEN AANPASSING NAAR AANLEIDING VAN DIGITAAL STEMMEN TIJDENS EEN FYSIEKE VERGADERING - AANPASSING BEDRAG PRESENTIEGELD
Juridische gronden
● De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
● Artikel 28 §1 juncto artikel 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB) bepaalt dat de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn openbaar zijn.
● Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.
● Artikel 78 § 3 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn de reglementen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vaststelt.
● Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2024 waarbij het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn werd vastgesteld.
● Besluit van de gemeenteraad van 23 januari 2025 houdende aanduiding van een vertegenwoordiger in de raad van bestuur van de projectvereniging Meetjesman.
● Besluit van de gemeenteraad van 27 maart 2025 houdende aanduiding van een vertegenwoordiger in de raad van bestuur van de projectvereniging Meetjesman: intrekking van het besluit van 23 januari 2025 en nieuwe stemming over de aanduiding van een vertegenwoordiger.
● Besluit van de gemeenteraad van 22 mei 2025 houdende aanpassing van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Feiten
● Naar aanleiding van een klacht tegen de beslissing van de gemeenteraad van 23 januari 2025 over een verkiezing van een vertegenwoordiger (agendapunt 9) werd door het Agentschap Binnenlands Bestuur opgemerkt dat in de huidige versie van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het stemmen via een digitaal platform in het kader van een geheime stemming tijdens een fysieke stemming niet is voorzien.
● Het huidige huishoudelijk reglement bepaalt in artikel 30 dat voor een geheime stemming vooraf gemaakte stembriefjes worden gebruikt.
● In zitting van de gemeenteraad van 22 mei 2025 werd artikel 30 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad aangepast zodat bij geheime stemming tijdens een fysieke vergadering gebruik kan gemaakt worden van het digitale systeem.
● In zitting van de gemeenteraad van 22 mei 2025 werd in artikel 41 tevens het bedrag van het presentiegeld voor het bijwonen van een vergadering van de gemeenteraad opgetrokken naar het maximaal door Vlaanderen toegestaan bedrag.
Argumentatie
● Vermits gemeente en OCMW geïntegreerd zijn, is het aangewezen dat hetzelfde reglement van toepassing is, zowel voor de gemeenteraad als voor de raad voor maatschappelijk welzijn.
● De fysieke vergadering blijft het uitgangspunt.
● Artikel 30 van het reglement wordt aangepast in de zin dat in het kader van een geheime stemming tijdens een fysieke vergadering, het stemmen via een digitaal platform het uitgangspunt is. De geheime stemming via vooraf gemaakte stemming blijft wel nog behouden voor het geval er niet digitaal kan gestemd worden.
● Artikel 41 van het huishoudelijk reglement wordt aangepast waardoor voor het bijwonen van een vergaderingen voor de raad voor maatschappelijk welzijn, indien die niet rechtstreeks aansluit op de gemeenteraad, en voor het bijwonen van de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst, het bedrag van het presentiegeld wordt opgetrokken naar het maximaal door Vlaanderen toegelaten bedrag.
Advies
● Het Vast Bureau gaf in zitting van 6 mei 2025 positief advies om het aangepast reglement ter goedkeuring voor te leggen op de Raad voor Maatschappelijk Welzijn.
Besluit
26 stemmen voor: Anneke Gobeyn, Koenraad De Ceuninck, Annelies Lammertyn, Peter Van Hecke, Marten De Jaeger, Rita Verleye, Rudi De Smet, Valerie Taeldeman, Jason Van Landschoot, Wim Swyngedouw, Nicole Maenhout, Leandra Decuyper, Kiran Van Landschoot, Timothy De Groote, Henk Deprest, Ineke Hebbrecht, Cedric De Smet, Leen Anthuenis, Danté Basslé, Patrice Timmerman, Robin Van Kerschaver, Lut D´Hondt, Emma De Smet, Maxim Vandemoere, Christiaan Verstrynge en Valentijn De Lille
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het huishoudelijk reglement, zoals hierna weergegeven, goed.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTERAAD EN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN
BIJEENROEPING
Artikel 1
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn vergaderen ten minste tienmaal per jaar, bij voorkeur op vooraf meegedeelde dagen en telkens wanneer de noodzaak het vereist.
De gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn worden bijeengeroepen door de voorzitter van de raad.
Op verzoek van minimum een derde van de raadsleden of op het verzoek van het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau, of in het geval van de gemeenteraad: op verzoek van de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester, is de voorzitter van de raad verplicht de raad bijeen te roepen op dag en uur en met de agenda, door de leden of het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau in het verzoek bepaald.
De voorzitter roept de raad ook bijeen op verzoek van één vijfde van raadsleden als zes weken na de bijeenroeping van de vorige raad nog geen bijeenroeping is gebeurd. Deze periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.
In hun schriftelijke aanvraag moeten de leden de agenda vermelden en voor elk punt op de agenda hun voorstel van beslissing met een toelichting, alsook de datum en het uur van de beoogde vergadering. Deze aanvraag moet ingediend worden bij de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad.
OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING
Artikel 2
De vergaderingen van de gemeenteraad & raad voor maatschappelijk welzijn zijn openbaar, behalve :
- als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
- als de raad met een twee derde meerderheid van de aanwezige leden, in het belang van de openbare orde en op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid, beslist dat de vergadering niet openbaar is.
De vergaderingen over de beleidsrapporten (het meerjarenplan, de aanpassing van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.
Artikel 3
De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.
Bij een gezamenlijke oproeping opent de voorzitter eerst de openbare zitting van de gemeenteraad, waarbij hij de vergadering van de gemeenteraad schorst nadat de agenda van het openbare deel afgewerkt is. Tijdens deze schorsing van de gemeenteraad opent de voorzitter de OCMW-raad waarna de agenda van de OCMW-raad volledig afgewerkt wordt. Na het sluiten van de vergadering van de OCMW-raad, opent de voorzitter het besloten deel van de gemeenteraad.
Als tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de gemeenteraad, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken.
De raadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de raad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
TERMIJN VAN OPROEPING
Artikel 4
De (gezamenlijke) oproeping wordt – doorgaans via het notuleringsprogramma meeting.mobile - via e-mail, ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
Deze e-mail vermeldt de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de openbare en de besloten vergadering. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.
De e-mail licht het raadslid in dat de vergadering werd gepubliceerd op de beveiligde website https://maldegem.meetingmobile.net.
Elk raadslid heeft de mogelijkheid een punt aan de agenda toe te voegen. Dit punt, moet uiterlijk vijf dagen voor de vergadering, overgemaakt worden aan de algemeen directeur of aan degene die hem vervangt en aan de voorzitter van de raad.
Het punt dient vergezeld te gaan van een toegelicht voorstel van beslissing.
Noch een lid van het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau, noch het college respectievelijk het vast bureau als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken.
Nadat de agenda werd vastgesteld door de voorzitter, deelt de algemeen directeur de aanvullende punten met de bijhorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de raadsleden. Dit gebeurt doorgaans eveneens via meeting. mobile.
De voorzitter heeft de bevoegdheid om punten, die niet vergezeld gaan van een voorstel van beslissing of laattijdig werden ingediend, te weigeren.
Twijfelt de voorzitter tenslotte of een ingediend punt onder de beslissingsbevoegdheid van de raad ressorteert, dan dient de voorzitter de beoordeling van de bevoegdheidsvraag aan de raad over te laten.
INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK
Artikel 5
Plaats, dag en uur van de raadsvergaderingen en de agenda worden openbaar bekendgemaakt door publicatie op de gemeentelijke website binnen dezelfde termijnen als voor de bijeenroeping van de raad. Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt.
De agenda wordt via de nieuwsbrieven ook bezorgd alle geïnteresseerden die zich hiervoor kunnen inschrijven.
Alle toegevoegde punten en vragen worden eveneens gezamenlijk en onverwijld bezorgd op dezelfde wijze.
Binnen tien dagen na de raadszitting wordt een lijst met een beknopte omschrijving van de beslissingen van de raad gepubliceerd op de gemeentelijke website zoals bepaald in art. 285 tot 287 van het decreet lokaal bestuur.
Na goedkeuring van de notulen van de vergadering worden ook deze goedgekeurde notulen gepubliceerd op de gemeentelijke website.
Artikel 6
§1 – Voor elk agendapunt uit de openbare zitting worden de dossiers, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de agendapunten, vanaf de verzending van de oproeping beschikbaar gesteld via het notuleringsprogramma meeting.mobile. Raadsleden die afschriften wensen te bekomen op papier, dienen dit aan te vragen aan de algemeen directeur.
De vertrouwelijke documenten die horen bij de dossiers van de agendapunten in geheime zitting, worden vanaf de oproeping ter beschikking gehouden van de raadsleden op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren.
§2 – Het ontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening worden op zijn minst veertien dagen voor de vergadering gedurende welke de raad dient te beraadslagen over het ontwerp aan ieder lid van de raad bezorgd. Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijhorende documentatie ter beschikking gesteld. Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de raadsleden zoals de oproeping in artikel 4.
§3 – De raadsleden krijgen, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen ambtenaren technische toelichting over de in §1 en §2 van dit artikel bedoelde dossiers. De raadsleden richten hiertoe hun vraag aan de algemeen directeur per e-mail.
Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
Artikel 7
§1 – Onder de bevoegdheid van de algemeen directeur worden documenten als informatie voor de raadsleden ter beschikking gesteld op het Sharepointplatform van de gemeente onder de map ‘Raadsleden’.
Deze map zal o.m. informatie bevatten over informaticatools, participatieprojecten, samenwerkingsverbanden, … (niet-limitatieve lijst)
§2 – Daarnaast hebben de raadsleden het recht om tijdens de kantooruren persoonlijk en afzonderlijk alle documenten te raadplegen die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente.
Dit geldt niet voor o.a.
1) de registers en akten van de burgerlijke stand
2) de bevolkingsregisters
3) het strafregister
4) de kiezerslijsten
5) documenten die nog in bewerking zijn, onafgewerkt of onvolledig zijn.
6) persoonlijke documenten en gegevens die omwille van privacy-redenen niet mogen verstrekt worden.
Deze opsomming is niet limitatief.
De raadsleden stellen hun vraag tot inzage drie dagen voor hun bezoek aan de algemeen directeur zodat de documenten door de betrokken dienst kan klaar gelegd worden.
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze drie dagen worden afgeweken.
§3 – De raadsleden kunnen op verzoek één afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het lokaal bestuur.
De raadsleden richten daartoe hun vraag aan de algemeen directeur.
Aanvragen tot het verkrijgen van een afschrift van de akten en stukken betreffende het lokaal bestuur die het gewone inzagerecht overstijgen, worden door de algemeen directeur aan het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau voorgelegd.
De gemotiveerde beslissing van het college respectievelijk het vast bureau moet uiterlijk tien werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld.
De leden kunnen een afschrift krijgen van die dossiers, stukken en akten. Dit geldt niet voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen.
§4 – De raadsleden hebben het recht alle instellingen, autonome gemeentebedrijven en diensten te bezoeken die de gemeente of het OCMW opricht en beheert.
Deze bezoeken hebben een louter informatief karakter. Tijdens het bezoek treden de raadsleden passief op.
De raadsleden verwittigen de algemeen directeur en de betrokken dienst ten minste drie dagen op voorhand van hun bezoek.
In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze termijn van drie dagen worden afgeweken
§ 5 - De notulen van het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau volgend op de vergadering van het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau waarop de notulen werden goedgekeurd, elektronisch verstuurd aan de raadsleden.
§ 6 - De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden.
§6 - De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de OCMW-raad en die bestemd is voor de OCMW-raad, wordt meegedeeld aan de OCMW-raadsleden.
Artikel 8
De raadsleden hebben het recht om aan het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Daarvoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig.
Het raadslid geeft duidelijk aan welke vragen op de raad dienen behandeld te worden.
Alle vragen, die ingediend worden om op de raadszitting behandeld te worden, moeten uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering aan de algemeen directeur en de voorzitter van de raad worden overhandigd, die ze op hun beurt overmaken aan het college van burgemeester en schepenen, respectievelijk het vast bureau.
Op vragen, die ingediend worden met de bedoeling tijdens de raad te worden behandeld, wordt tijdens de eerstkomende raad geantwoord. Om gemotiveerde redenen kan er tijdens een volgende raad worden geantwoord.
De vragen die ingediend worden om op raadszitting te worden behandeld, zijn digitaal ter beschikking via meeting.mobile.
Op vragen van raadsleden, die niet ingediend worden met de bedoeling te worden behandeld op de zitting van de raad, wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord door het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau.
Indien het niet duidelijk is of een vraag al dan niet werd ingediend met het oog behandeling op de raad, zal de vraag schriftelijk worden beantwoord.
QUORUM
Artikel 9
De namen van de op de vergadering aanwezige leden worden in de notulen vermeld.
Artikel 10
De raad kan geen beslissing nemen als niet de meerderheid van de zittinghebbende raadsleden aanwezig is.
De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
De tweede oproeping moet gebeuren overeenkomstig de voorschriften van artikel 26 van decreet lokaal bestuur. In deze oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproep gaat en worden de bepalingen van artikel 26 overgenomen.
WIJZE VAN VERGADEREN
Artikel 11
Binnen het kader uitgewerkt door de Vlaamse regering, kan er fysiek, digitaal of hybride vergaderd worden. In het geval van die laatste twee kan dat echter enkel naar aanleiding van uitzonderlijke omstandigheden. Bij gebrek aan dergelijke uitzonderlijke omstandigheden, is een fysieke vergadering het uitgangspunt. Ongeacht de vergadervorm die gekozen wordt, zullen de vergaderingen steeds via livestream uitgezonden worden, zodat ze door pers en burgers gevolgd kunnen worden en het openbare karakter gewaarborgd blijft.
Artikel 12
§ 1 - De vergaderingen van de raden en commissies kunnen tijdens een federale of
Vlaamse crisisfase fysiek doorgaan, bijgewoond door burgers, als de regels van social distancing gerespecteerd worden. Kunnen die regels binnen de vooropgestelde locatie niet gerespecteerd worden, kan uitgeweken worden naar een andere locatie waar dat wel mogelijk is. De locatie wordt expliciet vermeld in de oproeping.
Zonodig kunnen door middel van een burgemeesterbesluit op de gewone of aangepaste locatie bijkomende maatregelen, zoals bv. een maximumaantal bezoekers vastgelegd worden. Komt de social distancing alsnog in het gedrang, kan de voorzitter op basis van art. 25 van het decreet lokaal bestuur alsnog de nodige maatregelen nemen.
De fysieke vergaderingen moeten toegankelijk zijn voor pers en publiek. Omwille van uitzonderlijke omstandigheden kunnen de vergaderingen, na burgemeesterbesluit, echter doorgaan achter gesloten deuren. In dat geval moeten de vergaderingen audiovisueel gelivestreamd worden, zodat de openbaarheid verzekerd is. De vergaderingen kunnen enkel in besloten zitting doorgaan conform artikel 28 van het decreet lokaal bestuur.
§ 2 - Het bestuur kan de vergaderingen van de raden onder uitzonderlijke omstandigheden, digitaal organiseren. De raadsleden nemen digitaal aan de vergaderingen deel. De deelnemers moeten zichtbaar en hoorbaar zijn voor de andere deelnemers en het publiek. Ze moeten via het digitale platform kunnen debatteren, beraadslagen en stemmen.
De raadsleden die deelnemen aan de digitale vergadering laten hun camera aanstaan gedurende de hele digitale raadsvergadering. Ze zetten hun microfoon enkel aan om het woord te vragen en wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan de microfoon van de raadsleden dempen.
§ 3 - Het bestuur kan er, onder uitzonderlijke omstandigheden, voor opteren om vergaderingen hybride te organiseren. Bepaalde raadsleden nemen dan fysiek en andere digitaal aan de vergaderingen deel.
De digitale deelnemers moeten zichtbaar en hoorbaar zijn voor de andere deelnemers en het publiek. Ze moeten via het digitale platform op een gelijkwaardige manier als de raadsleden die fysiek aanwezig zijn mee kunnen debatteren, beraadslagen en stemmen.
De digitale deelnemers laten hun camera aanstaan gedurende de hele raadsvergadering. Ze zetten hun microfoon enkel aan om het woord te vragen en wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan de microfoon van de raadsleden dempen.
§ 4 - Tijdens een federale of Vlaamse crisisfase beslist de voorzitter van de raden over de wijze van vergaderen. Dat kan fysiek, digitaal of hybride zijn, volgens de voorwaarden in dit reglement.
§ 5 - Wanneer de voorziene locatie onverwacht fysiek niet toegankelijk is, beslist de voorzitter van de raden over de wijze van vergaderen. Dat kan fysiek op een andere geschikte locatie, digitaal of hybride zijn, volgens de voorwaarden in dit reglement.
§ 6 - Bij een digitale of hybride vergadering moet ieder lid dat digitaal deelneemt afzonderlijk deelnemen, met digitale toegang tot de beraadslaging en de stemming.
§ 7 - uitzonderlijke omstandigheden die kunnen toelaten om hybride/digitaal te vergaderen:
In geval van een algemeen gezondheids- en of veiligheidscrisis (bijv. pandemieën, terreurdreiging, …)
Door een onvoorziene gebeurtenis waardoor de raad niet kan bijeenkomen op de voorziene locatie (bijv. extreme weersomstandigheden, overstroming, betoging, raadszaal die onverwacht fysiek niet toegankelijk is, …);
Artikel 13
De bepalingen in dit reglement blijven onderworpen aan eventuele bijkomende richtlijnen gegeven vanuit het Agentschap Binnenlands Bestuur.
Artikel 14
De voorzitter van de raad zit de raad voor op de vastgestelde dag en uur. De vergadering wordt door de voorzitter geopend en gesloten.
De voorzitter kan ingeval van afwezigheid een plaatsvervanger aanduiden.
Artikel 15
De ontwerpnotulen van de vorige vergadering worden samen met de oproeping bezorgd aan de raadsleden.
Elk raadslid heeft het recht om bezwaren tegen de redactie van de notulen en het zittingsverslag in te brengen. Het raadslid richt hiertoe een e-mail aan de algemeen directeur.
De algemeen directeur houdt zich het recht voor om een aangepast ontwerp voor te leggen aan de raad.
Artikel 16
De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist.
Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet besproken worden, behalve in spoedeisende gevallen wanneer minstens twee derden van de aanwezige leden hiertoe beslist.
Artikel 17
Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen. De voorzitter kan aan de algemeen en financieel directeur vragen om toelichting te geven.
Artikel 18
Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst:
1° om de verdaging te vragen;
2° om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie.
Artikel 19
De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.
Artikel 20
Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt behalve voor een verwijzing naar het reglement, voor een terugroeping tot de orde of voor een terugroeping tot de behandeling van een onderwerp.
Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 21
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
Als de voormelde maatregelen niet baten kan de voorzitter de zitting schorsen of opheffen en zelfs
een raadslid uitsluiten van verdere deelneming aan de vergadering en door de ordediensten laten verwijderen indien hij dit noodzakelijk acht voor een normaal democratisch verloop van de vergadering.
Artikel 22
De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, ieder persoon uit het publiek doen verwijderen die tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of op één of andere wijze wanorde veroorzaakt.
Hij kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen de overtreder met het oog op zijn verwijzing naar de politierechtbank, onverminderd andere vervolgingen, indien het feit daartoe grond oplevert.
Artikel 23
Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 24
Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang komt, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Als de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 25
Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de artikelen 20 en 23.
Artikel 26
§1 – Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§2 – De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Bij staking der stemmen, is het voorstel verworpen.
§ 3 - De raad stemt over het eigen deel van het beleidsrapport. Nadat zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.
§4 - De raad stemt over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport. In afwijking daarvan kan elk raadslid de afzonderlijke bespreking en stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het beleidsrapport. In dat geval mag de raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel raadslid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad. Als de raad voor maatschappelijk welzijn voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de raad voor maatschappelijk welzijn het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.
Artikel 27
Door de fractieleiders kan aan de voorzitter gevraagd worden om de zitting te schorsen.
De voorzitter kan een schorsing van maximum tien minuten toestaan.
Van deze schorsing wordt melding gemaakt in de notulen.
WIJZE VAN STEMMEN
Artikel 28
§1 – De leden van de raad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in artikel 29.
§2 – Bij stemming in het openbaar stemmen de leden bij handopsteking, via een daartoe geschikt elektronisch stemsysteem of bij zitten en opstaan.
§3 – Als een derde van de aanwezige leden hierom verzoekt, wordt er mondeling gestemd. In dit geval stemt de voorzitter het laatst.
Artikel 29
Een afzonderlijke en geheime stemming wordt gehouden voor elke voordracht van kandidaten, benoeming tot ambten, terbeschikkingstelling, preventieve schorsing in het belang van de dienst en de toepassing van een tuchtstraf.
Artikel 30
De geheime stemming tijdens een fysieke vergadering gebeurt via een daartoe geschikt elektronisch stemsysteem.
Indien een geheime stemming via het digitale platform niet mogelijk is, worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt.
Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld.
Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden dat aan de stemming heeft deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
Artikel 31
Indien bij de benoeming of bij de voordracht van kandidaten de volstrekte meerderheid niet is verkregen bij de eerste stemming, heeft herstemming plaats over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Indien hierbij twee of meer kandidaten een gelijk aantal stemmen hebben behaald, komt (komen) tussen hen de jongste(n) in aanmerking voor herstemming.
Hiervoor maakt de voorzitter een lijst op met tweemaal zoveel namen als er benoemingen of voordrachten moeten geschieden. De stemmen kunnen alleen uitgebracht worden op de kandidaten die op deze lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht geschiedt bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
De benoeming of de voordracht bij herstemming geschiedt bij gewone meerderheid van stemmen.
Indien bij de herstemming de stemmen staken, krijgt de jongste kandidaat de voorkeur.
Artikel 32
§1 - Voor de niet-geheime stemmingen tijdens een digitale of hybride vergadering wordt mondeling of digitaal gestemd via een daartoe geschikt digitaal platform dat de digitale deelnemers toelaat zijn/haar stem individueel en uitdrukkelijk kenbaar te maken.
§2 - Voor de geheime stemmingen tijdens een digitale of hybride vergaderingen wordt digitaal gestemd via een daartoe geschikt digitaal platform, dat de voorzitter toelaat de authenticiteit van de uitgebrachte stemmen te controleren, zonder dat de geheime stem kan herleid worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht.
Als bij het afsluiten van de stemming door de voorzitter het aantal stemmen niet overeenstemt met het aantal deelnemers aan de vergadering, wordt de stemming als ongeldig beschouwd en wordt tot een nieuwe stemming over gegaan. Komt het aantal stemmen na deze tweede stemming nog niet overeen met het aantal deelnemers dan worden deze genotuleerd als ‘ X aantal aanwezigen namen niet aan de stemming deel.
NOTULEN EN ZITTINGSVERSLAG
Artikel 33
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.
De notulen vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan de punten waaromtrent de raad geen beslissing genomen heeft. De notulen maken ook duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd.
Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.
Mededelingen aan het begin van de zitting en vragen, gericht aan het college respectievelijk het vast bureau, worden verkort en samengevat opgenomen in de notulen.
De zittingsverslagen van de vergaderingen van de raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de tussenkomsten en de gestelde vragen en antwoorden. Het zittingsverslag wordt in de vorm van een audiovisuele opname per punt ter beschikking gesteld op de gemeentelijke website.
Bij de aangelegenheden die overeenkomstig artikel 28 van het decreet lokaal bestuur in besloten vergadering behandeld worden, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgemaakt.
De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking via meeting.mobile.
Het zittingsverslag van de vorige vergadering is, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking op de gemeentelijke website.
ONDERTEKENING EN BEKENDMAKING
Artikel 34
De reglementen, verordeningen, beslissingen, akten van de raad en alle andere stukken of briefwisseling die specifiek betrekking hebben op de raad worden ondertekend door de voorzitter van de raad en medeondertekend door de algemeen directeur.
Volgende documenten worden ondertekend door de desbetreffende medewerkers van het lokaal bestuur:
• aan gebruikers van de infrastructuur of aan ontleners van materiaal: mededeling, (reservatie)bevestiging, aankondiging, onkostennota, herinnering, vraag om ouderlijke toestemming
• aangiftedossier tenzij hogerliggende wetgeving anders bepaalt
• aanvraag auteur (bijv. in bibliotheek) of lesgever (bijv. bij de provincie)
• begeleidende brief (bijv. bij doorsturen van mutualiteitspapieren, stagedocumenten, fiscale attesten, beslissingen, …)
• attest (bijv. teruggave sportactiviteit door mutualiteit, tewerkstellingsattest) tenzij hogerliggende wetgeving anders bepaalt
• brief in naam van de adviesraad
• subsidieformulier tenzij hogerliggende wetgeving anders bepaalt
• opvragen van informatie t.b.v. de dienst
• retributie en aanslagbiljet
• mededeling (bijv. kennisgeving oplevering, vrijgave borg, uitnodiging tot offerte) tenzij in het document een beslissing is opgenomen die het gemeentebestuur verbindt op juridisch of ander vlak (bijv. engagementen, standpunten)
De reglementen en verordeningen van de raad worden door de burgemeester bekendgemaakt op de gemeentelijke website, met vermelding van zowel de datum waarop ze werden aangenomen als de datum waarop ze op de website werden bekend gemaakt.
RAADSCOMMISSIE
Artikel 35
De gemeenteraad richt in zijn midden een commissie op die is samengesteld uit alle gemeenteraadsleden.
De commissie heeft als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissie kan steeds deskundigen en belanghebbenden horen.
Deze commissie waakt ook over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandige agentschappen van de gemeente.
In de OCMW-raad wordt niet gewerkt met een raadscommissie.
Artikel 36
De commissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad.
Artikel 37
De commissie is openbaar.
Dezelfde uitzonderingen in zake openbaarheid worden opgenomen als voor de raad.
Artikel 38
Plaats, dag, uur en agenda van de commissie wordt door de voorzitter minstens 5 dagen vooraf via e-mail toegestuurd aan de leden. Dit gebeurt gewoonlijk via het notuleringsprogramma meeting.mobile. De agenda van de commissie wordt ook op de gemeentelijke website geplaatst.
Artikel 39
Het ambt van secretaris kan worden waargenomen door één of meer ambtenaren van de gemeente.
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van de commissie een aanwezigheidslijst, die aan de secretaris van de commissie wordt bezorgd.
Artikel 40
Inzake de wijze van vergaderen en de wijze van stemmen wordt verwezen naar de desbetreffende artikelen voor de gemeenteraad in dit reglement opgenomen.
PRESENTIEGELD
Artikel 41
Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen respectievelijk de leden van het vast bureau, wordt presentiegeld verleend voor elke vergadering van de gemeenteraad en de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn die niet aansluiten op de vergadering van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn waarop zij aanwezig zijn.
Aan de gemeenteraadsleden wordt eveneens presentiegeld verleend voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie.
Aan de voorzitter van de raad wordt voor de raad en voor een commissie een dubbel presentiegeld toegekend.
Het presentiegeld bedraagt het maximaal door Vlaanderen vastgestelde bedrag voor het bijwonen van de vergaderingen van de raad en voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie. Deze bedragen worden gekoppeld aan spilindex 138.01.
Per kalenderdag kan een raadslid nooit meer dan eenmaal een presentiegeld ontvangen voor deelname aan commissie en/of de raad, behoudens de voorzitter van de gemeenteraad die voor de gemeenteraad en het voorzitten van de commissies een dubbel presentiegeld ontvangt.
Er is minimaal een uur aanwezigheid vereist op een commissievergadering of raad om tot uitbetaling van een presentiegeld over te gaan. Indien de vergadering niet langer dan een uur duurt, is de aanwezigheid gedurende de ganse vergadering vereist.
Aan de leden van het bijzonder comité met uitzondering van de voorzitter wordt overeenkomstig het Besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris, een presentiegeld verleend voor de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Voor andere vergaderingen kan geen presentiegeld worden toegekend.
Voor het vaststellen van de aanwezigheid in de gemeenteraadscommissie ondertekenen zij daartoe het aanwezigheidsregister.
Het presentiegeld bedraagt het maximaal door Vlaanderen vastgestelde bedrag voor het bijwonen van de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Dit bedrag wordt gekoppeld aan de spilindex overeenkomst voormeld besluit.
De uitbetaling van het presentiegeld gebeurt per kwartaal.
FRACTIES
Artikel 42
De gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn of op lijsten die zich onderling hebben verenigd, vormen één fractie. De onderlinge vereniging om één fractie te vormen geldt tot de eerstvolgende algehele vernieuwing van de gemeenteraad.
Iedere fractie duidt een fractievoorzitter aan.
VERZOEKSCHRIFTEN
Artikel 43
§1 - Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meerdere personen ondertekend, schriftelijk in te dienen bij de organen van het lokaal bestuur.
§2 - Verzoekschriften worden aan het orgaan van het lokaal bestuur gericht en vermelden op leesbare wijze de naam en voornaam van de indiener of indieners.
§3 - Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van het lokaal bestuur behoort, zijn onontvankelijk.
§4 - Een brief of schriftelijk bericht wordt niet als verzoekschrift gekwalificeerd, als aan één of meer van de volgende voorwaarden is voldaan:
1° de schrijver uit louter een mening zonder concreet verzoek;
2° het geformuleerde verzoek is kennelijk niet ernstig;
3° het taalgebruik is beledigend;
4° de vraag is onredelijk of te vaag geformuleerd;
5° de vraag werd anoniem ingediend.
§5 - De voorzitter beslist over de kwalificatie van een brief als verzoekschrift en over de ontvankelijkheid van het verzoekschrift.
Artikel 44
§1 - De voorzitter van het orgaan tot wie deze verzoekschriften gericht zijn, agendeert de verzoekschriften. Wanneer het verzoekschrift wordt ingediend na bekendmaking van de agenda van de raad, wordt het verzoekschrift geagendeerd voor de volgende raad.
§2 - De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften ofwel naar het college van burgemeester en schepenen ofwel naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
§3- De raad voor maatschappelijk welzijn kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het vast bureau of het bijzonder comité verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verschaffen.
§3 - De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door een orgaan van het lokaal bestuur of een gemeenteraadscommissie. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste
ondertekenaar het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
Artikel 45
Het lokaal bestuur verstrekt, binnen de drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, als het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
VOORSTELLEN VAN BURGERS
Artikel 46
Iedere inwoner heeft het recht te verzoeken om de door hen in een gemotiveerde nota nader omschreven voorstellen en vragen over de gemeentelijke beleidsvoering en dienstverlening op de agenda van de raad in te schrijven en om deze agendapunten te komen toelichten in de raad.
Ze voegen bij die nota eventueel alle nuttige stukken die de raad kunnen voorlichten.
Dit voorstel en/of deze vraag moet worden gesteund door ten minste 300 inwoners van de gemeente ouder dan 16 jaar.
Artikel 47
Het voorstel en/of de vraag wordt ingediend op een formulier dat het lokaal bestuur daartoe ter beschikking stelt, en wordt met een aangetekende brief gestuurd aan het college van burgemeester en schepenen.
Het vermeldt de naam, voornamen, geboortedatum en woonplaats van iedereen die het verzoekschrift ondertekend heeft.
Het college van burgemeester en schepenen gaat na of aan die voorwaarden voldaan is.
Het voorstel en/of de vraag moet minstens twintig dagen voor de dag van de vergadering van de gemeenteraad bij het college van burgemeester en schepenen ingediend zijn om in de eerstvolgende gemeenteraad te kunnen worden behandeld, zo niet wordt het voorstel en/of de vraag, indien ontvankelijk, behandeld op de daaropvolgende vergadering van de raad.
Artikel 48
De gemeenteraad doet vooraf uitspraak over zijn bevoegdheid ten aanzien van de in het inwonersvoorstel opgenomen voorstellen en/of vragen. Binnen zijn bevoegdheid bepaalt de gemeenteraad ook welk gevolg daaraan wordt gegeven en hoe dat wordt bekend gemaakt."
Artikel 2 :
Het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2024 wordt opgeheven en met ingang van 1 juni 2025 vervangen door bovenstaand reglement, vastgesteld in zitting van heden.
Artikel 3 :
Een afschrift van dit huishoudelijk reglement wordt digitaal bezorgd aan alle raadsleden.
Zitting van 22 05 2025
OPENBARE ZITTING
4. OFP PROLOCUS - AANDUIDEN VAN DE VERTEGENWOORDIGER EN PLAATSVERVANGEND VERTEGENWOORDIGER IN DE ALGEMENE VERGADERING
Juridische gronden
● De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen;
● Het wetboek van vennootschappen en verenigingen van 28 februari 2019;
● Artikel 74, juncto 28 § 1 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar zijn;
● Artikel 74, juncto 34, 2° van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de stemming in de gemeenteraad geheim is, wanneer wordt gestemd over het aanwijzen van de ... vertegenwoordigers van de gemeente in ... de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen.
● Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat de raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd;
● Artikel 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 waarin wordt bepaald dat volgende bevoegdheden niet aan het vast bureau kunnen worden toevertrouwd:
○ 5° het opriçhten van en het toetreden tot rechtspersonen of het aanwijzen van leden van de rechtspersonen, vermeld in deel 3, titel 4 en de besluiten om deel te nemen in een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm;
● Deel 3 'Deelname in rechtspersonen en samenwerking' van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017;
● Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 december 2016, en latere wijzigingen, waarbij de rechtspositieregeling voor het statutaire en contractuele personeel van de gemeente Maldegem werd vastgesteld;
● Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2022 waarbij beslist werd om met ingang van 1 januari 2022 toe te treden tot het OFP Prolocus, het tweede pijlerpensioenfonds voor de opbouw van het aanvullend pensioen van de contractuele medewerkers van het OCMW. De stafmedewerker van de personeelsdienst en de wnd. algemeen directeur werden aangeduid als vertegenwoordiger, respectievelijk plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP Prolocus;
● Het besluit van de gemeenteraad van heden betreffende de aanduiding van de gemeentelijke vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergaderingen van OFP Prolocus.
Feiten
● De algemene vergadering van OFP Prolocus gaat door op 17 juni 2025 om 14:30 uur in het concertgebouw in Brugge. De raad van bestuur zal daar onder meer het jaarverslag 2024 van het OFP ter goedkeuring voorleggen.
● De agenda, de bijlagen en het praktische verloop van de algemene vergadering zullen worden gepubliceerd op de publiek toegankelijke zone van de website van OFP Prolocus, zijnde www.ofpprolocus.be.
● Op basis van de statuten van het OFP heeft het OCMW-bestuur stemrecht in de algemene vergadering, mits een vaste vertegenwoordiger wordt aangeduid. Dit kan een mandataris of een personeelslid zijn en de aangeduide vertegenwoordiger kan tegelijkertijd meerdere entiteiten vertegenwoordigen, bv. het gemeentebestuur én het OCMW;
Argumentatie
● OFP PROLOCUS belooft om, in het verlengde van de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen, in te zetten op het duurzaam karakter van zijn beleggingen.
● Het gemeentebestuur vormt samen met het OCMW-bestuur een MIPS-groep (multi-employer pensioenstelsel), waarbij interne mobiliteit voor het personeel mogelijk is zonder dat dit gevolgen heeft voor de pensioentoezegging van het personeelslid. Binnen een MIPS-groep speelt onderlinge solidariteit.
● Gelet op de indiensttreding van het diensthoofd HR en de algemeen directeur, is het aangewezen de vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger van het OCMW in de algemene vergadering van 17 juni 2025 en in alle volgende algemene vergaderingen van OFP Prolocus, opnieuw aan te duiden.
● Het vast bureau stelt voor om de door de gemeenteraad aangeduide vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger aan te duiden als vertegenwoordiger van het OCMW in de algemene vergaderingen van OFP Prolocus.
Stemming
● over de aanduiding van de gemeentelijke vertegenwoordiger als vertegenwoordiger van het OCMW in de algemene vergaderingen:
○ Bij het afsluiten van de stemming worden 26 ja-stemmen geregistreerd;
● over de aanduiding van de gemeentelijke plaatsvervangend vertegenwoordiger als vertegenwoordiger van het OCMW in de algemene vergaderingen:
○ Bij het afsluiten van de stemming worden 26 ja-stemmen geregistreerd;
Besluit
Artikel 1:
De vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger die door de gemeenteraad aangeduid werden in zitting van heden, worden tevens aangeduid als vertegenwoordiger, respectievelijk plaatsvervangend vertegenwoordiger van het OCMW in de algemene vergadering van 17 juni e.k. en in alle volgende algemene vergaderingen van OFP Prolocus.
Artikel 2:
Afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de aangeduide vertegenwoordigers en aan info@ofpprolocus.be.
Zitting van 22 05 2025
OPENBARE ZITTING
5. VRAGEN VAN RAADSLEDEN
Juridische gronden
● Artikel 21 juncto artikel 74 Decreet Lokaal Bestuur:
Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk 5 dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.
● Artikel 38, 5°juncto 74 Decreet Lokaal Bestuur:
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:
5° de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de voorzitter en de leden van het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
● Artikel 278 §1 Decreet Lokaal Bestuur:
De notulen van de vergaderingen van raad voor maatschappelijk welzijn vermelden ... alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen.
● Artikel 7 van het Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de OCMW-raad, vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 25 september 2019, waarin de voorwaarden waaronder de raadsleden hun recht uitoefenen om aan de voorzitter en de leden van het vast bureau vragen te stellen, zijn opgenomen.
Feiten
● Door de raadsleden werden geen vragen aan de leden van het vast bureau ingediend.